(утратил силу с 25.04.2019 — Приказ Министерства юстиции ДНР от 05.04.2019 № 259)

В соответствии с частью второй статьи 23 Закона Донецкой Народной Республики «О нотариате» от 24 июня 2016 года № 142-1НС, с целью установления единого подхода к организации нотариальной деятельности,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Требования к рабочему месту нотариуса, которые прилагаются.

2. Признать утратившим силу приказ Министерства юстиции Донецкой Народной Республики от 21 августа 2015 № 521 «Об утверждении Временного положения о требованиях к рабочему месту (конторе) нотариуса и осуществлении контроля организации нотариальной деятельности» (зарегистрирован в  Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики 13 октября 2015, регистрационный № 653).

3. Контроль исполнения приказа возложить на и.о. заместителя Министра юстиции Донецкой Народной Республики А.С.Шамова.

4. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Требования к рабочему месту нотариуса

1. Настоящие Требования к рабочему месту нотариуса (далее — Требования) устанавливают единый подход к организации нотариальной деятельности для улучшения качества обслуживания населения, свободного доступа в помещения, которые являются рабочим местом нотариуса, безукоснительного обеспечения соблюдения нотариальной тайны при совершении нотариальных действий, строгой сохранности нотариальных документов, печати и штампов нотариуса, бланков единого образца для совершения нотариальных действий и архива нотариуса.

2. Рабочее место нотариуса должно находиться в пределах нотариального округа, в котором нотариус осуществляет нотариальную деятельность.

Рабочее место должно соответствовать следующим условиям:

обеспечивать соблюдение нотариальной тайны;

давать возможность каждому нотариусу, осуществляющему нотариальную деятельность, одновременно и независимо от другого нотариуса осуществлять нотариальную деятельность;

быть защищенным от несанкционированного проникновения;

быть обеспеченным сейфом для хранения печатей, штампов, бланков единого образца для совершения нотариальных действий;

количество комнат в помещении, где находится рабочее место нотариуса, не может быть меньше, чем количество нотариусов, осуществляющих нотариальную деятельность в его пределах;

быть приспособленным для работы технического персонала с документами в отделенной от нотариуса комнате;

быть обеспеченным металлическими шкафами либо отдельной комнатой для хранения архива нотариуса, защищенной металлической дверью.

Перед началом осуществления нотариальной деятельности нотариусом, а также в случае изменения адреса расположения рабочего места нотариуса, орган Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, уполномоченный осуществлять функции по контролю в сфере нотариата, в течение 15 рабочих дней с момента получения заявления о начале осуществления нотариальной деятельности или заявления об изменении адреса расположения рабочего места проводится проверка соответствия рабочего места нотариуса установленным Законом Донецкой Народной Республики «О нотариате» требованиям, по результатам которой составляется акт сертификации рабочего места нотариуса или акт о несоответствии рабочего места нотариуса.

Нотариус может осуществлять нотариальную деятельность только при наличии акта сертификации рабочего места нотариуса или судебного решения, вступившего в законную силу, которым признан незаконным акт о несоответствии рабочего места нотариуса.

Об изменении адреса рабочего места нотариус обязан в течение трех рабочих дней уведомить орган Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, уполномоченный осуществлять функции по контролю в сфере нотариата.

3. Сертификация рабочего места — проверка помещения на предмет соответствия рабочего места нотариуса условиям, предусмотренным пунктом 2 настоящих Требований, и признания его пригодным для использования в качестве рабочего места нотариуса с целью совершения нотариальных действий.

При наличии акта сертификации рабочего места нотариуса, составленного должностным лицом органа Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, уполномоченным осуществлять функции по контролю в сфере нотариата, проведение повторной сертификации на то же рабочее место не требуется.

4. В целях соблюдения условиям рабочего места нотариуса, установленным настоящими Требованиями, это рабочее место должно соответствовать следующим требованиям:

1) Обеспечение нотариальной тайны:

в помещении не могут находиться, осуществлять профессиональную деятельность лица, деятельность которых не связана с совершением нотариальных действий или лица, которые предоставляют дополнительные услуги правового или технического характера, связанные с ними, кроме лиц, которые по договорам (соглашениям, контрактам) с нотариусом выполняют работы по обеспечению деятельности нотариуса (установка и обслуживание оргтехники, охранного оборудования и т.п.);

нотариус, занимающий помещение на основании договора о сотрудничестве с другим нотариусом, не вправе работать в одной комнате с лицами, работающими с нотариусом на основании гражданско-правовых, трудовых договоров (помощники) и с лицами, деятельность которых не связана с совершением нотариальных действий;

если стены рабочего кабинета сделаны из металлопластиковых или других конструкций, они должны быть непрозрачными.

