В целях обеспечения государственной регистрации актов гражданского состояния, Совет Министров Донецкой Народной Республики постановляет:

1. Утвердить Временный порядок заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.

2. Настоящее Постановление вступает в силу с момента опубликования.

Временное положение о порядке заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния

I. Общие положения

1.1. Настоящее Временное положение устанавливает порядок заполнения бланков записей актов гражданского состояния (далее именуются — бланки записей актов) и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния (далее именуются — бланки свидетельств) и является обязательным для органов, которые проводят государственную регистрацию актов гражданского состояния.

1.2. Заполнение бланков записей актов и бланков свидетельств производится рукописным способом либо с использованием технических средств (пишущих машин, компьютеров).

При заполнении документов рукописным способом запись производится разборчивым почерком чернилами или пастой синего либо черного цвета. В случае применения технических средств, краситель должен быть черного цвета. Качество пасты, чернил, красителя, используемых при заполнении документов, должно обеспечивать сохранность текста документов в течение установленного срока их хранения.

Помарки и подчистки в документах не допускаются.

1.3. В графе «Дата» пишется цифрами число (два знака), словом — месяц и цифрами год (четыре знака).

1.4. В графах «Место рождения», «Место жительства» и «Место смерти» сведения указываются в следующей последовательности: государство, область, район, город, поселок (село).

В случае указания населенного пункта иностранного государства, делается аналогичная запись с учетом особенностей его административно­-территориального деления. Город, поселок (село) и государство указываются обязательно.

1.5. В графе «Гражданство» пишется слово: «гражданин» или «гражданка» и указывается государство, гражданином которого является лицо, в отношении которого заполняется бланк.

1.6. В бланках записей актов и бланках свидетельств указывается полное официальное наименование органа, который проводит государственную регистрацию акта гражданского состояния и суда.

1.7. При заполнении бланков записей актов и бланков свидетельств, сокращение слов не допускается.

1.8. Свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния подписывается руководителем органа, который проводит государственную регистрацию акта гражданского состояния, а запись акта гражданского состояния подписывается также и специалистом, оформившим документ.

Подпись на документах должна иметь расшифровку (инициалы, фамилия).

1.9. Печать органа, который производит государственную регистрацию акта гражданского состояния, ставится таким образом, чтобы оттиск был четким, текст можно было прочитать, в специально отведенном месте (М.П.).

II. Порядок заполнения бланков записей актов гражданского состояния

Основные положения

2.1. Качество бумаги, на которой изготавливаются бланки записей актов, должно обеспечивать сохранность документов в течение установленного срока их хранения.

2.2. Бланки записей актов изготавливаются и заполняются с применением компьютерной техники одновременно.

2.3. Бланки записей актов заполняются в соответствии с представленными заявителем (заявителями) документами, являющимися основанием для государственной регистрации акта гражданского состояния, и документами, удостоверяющими личность.

2.4. Записи актов гражданского состояния нумеруются. Нумерация производится в пределах календарного года отдельно по каждому виду записей актов гражданского состояния. Номер последней записи акта гражданского состояния должен соответствовать количеству зарегистрированных в течение года актов гражданского состояния каждого вида.

На первом и втором экземплярах бланков записей актов проставляется один и тот же порядковый номер.

2.5. Сведения в бланках записей актов должны располагаться в левой части графы (правая часть остается свободной для внесения исправлений или изменений), и запись должна производиться со строчной буквы (за исключением имен собственных).

2.6. Наименование органа, который проводит государственную регистрацию акта гражданского состояния, указывается в левом верхнем углу бланка от руки, либо с применением компьютерной техники, либо путём проставления соответствующего штампа. Штамп проставляется с соблюдением стандартного размера левого поля бланка, ширина которого предполагает возможность последующего брошюрования записей актов гражданского состояния.

2.7. В графе «Документ, удостоверяющий личность» указываются наименование, серия, номер, дата выдачи представленного заявителем документа, а также наименование органа, его выдавшего.

2.8. В случае, если запись акта гражданского состояния восстановлена, либо составлена с пропуском установленного законом срока, ей присваивается порядковый номер с указанием после номера «восстановлена» или «с пропуском срока». Такие записи формируются в отдельную книгу.

2.9. В графе «Иные сведения и служебные отметки» указываются сведения, обусловленные особыми обстоятельствами государственной регистрации конкретного акта гражданского состояния.

