В целях обеспечения подготовки и проведения совещаний Председателя Правительства Донецкой Народной Республики, заместителей Председателя Правительства Донецкой Народной Республики, руководителя Аппарата Правительства Донецкой Народной Республики, руководителей органов исполнительной власти Донецкой Народной Республики и субъектов хозяйствования Донецкой Народной Республики государственной формы собственности с использованием системы видео-конференц-связи, а также для повышения оперативности решения задач управленческого характера в органах исполнительной власти Донецкой Народной Республики, руководствуясь статьей 23 Закона Донецкой Народной Республики от 30 ноября 2018 года № 02-IIHC «О Правительстве Донецкой Народной Республики»:

1. Утвердить прилагаемый Регламент подготовки и проведения совещаний с использованием системы видео-конференц-связи Правительства Донецкой Народной Республики (далее — Регламент).

2. Министерству связи Донецкой Народной Республики обеспечить организацию и развитие системы видео-конференц-связи Правительства Донецкой Народной Республики (далее — Система ВКС).

3. ГОСУДАРСТВЕННОМУ УНИТАРНОМУ ПРЕДПРИЯТИЮ ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ «УГЛЕТЕЛЕКОМ» (идентификационный код юридического лица 51000506) обеспечить работоспособность и администрирование Системы ВКС.

4. Аппарату Правительства Донецкой Народной Республики, органам исполнительной власти Донецкой Народной Республики и субъектам хозяйствования Донецкой Народной Республики государственной формы собственности при использовании Системы ВКС руководствоваться Регламентом.

5. Контроль исполнения настоящего Распоряжения возложить на заместителя Председателя Правительства Донецкой Народной Республики Солнцева Е.А.

6. Настоящее Распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

РЕГЛАМЕНТ
подготовки и проведения совещаний с использованием системы видео-конференц-связи Правительства Донецкой Народной Республики

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет комплекс мероприятий по подготовке и проведению совещаний с использованием системы видео­ конференц-связи Правительства Донецкой Народной Республики (далее — Система ВКС).

1.2. Система ВКС состоит из программных и программно-аппаратных комплексов для видео-конференц-связи, расположенных в выделенных для участия в Сеансе ВКС помещениях или кабинетах участников Системы ВКС.

1.3. Участниками Системы ВКС являются: Председатель Правительства Донецкой Народной Республики, заместители Председателя Правительства Донецкой Народной Республики, представители Аппарата Правительства Донецкой Народной Республики, органов исполнительной власти Донецкой Народной Республики и субъектов хозяйствования Донецкой Народной Республики государственной формы собственности.

II. Основные понятия

2.1. Под Сеансом ВКС в настоящем Регламенте понимается организационное мероприятие в форме проведения совещания посредством Системы ВКС.

2.2. Под Организаторами в настоящем Регламенте понимаются инициаторы проведения Сеансов ВКС: Председатель Правительства Донецкой Народной Республики, заместители Председателя Правительства Донецкой Народной Республики, руководитель Аппарата Правительства Донецкой Народной Республики, руководители органов исполнительной власти Донецкой Народной Республики и субъектов хозяйствования Донецкой Народной Республики государственной формы собственности.

2.3. Под Оператором в настоящем Регламенте понимается структурное подразделение Министерства связи Донецкой Народной Республики, ответственное за управление ходом Сеанса ВКС.

2.4. Под Внешними участниками Сеанса ВКС в настоящем Регламенте понимаются участники, не являющиеся участниками Системы ВКС в соответствии с пунктом 1.3 настоящего Регламента.

2.5. Под Оконечным абонентским пунктом в настоящем Регламенте понимается выделенное для участия в Сеансе ВКС помещение или кабинет, в котором размещен программный или программно-аппаратный комплекс для видео-конференц-связи.

2.6. Под Специалистом организатора в настоящем Регламенте понимается представитель Организатора, ответственный за взаимодействие с Оператором при подготовке и проведении Сеанса ВКС.

2.7. Под Техническим сеансом в настоящем Регламенте понимается мероприятие, направленное на проверку работоспособности программных или программно-аппаратных комплексов для видео-конференц-связи в Оконечных абонентских пунктах участников Сеанса ВКС, настройку рабочих положений камеры, и доведение программы мероприятия до участников Сеанса ВКС.

2.8. Под Техническим специалистом участника Сеанса ВКС в настоящем Регламенте понимается представитель участника Сеанса ВКС, ответственный за подготовку к Сеансу ВКС.

III. Порядок организации Сеансов ВКС

3.1. Специалист организатора посредством телефонной связи предварительно уточняет у Оператора время проведения Сеанса ВКС исходя из графика, размещенного на сайте: https://минсвязь.рус/vcc-schedule, и не позднее двух суток до дня проведения совещания направляет Оператору заявку на проведение Сеанса ВКС по форме согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.

3.2. В случае поступления нескольких заявок на проведение Сеансов ВКС на одну и ту же дату и время, решение о проведении мероприятия на указанную дату и время принимается исходя из очередности подачи заявки.