2) Возможность каждого нотариуса, который осуществляет нотариальную деятельность, одновременно и независимо от другого нотариуса осуществлять нотариальную деятельность:

нотариус вправе иметь только одно помещение для размещения рабочего места, которое должно находиться в пределах нотариального округа, в котором осуществляется нотариальная деятельность;

доступ в помещение нотариуса должен быть свободным для посетителей (не допускается размещение рабочего места нотариуса в подвальных помещениях, киосках или других временных сооружениях);

нотариус должен иметь отдельный рабочий кабинет и осуществлять прием граждан в нем;

нотариус должен осуществлять прием граждан не менее пяти часов в день и пяти рабочих дней в неделю;

3) Защита от несанкционированного проникновения:

помещение должно быть защищено от несанкционированного проникновения путем установления охранной сигнализации (средств реагирования на несанкционированное проникновение) в установленном законодательством Донецкой Народной Республики порядке;

входные двери должны быть металлическими или защищенными металлическим ролетом;

окна должны быть оборудованы металлическими решетками или защитными ролетами независимо от этажа, на котором расположено помещение. В случаях, когда стены дома стеклянные, на стекло должна быть нанесена бронированная ударопрочная пленка;

в рабочем кабинете нотариуса обязательно должны быть двери, в которых установлен дверной замок.

4) По хранению печатей, штампов, бланков единого образца для совершения нотариальных документов и архива нотариуса:

архив нотариуса и документы нотариального делопроизводства должны храниться в металлическом (их) шкафу (ах) в рабочем кабинете нотариуса или на полках в отдельной комнате, защищенной металлическими дверьми. Запрещается размещать шкафы для хранения архива в местах, где посетители могут беспрепятственно к ним подойти. При хранении архива нотариуса и документов нотариального делопроизводства в отдельной комнате на металлической двери такой комнаты должен быть установлен дверной замок;

помещение, в котором расположено рабочее место нотариуса, должно быть пригодным для хранения документов нотариального делопроизводства и архива нотариуса в течение всего срока осуществления им нотариальной деятельности;

если в помещении работают два или более нотариусов, их архивы должны храниться в отдельных металлических шкафах или отдельных комнатах для хранения архивных документов;

у каждого нотариуса должен быть отдельный сейф для хранения печатей, штампов и бланков единого образца для совершения нотариальных действий.

5) Количество комнат в помещении, где находится рабочее место  нотариуса, приспособленность помещения для работы технического персонала:

количество комнат в помещении, где находится рабочее место нотариуса, не может быть меньше, чем количество нотариусов, осуществляющих нотариальную деятельность в его пределах;

для работы с документами лица, работающие с нотариусом на основании гражданско-правовых или трудовых договоров, и которые являются техническим персоналом, а также помощники должны находиться в отдельной, должным образом приспособленной к условиям работы и соблюдению нотариальной тайны комнате.

5. У входа в помещение должна находиться информационная вывеска, идентифицирующая рабочее место нотариуса.

Вывеска должна содержать информацию о государстве Донецкой Народной Республике, Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики,  наименовании нотариального округа, надпись «Нотариальная контора», если нотариус имеет контору (работают два и более нотариусов), или «НОТАРИУС», если нотариус работает единолично.

При входе в помещение также размещаются график работы нотариуса (информация о времени начала и окончания рабочего дня, времени обеденного перерыва, выходных днях) и график приема граждан, если он отличается от графика работы.

6. Контроль организации нотариальной деятельности осуществляется путем проведения сертификации рабочего места в следующем порядке:

1) По результатам проверки составляется акт сертификации рабочего места нотариуса или акт о несоответствии рабочего места нотариуса в двух экземплярах, один из которых в день проведения проверки выдается заявителю.

2) В акте о сертификации рабочего места указываются следующие сведения:

дата и место составления акта;

фамилия ответственного(ых) работника(ов) органа Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, уполномоченного осуществлять функции по контролю в сфере нотариата, который (ые) проводил(и) проверку;

фамилия, имя нотариуса, нотариальный округ, в котором он зарегистрирован (при наличии регистрации);

место нахождения помещения (почтовый индекс и адрес);

этаж и тип помещения;

наличие отдельного входа с улицы в помещение;

наличие информационной вывески, графика работы и приема граждан при входе в помещение;

номер (а) телефона (ов), который находится в помещении;

реквизиты документа, подтверждающего право собственности или право пользования помещением;

количество нотариусов, осуществляющих нотариальную деятельность в этом помещении;

наличие и количество лиц, работающих на условиях гражданско-правовых или трудовых договоров с нотариусом (нотариусами);

наличие лиц, деятельность которых не связана с совершением нотариальных действий или предоставлением дополнительных услуг правового или технического характера;

условия хранения архива (архивов) нотариуса (нотариусов);

наличие сейфа для хранения печатей, штампов и бланков единого образца для совершения нотариальных действий;

количество комнат и их площадь;

наличие помещения для ожидания приема гражданами и площадь;

наличие средств защиты на окнах;

оборудование входа в помещение металлическими дверями или защитным металлическим ролетом;

наличие функционирующих средств охранной, пожарной сигнализации;

техническое оборудование нотариальной конторы (компьютер, принтер, сканер, ксерокс, факс, наличие электронной почты);

подключение к сети Интернет;

вывод.

