На основании п.п. 4.2, 5.3 Положения о Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики, утвержденного Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 22.07.2015 № 13-34, а также в целях совершенствования организации работы Центральных экспертных комиссий органов государственной власти Донецкой Народной Республики, работы по проведению экспертизы ценности, отбору документов в состав Государственного архивного фонда Донецкой Народной Республики, —

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Типовое положение о Центральной экспертной комиссии органа государственной власти, которое прилагается.

2. Признать утратившим силу приказ Главного государственного архивного управления Донецкой Народной Республики от 26.06.2015 № 9 «Об утверждении Типового положения о Центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии)».

3. Органам государственной власти Донецкой Народной Республики, отнесенных Главным государственным управлением документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики (далее – ГГУДОАД) к организациям – источникам формирования Государственного архивного фонда Донецкой Народной Республики, разработать на основании утвержденного Типового положения о Центральной экспертной комиссии органа государственной власти индивидуальные положения и подать на согласование в ГГУДОАД.

4. Главному специалисту – юрисконсульту (Митченко А.Ю.) подать настоящий Приказ в установленном порядке в Министерство юстиции Донецкой Народной Республики для проведения государственной регистрации.

5. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

6. Настоящий Приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

о Центральной экспертной комиссии органа государственной власти*

I. Общие положения

1.1. В своей деятельности Центральная экспертная комиссия  (далее — ЦЭК), руководствуется Конституцией и законодательством Донецкой Народной Республики, нормативными правовыми актами Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики (далее – ГГУДОАД), Положением о Центральной экспертной комиссии  , разработанным на основании данного Типового положения о Центральной экспертной комиссии органа государственной власти.

1.2. Постоянно действующая ЦЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов

Государственного архивного фонда Донецкой Народной Республики (далее –* ГАФ ДНР), включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в  , осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (далее – ЭК) подведомственных организаций и территориальных органов.

1.3. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при руководстве  . Решения комиссии вступают в силу после утверждения протокола заседания комиссии руководителем  .

1.4. Председателем ЦЭК назначается один из заместителей руководителя  ;

секретарем, как правило, назначается заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив  .

Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя  из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителей службы делопроизводства.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

II. Функции ЦЭК

ЦЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов ГАФ ДНР, образующихся в процессе деятельности  , подведомственных организаций и территориальных органов.

2.2. Рассматривает и в установленном порядке представляет в ГГУДОАД предложения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также рассматривает и вносит предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.3. Осуществляет методическое руководство и контроль за работой ЭК подведомственных организаций и территориальных органов, в необходимых случаях заслушивает на своих заседаниях председателей этих комиссий об их деятельности.

2.4. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.5. Организует и координирует работу по подготовке проектов нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав ГАФ ДНР в  , в подведомственных организациях и территориальных органах.

2.6. Определяет организацию и порядок проведения работы по отбору документов на хранение и уничтожение в структурных подразделениях  , в подведомственных организациях и территориальных органах.

2.7. Рассматривает вопросы о приеме на ведомственное архивное хранение документов личного происхождения (записи воспоминаний старейших работников, дневники, письма и т.д.), способствующих созданию более полной истории  .

2.8. Рассматривает и выносит решение о согласовании:

нормативно-методических пособий по работе с документами (перечней документов со сроками хранения, типовых и примерных номенклатур дел для подведомственных организаций и территориальных органов, инструкций по делопроизводству, памяток и правил по работе с документами, номенклатур дел);

описей дел (годовых разделов) постоянного хранения, в том числе специальной документации;

описей дел по личному составу;

описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения;

актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве документов с истекшими сроками хранения;

актов об утрате или не подлежащем исправлению повреждении документов постоянного, временного (до 10 лет) и долговременного (свыше 10 лет) хранения, документов по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов  на государственное хранение;

предложения структурных подразделений  и ЭК подведомственных организаций и территориальных органов об установлении, уточнении или

изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

отраслевых списков видов организаций, документы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы и территориальные архивные учреждения, изменений и дополнений к спискам.

2.9. Представляет в ГГУДОАД на согласование:

перечни документов, образующихся в процессе деятельности  , а также в процессе деятельности подведомственных организаций и территориальных

органов, с указанием сроков хранения;

перечни документов, подлежащих передаче в Государственный архив Донецкой Народной Республики;

типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций и территориальных органов;

описи дел (годовые разделы) постоянного хранения, в том числе специальной документации;

описи дел по личному составу;

акты о выделении к уничтожению находящихся в архиве  документов с истекшими сроками хранения;

акты об утрате или не подлежащем исправлению повреждении документов постоянного, временного (до 10 лет) и долговременного (свыше 10 лет) хранения, документов по личному составу;

предложения ЦЭК и ЭК подведомственных организаций и территориальных органов об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов  ;

отраслевые списки организаций, документы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы и территориальные архивные учреждения, изменения и дополнения к спискам;

инструкцию по делопроизводству  (единоразово подается на согласование в ГГУДОАД);

положения о ЦЭК и об архиве  (единоразово подается на согласование в ГГУДОАД);

номенклатуру дел .

2.10. Совместно со службами делопроизводства организует для сотрудников  , подведомственных организаций и территориальных органов консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

III. Права ЦЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям  , подведомственным организациям и территориальным органам по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений  , подведомственных организаций и территориальных органов письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу.

3.3. Получать от структурных подразделений  , подведомственных организаций и территориальных органов сведения и предложения, необходимые для проведения заседаний ЦЭК.

3.4. Заслушивать на заседаниях ЦЭК руководителей структурных подразделений  , подведомственных организаций и территориальных органов о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.5. Приглашать на заседания ЦЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений  , а также представителей ГГУДОАД (по согласованию).

3.6. Информировать руководство  по вопросам своей компетенции.

3.7. Представлять  в ГГУДОАД по вопросам, входящим в компетенцию ЦЭК.

IV. Организация работы ЦЭК

4.1. Деятельность ЦЭК осуществляется в соответствии с утвержденным руководителем  годовым планом, организация разработки которого возлагается на секретаря ЦЭК.

После утверждения руководителем план работы ЦЭК предоставляется в ГГУДОАД.

4.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения ЦЭК оформляются протоколом. Протокол подписывается председателем и секретарем ЦЭК и вступает в силу с момента утверждения протокола руководителем  .

4.3. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

4.4. Решения принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимают председатель ЦЭК и руководитель  (в необходимых случаях по согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики).

4.5. ЦЭК постоянно взаимодействует с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики.

4.6. В случае отказа руководителя  утвердить протокол ЦЭК, комиссия может обратиться в ГГУДОАД, решение которого является окончательным.

4.7. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.8. Ведение делопроизводства ЦЭК, использование ее документов и ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.

4.9. Секретарь ЦЭК по решению ее председателя обеспечивает созыв заседаний комиссии, составляет протоколы, сообщает структурным подразделениям  , подведомственным организациям, территориальным органам и отдельным лицам о решениях комиссии (в случае необходимости), осуществляет учет и составляет отчетность о проведенной работе.