В соответствии с Конституцией Донецкой Народной Республики, статьей 13 Закона Донецкой Народной Республики «О персональных данных», статьей 6 Закона Донецкой Народной Республики «Об информации и информационных технологиях», статьей 3 Закона Донецкой Народной Республики «О полиции», руководствуясь  действующим законодательством о свободе передвижения и свободном выборе места жительства на территории Донецкой Народной Республики, Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 02.06.2014 № 9-1 «О применении Законов на территории Донецкой Народной Республики в переходный период», в целях обеспечения задач по ведению регистрационного учета населения в отделе адресно-справочной работы Миграционной службы Министерства внутренних дел Донецкой Народной Республики

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по организации и ведению адресно-справочной работы в системе Министерства внутренних дел Донецкой Народной Республики (далее Инструкция), которая прилагается.

2. Начальнику Миграционной службы (Краснощока В.И.):

2.1. Организовать изучение сотрудниками службы положений настоящей Инструкции и обеспечить выполнение ими ее требований.

2.2. Обеспечить направление настоящего приказа для государственной регистрации в Министерство юстиции Донецкой Народной Республики в порядке, установленном действующим законодательством Донецкой Народной Республики.

3. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя Министра генерал-майора полиции Крюченко Н.В.

4. Приказ огласить личному составу органов и подразделений внутренних дел.

5. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Инструкция по организации и ведению адресно-справочной работы в системе Министерства внутренних дел Донецкой Народной Республики

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция не противоречит Конституции Донецкой Народной Республики, действующему законодательству о свободе передвижения и выборе места жительства на территории Донецкой Народной Республики, Закону Донецкой Народной Республики от 09.07.2015 № 61-IНС «О персональных данных», Постановлению Совета Министров Донецкой Народной Республики от 02.06.2014 № 9-1 «О применении Законов на территории Донецкой Народной Республики в переходный период», и разработана в соответствии с приказом Министерства внутренних дел  Донецкой Народной Республики от 15.03.2016 № 183 «Об утверждении Порядка регистрации по месту жительства и месту пребывания физических лиц в Донецкой Народной Республике», иными нормативными правовыми актами Донецкой Народной Республики, регулирующими правоотношения, возникающие при формировании, хранении, использовании,  предоставлении информации, относящейся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (персональные данные), определяет образцы документов, порядок и ведение работы адресно-справочного подразделения на территории Донецкой Народной Республики.

1.2. Адресно-справочная работа осуществляется отделом адресно-справочной работы  Миграционной службы Министерства внутренних дел Донецкой Народной Республики (далее – ОАСР), а также территориальными подразделениями Миграционной службы в пределах территории их обслуживания.

1.3. ОАСР организует и осуществляет работу по:

выполнению административных процедур формирования, хранения, использования и предоставления адресно — справочной информации (далее АСИ);

обеспечению режима конфиденциальности и требований к распространению информации, относящейся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (персональные данные), установленных нормативными правовыми актами Донецкой Народной Республики.

1.4. Ведение адресно-справочной работы организуется на основе:

имеющегося и постоянно корректируемого массива документированной информации;

использования автоматизированных информационных систем с применением соответствующих технических и программных средств, которые должны обеспечивать возможность определения сведений о времени и должностных лицах, получивших доступ и (или) вносивших изменения в адресно-справочные учеты (далее – АСУ)

1.5. Порядок информационного взаимодействия и доступа к автоматизированным информационным ресурсам ОАСР устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Донецкой Народной Республики, регламентирующими вопросы защиты сведений (информации).    АСУ ОАСР интегрируются в банк данных Министерства внутренних дел (далее – банк данных МВД). Механизм интеграции устанавливается в соответствии с требованиями функционирования данной информационной системы.

1.6. На период до внедрения автоматизированных АСУ формирование, хранение, использование и предоставление АСИ осуществляются, в том числе, с применением документированной информации на бумажных носителях.

1.7. Основные задачи отдела адресно-справочной работы:

1.7.1. Ведение и поддержание в рабочем состоянии адресно-справочной картотеки, состоящей из талонов регистрации/пребывания по месту жительства и талонов снятия с регистрационного учёта по месту жительства физических лиц (далее – талоны), в пределах Донецкой Народной Республики; разыскных карточек (далее – карточки).

1.7.2. Формирование и наполнение банка данных МВД имеющимися в картотеке адресно-справочными учётами.

1.7.3. Осуществление контроля полноты и правильности внесения сведений в банк данных МВД территориальными подразделениями Миграционной службы.

1.7.4. Предоставление АСИ  по запросам органов государственной власти, правоохранительных органов, предприятий, учреждений, организаций, юридических лиц (приложение 1).