3) В акте о несоответствии рабочего места указываются:

дата и место составления акта;

фамилия ответственного(ых) работника(ов) органа Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, уполномоченного осуществлять функции по контролю в сфере нотариата, который (ые) проводил(и) проверку;

фамилия, имя нотариуса, нотариальный округ, в котором он зарегистрирован (при наличии регистрации);

место нахождения помещения (почтовый индекс и адрес);

обоснованный вывод.

Если нотариус не согласен с актом о несоответствии рабочего места нотариуса, он имеет право обратиться в суд.

Нотариус может осуществлять нотариальную деятельность по решению суда, вступившему в законную силу, которым признан незаконным акт о несоответствии рабочего места нотариуса.

4) На проведение сертификации подается заявление, в котором указывается:

фамилия, имя, отчество нотариуса;

адрес проживания нотариуса;

адрес расположения рабочего места нотариуса.

5) При проведении сертификации рабочего места нотариусом, по требованию лица, проводящего сертификацию, представляются документы и их копии, подтверждающие соблюдение требований к рабочему месту нотариуса.

6) Договоры на предоставление услуг в сфере охраны помещения и пожарного наблюдения должны быть заключены нотариусом с предприятиями, организациями, учреждениями, зарегистрированными в Донецкой Народной Республике.

7) В случае невозможности соблюдения определенных требований к рабочему месту нотариуса по причинам, независящим от нотариуса (отсутствие возможности предоставления услуг, связанных с установленными требованиями, предприятиями, организациями, учреждениями и т.д.), сертификация рабочего места нотариуса может быть проведена при условии предъявления нотариусом гарантийного письма от предприятий, организаций, учреждений, предоставляющих такие услуги, об обязательстве предоставления услуг, связанных с установленными требованиями, в будущем. Срок, на который может быть отсрочено выполнение определенных требований, не может превышать шести календарных месяцев. По истечении срока, указанного в гарантийном письме, в течение 15 календарных дней нотариус предоставляет органу Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, уполномоченному осуществлять функции по контролю в сфере нотариата, документы, подтверждающие выполнение отсроченных требований.

8) Нотариусам, которые намереваются осуществлять деятельность в помещениях, в которых ранее располагались государственные нотариальные конторы, в случае необходимости предоставляется отсрочка на установку средств оперативного охранного и пожарного реагирования сроком до шести календарных месяцев. О предоставлении отсрочки делается отметка в графе «Примечания» акта сертификации рабочего места нотариуса. По истечении срока, на который предоставлялась отсрочка, в течение 15 календарных дней нотариус предоставляет органу Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, уполномоченному осуществлять функции по контролю в сфере нотариата, документы, подтверждающие выполнение отсроченных требований.

9) В случаях, когда срок, установленный в порядке, определенном подпунктами 7) и 8) настоящих Требований, на который отсрочено выполнение определенных требований, истек, и по причинам, независящим от нотариуса, такие требования не выполнены на момент его истечения, срок для выполнения требований может быть продлен приказом органа Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, уполномоченного осуществлять функции по контролю в сфере нотариата, один раз и на срок, не превышающий шести календарных месяцев.

Приказ органа Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, уполномоченного осуществлять функции по контролю в сфере нотариата, о продлении срока для выполнения требований к рабочему месту нотариуса издается на основании поданного нотариусом заявления о продлении срока с приложением к нему копий документов, подтверждающих, что такие требования не выполнены ранее по причинам, независящим от нотариуса.

Приказ о продлении срока для выполнения требований к рабочему месту нотариуса должен содержать обоснование такого продления, а также причины невыполнения нотариусом требований к рабочему месту в срок, установленный в порядке, определенном подпунктами 7) и 8) настоящих Требований.

10) В случаях, когда  соблюдение требований наличия средств оперативного охранного и пожарного реагирования невыполнимо по причине отсутствия возможности наблюдения за ними специальными службами на конкретной территории, а также реагирования ими на сигнал тревоги, что подтверждается официальными документами таких служб или соответствующих уполномоченных органов, такие требования нотариусу не предъявляются.