2.10. При внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния, текст, подлежащий исправлению или изменению, зачеркивается прямой горизонтальной чертой таким образом, чтобы его можно было прочитать. Новые сведения располагаются рядом с этим текстом либо над ним в зависимости от наличия свободного места в графе.

При этом в графе «Иные сведения и служебные отметки» (либо на свободных полях бланка) указываются сведения о внесении исправлений или изменений и реквизиты документа, на основании которого они были внесены. Указанные сведения заверяются подписью специалиста, который вносит исправления или изменения, и скрепляются печатью органа. Недопустимо наличие в записях актов гражданского состояния необоснованных и не заверенных в установленном порядке исправлений или изменений.

Внесение исправлений или изменений выполняется чернилами (пастой) красного цвета.

Особенности заполнения бланка записи акта о рождении

2.11. При указании пола ребенка в графе 4 пишется слово: «мужской» или «женский».

2.12. В случае государственной регистрации рождения двойни или более детей, сведения о детях вносятся в бланки записей актов в последовательности, соответствующей последовательности рождения детей. При этом, в графе 7 указывается прописью количество родившихся детей, а в графе 9 указывается прописью каким по счету ребенок родился.

2.13. В случае, если в орган, который проводит государственную регистрацию актов гражданского состояния, посредством почтовой, электронной связи или иным способом поступило от лица, присутствовавшего во время родов вне медицинской организации и без оказания медицинской помощи, заявление о рождении ребёнка, в графе 10 указываются данные о заявлении и нотариальном заверении подписи лица, присутствовавшего во время родов. В случае подачи такого заявления представителем лица, присутствовавшего при родах, полномочия представителя должны быть нотариально заверены.

2.14. В случае указания сведений об отце ребенка на основании заявления матери ребёнка (заявителя) о государственной регистрации рождения (если родители ребёнка не состоят в браке между собой и если отцовство не установлено), графы 3, 11, 12, 13 заполняются по указанию матери.

2.15. В случае указания сведений об отце ребенка на основании заявления матери ребёнка (заявителя) о государственной регистрации рождения (если родители ребёнка не состоят в браке между собой и если отцовство не установлено), графы 14-16 остаются не заполненными.

2.16. В случае, если имя ребёнка и (или) фамилия (при разных фамилиях родителей) записываются по указанию органа опеки и попечительства, в графе 20 указываются реквизиты решения этого органа.

Особенности заполнения бланка записи акта о браке

2.17. Графа 2 заполняется в отношении каждого из лиц, регистрирующих брак.

2.18. Графа 9 заполняется в отношении каждого из лиц, регистрирующих брак.

2.19. При заполнении графы 10 в отношении лиц, брак которых был прекращен в соответствии с законодательством иностранного государства, указываются реквизиты документа, подтверждающие прекращение предыдущего брака, выданного компетентным органом иностранного государства (свидетельства о расторжении брака, свидетельства о смерти, решения суда).

2.20. Подписи в графе 13 должны соответствовать фамилиям, указанным в графе 1.

2.21. В случае, если судом вынесено решение о предоставлении права на государственную регистрацию брака лицам, не достигшим брачного возраста, в графе 15 указываются наименование суда, дата вынесения решения, номер дела.

Особенности заполнения бланка записи акта о расторжении брака

2.22. Графы 1 и 2 заполняются в отношении каждого из лиц, расторгающих брак.

2.23. При составлении записи акта о расторжении брака, сведения об отсутствующем супруге заполняются лишь в графе 1 до расторжения брака, а также в графах 2, 3.

2.24. В случае, если брак расторгается на основании приговора суда, в графе 8 дополнительно указывается цифрами количество лет, обозначающих срок лишения свободы.

2.25. Подписи лиц, расторгнувших брак, в графе 12 должны соответствовать фамилиям, указанным в графе 1.

2.26. В графе 13 указываются реквизиты свидетельства о расторжении брака, выданного каждому из лиц, расторгнувшему брак.

Особенности заполнения бланка записи акта о перемене имени

2.27. При указании сведений о фамилии, собственном имени и отчестве до и после перемены имени, графы 1-3 подлежат заполнению даже в том случае, если вносимые в них сведения идентичны.

2.28. Подпись лица, переменившего имя, в графе 11 должна соответствовать его фамилии, указанной в графе 1 «Фамилия до перемены имени».