1.7.5. Выдача справок о регистрации по месту жительства или месту  пребывания граждан по заявлению физического лица.

Образец заявления физического лица приведен в приложении 2 и 3, а образец справки о регистрации по месту  жительства/пребывания  — в приложении 4, 5.

1.7.6. Использование АСИ в целях выявления лиц, скрывающихся от правоохранительных органов или уклоняющихся от уголовного наказания, без вести пропавших и иных категорий разыскиваемых лиц.

2. Субъекты правоотношений и предмет адресно-справочной работы

2.1. При осуществлении своей работы ОАСР вступает в правоотношения по формированию, хранению, использованию и предоставлению информации, относящейся к определённому или определяемому на основании такой информации физическому лицу (далее – правоотношения).

2.2. Взаимодействие с субъектами правоотношений определяются настоящей Инструкцией и  нормативными правовыми актами Донецкой Народной Республики.

2.3. Предметом АСИ является следующая информация о физических лицах – гражданах Донецкой Народной Республики, иностранных гражданах и лицах без гражданства:

фамилия, имя, отчество, пол, дата и место рождения, гражданство;

дата и адрес регистрации по месту жительства, снятия с регистрационного учета по месту жительства;

дата, адрес и заявленный срок регистрации по месту пребывания;

реквизиты документа, удостоверяющего личность (серия, номер, дата выдачи, орган, его выдавший);

наименование населенного пункта, страны, куда убыл или откуда прибыл гражданин;

данные о фамилии, имени, отчестве и поле, с которых (на которые) были изменены указанные сведения;

иная информация в соответствии с законодательством Донецкой Народной Республики.

3. Организация адресно-справочной работы

3.1. График работы ОАСР утверждается начальником Миграционной службы МВД ДНР, исходя из оперативной обстановки,  штатной численности, и должен, по возможности, совпадать с графиком работы органов исполнительной власти.

3.2. В целях предоставления АСИ  правоохранительным органам организуется круглосуточная работа ОАСР в дежурном режиме, в том числе в праздничные и выходные дни, в порядке и на условиях, определенных законодательством Донецкой Народной Республики.

3.3. Предоставление адресно-справочной информации субъектам правоотношений (их должностным лицам) осуществляется в соответствии с действующим законодательством Донецкой Народной Республики на основании письменных запросов.

Правоохранительные органы имеют право обращаться к учетам ОАСР на основании устных обращений (телефонных запросов).

В этих целях, для правоохранительных органов, с учетом требований делопроизводства, в установленном порядке ежеквартально направляется перечень паролей (информация с ограниченным доступом). Пароли содержат буквенные, цифровые либо смешанные символы, устанавливаются на каждые сутки либо на более длительный срок, но не более 3 суток, составляются начальником ОАСР и утверждаются начальником Миграционной службы МВД ДНР.

Направление запросов в ОАСР и получение АСИ возможно в автоматизированном режиме при наличии соответствующего программного обеспечения, порядок эксплуатации которого регулируется иными нормативными актами.

3.4. По письменным обращениям правоохранительных органов, в которых указаны установочные данные на лиц, чьи талоны необходимо изъять из картотеки ОАСР, осуществляется их изъятие и помещение в специальную картотеку.  В банк данных вносится информация об изъятии талона из общей картотеки, что исключает получение АСИ на лиц вышеуказанной категории при непосредственном обращении к автоматизированным АСУ.

В общей картотеке, вместо заполненных талонов на таких лиц, выставляются их заместители, с указанием  только фамилии, имени, отчества, даты рождения и отметки о том, что талон хранится в картотеке начальника ОАСР.

Талоны возвращаются в общую картотеку после поступления уведомления от инициатора изъятия  об отсутствии необходимости их отдельного хранения, информация об этом незамедлительно вносится в банк данных. Если по истечении года с момента поступления уведомления об изъятии талонов от правоохранительных органов на протяжении двух месяцев не поступает подтверждение (уведомление) об изъятии или помещении талонов в специальную картотеку, они изымаются из специальной картотеки и помещаются в общую.

3.5. В помещении ОАСР, где размещается картотека, могут находиться только сотрудники ОАСР или лица, осуществляющие проверку их работы.

4. Формирование адресно-справочной информации

4.1. Формирование АСИ представляет собой процесс сбора, учёта, систематизации, накопления и актуализации адресно-справочной информации на бумажных носителях и в электронном виде.

4.2. Началом административной процедуры формирования АСИ является:

4.2.1. Поступление в ОАСР талона в электронном виде и на бумажном носителе из территориального подразделения Миграционной службы МВД ДНР при регистрации  гражданина  по месту жительства или по месту пребывания.