3.3. Специалисту организатора при подготовке программы Сеанса ВКС необходимо учитывать, что рекомендованная продолжительность мероприятия — не более одного часа.

3.4. Специалист организатора отвечает за актуальность и своевременное предоставление заявки.

3.5. Специалист организатора обеспечивает оповещение участников Сеанса ВКС о планируемом Сеансе ВКС не позднее чем за сутки до дня его проведения и сообщает Оператору актуальную информацию об участниках Сеанса ВКС и их количестве не позднее чем за два часа до начала Сеанса ВКС.

3.6. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок, а также звукозаписи на Сеансе ВКС определяется решением Организатора.

3.7. Демонстрация информационных материалов (презентаций, изображений, видеоматериалов, аудиоматериалов) осуществляется представителями Организатора или участников Сеанса ВКС самостоятельно.

3.8. В случае, если Председатель Правительства Донецкой Народной Республики, заместители Председателя Правительства Донецкой Народной Республики, руководитель Аппарата Правительства Донецкой Народной Республики проводят внеплановые Сеансы ВКС в любое время независимо от поданных заявок и назначенных мероприятий, Оператор извещает Специалиста организатора посредством телефонной связи об отмене запланированного Сеанса ВКС, оперативно предоставляет Специалисту организатора уведомление об отмене Сеанса ВКС по форме согласно приложению 2 к настоящему Регламенту и предлагает для согласования новые дату и время проведения отмененного Сеанса ВКС.

3.9. При проведении внепланового Сеанса ВКС, возможность которого предусмотрена пунктом 3.8 настоящего Регламента, Специалист организатора не менее чем за три часа до начала мероприятия согласовывает возможность его проведения с Оператором посредством телефонной связи, оперативно предоставляет Оператору заявку на проведение Сеанса ВКС и обеспечивает экстренное оповещение участников Сеанса ВКС о его проведении.

IV. Обязанности Специалиста организатора

4.1. Специалист организатора обязан:

а) согласовать время проведения Сеанса ВКС с Оператором;

б) направлять Оператору заявку на проведение Сеанса ВКС не позднее двух суток до дня проведения мероприятия (за исключением внепланового Сеанса ВКС, предусмотренного пунктом 3.8 настоящего Регламента);

в) оповещать участников Сеанса ВКС о планируемом совещании;

г) сообщать Оператору не позднее двух часов до начала Сеанса ВКС актуальную информацию об участниках Сеанса ВКС и их количестве;

д) участвовать в проведении Технического сеанса;

е) согласовывать с Организатором нахождение представителей СМИ в Оконечных абонентских пунктах (с обязательным уведомлением участников Сеанса ВКС о планируемом присутствии СМИ на совещании).

V. Обязанности Технического специалиста участника в Оконечных абонентских пунктах

5.1. Технический специалист участника обязан:

а) своевременно прибыть в Оконечный абонентский пункт для участия в Сеансе ВКС;

б) включать оборудование Оконечного абонентского пункта и проверять его работоспособность;

в) контролировать работоспособность оборудования и программного обеспечения в Оконечных абонентских пунктах, в том числе во время Сеанса ВКС;

г) принимать меры к устранению неисправностей, возникших до начала Сеанса ВКС;

д) при невозможности устранить возникшие неисправности до начала Сеанса ВКС, оперативно информировать об этом Оператора и Специалиста организатора;

е) принимать участие в Техническом сеансе;

ж) отвечать на видеовызов представителя Оператора или Организатора и информировать о готовности к проведению Сеанса ВКС;

з) согласовывать размещение участников Сеанса ВКС с Оператором;

и) проводить настройки положения камеры;

к) предоставлять консультации участникам Сеанса ВКС по вопросам работы Системы ВКС, в том числе во время Сеанса ВКС;

л) незамедлительно информировать Оператора и Специалиста организатора в телефонном режиме о разрыве связи во время Сеанса ВКС и о принимаемых мерах по ее восстановлению.

VI. Обязанности Оператора

6.1. Оператор обязан:

а) направлять Специалисту организатора информацию для подключения участников Сеанса ВКС (название комнаты Сеанса ВКС, код доступа, ссылку для подключения Внешних участников и перечень необходимого программного обеспечения) либо осуществлять вызов участников Сеанса ВКС;

б) осуществлять оперативный контроль и управлять работой Системы ВКС в ходе подготовки, проведения и завершения Сеанса ВКС;

в) осуществлять подключение (переключение, отключение) участников Сеанса ВКС;

г) в случае обращения Специалиста организатора или Технических специалистов участников Сеанса ВКС (при условии, что неисправности возникли вне их Оконечного абонентского пункта), принимать меры по устранению возникших неисправностей до начала Сеанса ВКС;

д) обеспечивать мониторинг соблюдения настоящего Регламента и информирование участников Сеанса ВКС о необходимости соблюдения положений настоящего Регламента;

е) поддерживать график Сеансов ВКС, расположенный на сайте https://минсвязь.рус/vcc-schedule, в актуальном состоянии, в случае наличия изменений, вносить их не реже одного раза в сутки.