2.29. В случае государственной регистрации перемены имени лицом, не достигшим шестнадцатилетнего возраста, в графе 13 указываются реквизиты документа, подтверждающего согласие родителей (усыновителей или попечителей) на перемену имени лицом, не достигшим совершеннолетия.

Особенности заполнения бланка записи акта о смерти

2.30. При государственной регистрации смерти в случае, когда личность умершего не установлена, в графе 1 указывается: «Неизвестный», а графы 2, 3, 5, 6 и 7 остаются незаполненными.

Графы 4, 8, 9 и 10 заполняются в соответствии с документом, подтверждающим факт смерти и являющимся основанием для государственной регистрации смерти.

III. Порядок заполнения бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния

3.1. Бланк свидетельства заполняется в соответствии с содержанием записи акта гражданского состояния. Исправления в свидетельствах о государственной регистрации актов гражданского состояния не допускаются.

3.2. Запись производится в центральной части соответствующей графы со строчной буквы (за исключением имен собственных).

3.3. Дата рождения (в бланке свидетельства о рождении), дата регистрации брака (в бланке свидетельства о браке), дата расторжения брака (в бланке свидетельства о расторжении брака), дата смерти (в бланке свидетельства о смерти), включающая в себя число, месяц и год, указываются цифрами: число, месяц (два знака), год (четыре знака), затем все составляющие даты пишутся словами.

3.4. Особенности заполнения графы «Место рождения» и графы «Место смерти» обусловлены количеством предусмотренных для этого строк.

В случае, если указанная графа содержит четыре строки, на первой указывается государство, на второй — область, на третьей — район, на четвертой — город, поселок (село). В случае, если в графе менее четырех строк, сведения в них располагаются в зависимости от свободного места, при этом допустимо употребление общепринятых сокращений. Населённый пункт и государство указываются обязательно.

В случае указания населённого пункта иностранного государства, делается аналогичная запись с учетом особенностей его административно­территориального деления. Государство, город и поселок (село) указываются обязательно.

3.5. В бланке свидетельства о расторжении брака в графе «Свидетельство выдано» фамилия, имя и отчество лица, которому выдается документ, указываются полностью в дательном падеже. Фамилия должна соответствовать фамилии, указанной в графе «Фамилия после расторжения брака» записи акта о расторжении брака.

3.6. В бланке свидетельства о перемене имени в графе «Переменил(а) фамилию, имя, отчество на» указываются фамилия, собственное имя, отчество после перемены.

3.7. На бланке свидетельства, выданного взамен утраченного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния, в верхнем правом углу делается пометка «ПОВТОРНОЕ», запись выполняется с использованием компьютерной техники, либо путём проставления штампа. Бланк свидетельства заполняется в соответствии с содержанием записи акта гражданского состояния на момент выдачи свидетельства, с учётом исправлений или изменений, содержащихся в ней.

3.8. При выдаче повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния необходимо учитывать следующее:

а) если повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния выдается на основании метрической записи, дата в бланке свидетельства указывается по новому стилю исчисления времени, путем прибавления 12 дней к дате, указанной в метрической записи в отношении событий, произошедших до 1 января 1901 г., и 13 дней — к дате, указанной в метрической записи в отношении событий, произошедших с 1 января 1901 г.;

б) если в записи акта гражданского состояния, на основании которой выдается повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния, сведения отсутствуют, в бланке свидетельства ставится прочерк;

в) в случае изменения административно-территориального деления либо переименования населенного пункта, сведения о месте рождения, о месте смерти в бланке свидетельства указываются по состоянию на момент выдачи повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния; а в случаях, когда это невозможно — по старому административно-­территориальному делению, согласно с данными записи акта гражданского состояния, на основании которой выдается документ;

г) в случае, если наименование органа, зарегистрировавшего акт гражданского состояния, было изменено, в графе «Место государственной регистрации», указывается наименование этого органа на момент выдачи повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния;

д) в случае изменения места хранения книг записей актов гражданского состояния, в графе «Место государственной регистрации» указывается наименование органа, зарегистрировавшего акт гражданского состояния.

3.9. В графе записи акта «Выдано свидетельство» указываются реквизиты повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, дата выдачи.

Повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния подписывается руководителем органа, который выдает документ, и скрепляется печатью.