4.2.2. Поступление в ОАСР талона снятия с регистрационного учёта в электронном виде и на бумажном носителе из территориального подразделения МС МВД ДНР.

4.2.3. Поступление в ОАСР из территориального подразделения МС МВД ДНР талона  регистрации в электронном виде и на бумажном носителе на гражданина, получившего или заменившего документ, удостоверяющий личность.

4.2.4. Поступление в ОАСР талона регистрации в электронном виде и на бумажном носителе из территориального подразделения МС МВД ДНР в связи с изменением административно-территориального деления, наименования населённого пункта, улицы, номера дома, квартиры и иных предусмотренных нормативными правовыми актами случаях.

4.3. Ответственность за достоверность внесенных в талон сведений возлагается на сотрудника Миграционной службы, заполнившего его.

4.4. Территориальные подразделения Миграционной службы МВД ДНР не реже одного раза в неделю направляют в ОАСР талоны на бумажных носителях, а также осуществляют внесение сведений, содержащихся в талонах, в банк данных МВД ДНР ежедневно по мере их составления.

 4.5. Талоны, направляемые из территориальных подразделений МС МВД ДНР в ОАСР на бумажном носителе, количественно учитываются в сопроводительном листе (приложение 6) и группируются в зависимости от вида документа в алфавитном порядке раздельно внутри каждой группы.

4.6. Сопроводительные листы в тот же день регистрируются в Книге учёта поступления талонов регистрации/снятия с регистрации по месту жительства (приложение 7) для каждого территориального подразделения отдельно. Срок хранения сопроводительных листов — один год.

4.7. Первичная обработка талонов (проверка их количества согласно сопроводительному письму, качество оформления, заполнения и соответствия размерам (120х105 мм)) осуществляется в день регистрации сопроводительного листа.

Сотрудник ОАСР осуществляет сверку информации, содержащейся в поступившем в ОАСР талоне, с информацией электронного талона банка данных и при ее соответствии осуществляет постановку на централизованный учет путем проставления даты поступления талона в его электронной копии в банке данных.

В случае расхождений информации в талоне и его электронной копии в банке данных, сотрудник ОАСР не ставит его на централизованный учет и принимает меры к устранению расхождений и недостатков.

4.8. После первичной обработки талонов сотрудник ОАСР осуществляет их подбор и размещение  по алфавиту в картотеке.

При наличии грамматических ошибок, неразборчиво произведенных записей, расхождений сведений в талоне с имеющимися учётными данными в картотеке либо банке данных, а также отсутствия заполненных отдельных реквизитов (подлежащих обязательному заполнению) руководитель ОАСР организовывает направление таких талонов в территориальные подразделения  Миграционной службы МВД ДНР для устранения недостатков, при этом осуществляет контроль за их возвращением.

В случаях возвращения талонов для переоформления, уточнения и исправления ошибок, в ОАСР остаются их копии, а оригиналы после регистрации в Журнале учета талонов регистрации/снятия с регистрации места жительства, направляются в территориальные подразделения Миграционной службы МВД ДНР (приложение 8).

Графы талонов, подлежащих уточнению (корректировке), помечаются карандашом.

Копии талонов раскладываются в картотеку в общем порядке, при этом имеющиеся в картотеке талоны не изымаются.

4.9. Если при поступлении в ОАСР талона регистрации на бумажном носителе или в электронном виде, оформленного при регистрации гражданина по месту жительства/пребывания, выявляется отсутствие в АСУ на него сведений, начальник ОАСР принимает решение о направлении в территориальное подразделение, где была оформлена регистрация, письменного (в случае отсутствия автоматизированных учётов и коммуникаций) сообщения  произвольной формы для выяснения причин отсутствия АСИ и организует контроль за поступлением недостающей информации.

При этом сотрудник ОАСР в левом верхнем углу талона производит отметку «нет т/р/сн», что означает отсутствие в картотеке талона регистрации или талона снятия с регистрационного учёта.

4.10. Территориальные подразделения Миграционной службы МВД ДНР обязаны в течение 48 часов с момента получения талонов внести исправления в талон или оформить новый талон и возвратить его в ОАСР.

4.11. При поступлении талона регистрации, составленного в связи с изменением названия населённого пункта, улицы, номера дома, квартиры и иных, предусмотренных нормативными правовыми актами случаях, а также выдачей или заменой документа, удостоверяющего личность, этот талон размещается в АСУ с одновременным изъятием имеющегося талона, который уничтожается в срок, не превышающий десяти рабочих дней.

