На основании п.п. 4.2, 5.3 Положения о Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики, утвержденного Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 22.07.2015 № 13-34, а также в целях совершенствования организации работы Экспертных комиссий органов местного самоуправления, государственных предприятий, учреждений, организаций, работы по проведению экспертизы ценности, отбору документов, находящихся на ведомственном хранении, в состав Государственного архивного фонда Донецкой Народной Республики, —

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Типовое положение об Экспертной комиссии органа местного самоуправления, государственного предприятия, учреждения, организации, которое прилагается.

2. Главному специалисту – юрисконсульту (Митченко А.Ю.) подать настоящий Приказ в установленном порядке в Министерство юстиции Донецкой Народной Республики для проведения государственной регистрации.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

4. Настоящий Приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об Экспертной комиссии органа местного самоуправления, государственного предприятия, учреждения, организации

I. Общие положения

1.1. В своей деятельности Экспертная комиссия  (далее — ЭК), руководствуется Конституцией и законодательством Донецкой Народной Республики, нормативными правовыми актами Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики (далее – ГГУДОАД), Положением об Экспертной комиссии  , разработанным на основании данного Типового положения об Экспертной комиссии органа местного самоуправления, государственного предприятия, учреждения, организации.

1.2. Постоянно действующая ЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Государственного архивного фонда Донецкой Народной Республики (далее – ГАФ ДНР), включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно- видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в .

1.3. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководстве . Решения комиссии вступают в силу после утверждения протокола заседания комиссии руководителем .

1.4. Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя ; секретарем, как правило, назначается заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив .

Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя  из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителей службы делопроизводства.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители вышестоящей организации и любых сторонних организаций.

II. Функции ЭК

ЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов ГАФ ДНР, образующихся в процессе деятельности .

2.2. ЭК государственного предприятия, учреждения, организации (далее – организация), являющейся источником формирования ГАФ ДНР, рассматривает и в установленном порядке представляет после согласования с ЦЭК вышестоящей организации в Экспертную комиссию специально уполномоченного органа в сфере документационного обеспечения и архивного дела в городах и районах Донецкой Народной Республики (далее – территориальное архивное учреждение) предложения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также рассматривает и вносит предложения после согласования с ЦЭК вышестоящей организации в Экспертную комиссию территориального архивного учреждения (далее – ЭК территориального архивного учреждения) об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

ЭК организации, не являющейся источником формирования ГАФ ДНР, рассматривает и в установленном порядке представляет ЦЭК вышестоящей организации предложения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также рассматривает и вносит предложения ЦЭК вышестоящей организации об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.3. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.4. Определяет организацию и порядок проведения работы по отбору документов на хранение и уничтожение в структурных подразделениях .

2.5. Рассматривает вопросы о приеме на ведомственное архивное хранение документов личного происхождения (записи воспоминаний старейших работников, дневники, письма и т.д.), способствующих созданию более полной истории .

2.6. Рассматривает и выносит решение о согласовании:

инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, памяток и правил по работе с документами в ;

описей дел (годовых разделов) постоянного хранения, в том числе специальной документации*;

описей дел по личному составу;

описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения;

актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве документов с истекшими сроками хранения;

актов об утрате или не подлежащем исправлению повреждении документов постоянного, временного (до 10 лет) и долговременного (свыше 10 лет) хранения, документов по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов  на государственное хранение;

предложения структурных подразделений об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов .

2.7. ЭК организации, являющейся источником формирования ГАФ ДНР, представляет в специально уполномоченный орган в сфере документационного обеспечения и архивного дела в городах и районах Донецкой Народной Республики* (далее – территориальное архивное учреждение) после согласования с ЦЭК вышестоящей организации на согласование:

описи дел (годовые разделы) постоянного хранения, в том числе специальной документации;

описи дел по личному составу;

акты о выделении к уничтожению находящихся в архиве  документов с истекшими сроками хранения;

акты об утрате или не подлежащем исправлению повреждении документов постоянного, временного (до 10 лет) и долговременного (свыше 10 лет) хранения, документов по личному составу;

предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов ;

инструкцию по делопроизводству (единоразово подается на согласование в территориальное архивное учреждение** после согласования с вышестоящей организацией);

— положения об ЭК и об архиве  (единоразово подается на согласование в территориальное архивное учреждение* после согласования с вышестоящей организацией);

— номенклатуру дел .

2.8. ЭК организации, не являющейся источником формирования ГАФ ДНР, представляет в ГГУДОАД или в специально уполномоченный орган в сфере документационного обеспечения и архивного дела в городах и районах Донецкой Народной Республики (далее – территориальное архивное учреждение) после согласования с ЦЭК вышестоящей организации на согласование:

— описи дел по личному составу;

— акты о выделении к уничтожению находящихся в архиве  документов с истекшими сроками хранения.

2.9. ЭК организации, не являющейся источником формирования ГАФ ДНР, представляет в ЦЭК вышестоящей организации на согласование:

описи дел (годовые разделы) постоянного хранения, в том числе специальной документации;

акты об утрате или не подлежащем исправлению повреждении документов постоянного, временного (до 10 лет) и долговременного (свыше 10 лет) хранения, документов по личному составу;

предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов ;

инструкцию по делопроизводству ;

положения об ЭК и об архиве ;

номенклатуру дел .

2.10. Совместно со службой делопроизводства организует для сотрудников , консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

III. Права ЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям  по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в  делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений  письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу.

3.3. Получать от структурных подразделений сведения и предложения, необходимые для проведения заседаний ЭК.

3.4. Заслушивать на заседаниях ЭК руководителей структурных подразделений  о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.5. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов, специалистов структурных подразделений  представителей вышестоящей организации, территориальных архивных учреждений (по согласованию).

3.6. Информировать руководство  по вопросам своей компетенции.

3.7. Представлять  в вышестоящей организации, территориальном архивном учреждении по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

IV. Организация работы ЭК

4.1. Деятельность ЭК осуществляется в соответствии с утвержденным руководителем  годовым планом, организация разработки которого возлагается на секретаря ЭК.

После утверждения руководителем план работы ЭК предоставляется в вышестоящую организацию и территориальное архивное учреждение***.

4.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывается председателем и секретарем ЭК и вступает в силу с момента утверждения протокола руководителем .

4.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

4.4. Решения принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимают председатель ЭК и руководитель  (в необходимых случаях по согласованию с Центральной экспертной комиссией вышестоящей организации или ЭК территориального архивного учреждения****).

4.5. ЭК постоянно взаимодействует с Центральной экспертной комиссией вышестоящей организации, ЭК территориального архивного учреждения****.

4.6. В случае отказа руководителя  утвердить протокол ЦЭК (ЭК), комиссия может обратиться в Центральную экспертную комиссию вышестоящей организации, ЭК территориального архивного учреждения****, решение которых является окончательным.

4.7. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.8. Ведение делопроизводства ЭК, использование ее документов и ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.

4.9. Секретарь ЭК по решению ее председателя обеспечивает созыв заседаний комиссии, составляет протоколы, сообщает структурным подразделениям  и отдельным лицам о решениях комиссии (в случае необходимости), осуществляет учет и составляет отчетность о проведенной работе.