4.12. В случае,  если по основаниям, предусмотренным пунктами 4.9, 4.10 Инструкции, информация из территориального подразделения МС МВД ДНР не поступила в течение 30 дней, сотрудник ОАСР, осуществляющий контроль за  её поступлением, докладывает об этом своему начальнику, который сообщает об указанном факте руководству Миграционной службы МВД ДНР для организации проверки в отношении бездействия должностных лиц территориального подразделения МС МВД ДНР.

4.13. Обработка и раскладка талонов в картотеку осуществляется сотрудниками ОАСР в течение 72 часов со дня их поступления.

5. Порядок хранения и изъятия талонов

5.1. Талоны подбираются и раскладываются в картотеку в алфавитном порядке. Порядок раскладки талонов регистрации/снятия с регистрационного учета по месту жительства приведен в приложении 9.

5.2. Талон регистрации, составленный при регистрации по месту жительства, хранится в ОАСР до поступления талона снятия с регистрационного учета по месту жительства или нового талона регистрации, составленного на это же лицо в связи с выдачей или заменой документа, удостоверяющего личность, изменением административно-территориального деления, наименования населенного пункта, улицы, номера дома, квартиры и иных предусмотренных нормативными правовыми актами случаях.

5.3. Талон снятия с регистрационного учёта, составленный на лицо, снятое с регистрационного учёта по месту жительства, хранится в АСУ  в течение 10 лет после оформления снятия с регистрационного учета либо уничтожается после  поступления  талона регистрации на это же лицо.

5.4. Талон снятия с регистрации, составленный в связи с изменением данных гражданина (фамилия, имя, отчество, пол и др.), хранится в ОАСР в течение 25 лет, а потом изымается и уничтожается.

5.5. Талоны регистрации, составленные на лица в связи с переездом из одного района в другой для проживания в пределах Донецкой Народной Республики, раскладываются в картотеку с одновременным изъятием и уничтожением талонов снятия с регистрационного учета по месту жительства по предыдущему адресу регистрации.

Если в картотеке отсутствует талон снятия с регистрации, а в поступившем талоне регистрации отсутствует запись «с одновременным снятием с регистрации», то в территориальный орган Миграционной службы МВД ДНР, указанный в графе талона регистрации «откуда прибыл», направляется соответствующее уведомление о подтверждении факта снятия с регистрации данного лица. Талон регистрации вкладывается в картотеку с пометкой «н/с» (нет снятия).

5.6. Талоны регистрации, составленные  в связи с заменой документа, удостоверяющего личность, названия улицы, нумерации дома, другими уточнениями, сверяются с предыдущими талонами и вкладываются в картотеку с одновременным изъятием предыдущих талонов, которые были в картотеке.

5.7. Талоны снятия с регистрации, составленные на лиц, выбывших  на новое место проживания, а также на умерших, тщательно сверяются с данными предыдущего талона. В случае выявления расхождений талон снятия с регистрации возвращается в территориальное подразделение Миграционной службы МВД ДНР для устранения расхождений.

Если в картотеке отсутствует талон регистрации, талон снятия с регистрации возвращается в территориальное подразделение, составившее его, для проверки. После подтверждения правильности его заполнения талон снятия с регистрации с отметкой «н/р», что означает талона регистрации нет, вкладывается в картотеку.

5.8. В случае поступления в картотеку талона снятия с регистрации на лицо, относительно которого в картотеке имеется талон регистрации с указанным в нем другим адресом проживания, последний изымается только после установления причин возникших расхождений. Для выяснения причин несоответствия делается запрос в соответствующее территориальное подразделение.

5.9. Талоны регистрации и снятия с регистрации иностранных граждан, лиц без гражданства и принявших  гражданство Донецкой Народной Республики, (с наличием в левом верхнем углу талона буквы «И»), а также  талоны на перемещенных лиц (с наличием в левом верхнем углу талона буквы «П») раскладываются в общую адресно-справочную картотеку.

5.10. Талон регистрации, составленный на лицо, зарегистрированное по месту пребывания, хранится в картотеке ОАСР в течение 1 года после истечения срока регистрации либо до поступления уведомления о снятии с регистрации по месту пребывания, после чего уничтожается.

5.11. Сроки хранения талонов и журналов ОАСР устанавливаются в соответствии с приложением 23.

6. Предоставление адресно-справочной информации

6.1. Письменные обращения (запросы) правоохранительных органов, органов государственной власти, предприятий, учреждений, организаций, юридических лиц и заявления граждан принимаются на рассмотрение в соответствии с требованиями настоящей Инструкции в случаях, предусмотренных законами Донецкой Народной Республики, или с согласия субъекта адресно-справочной информации.

Направление запросов в ОАСР правоохранительными  органами и  получение ими  АСИ может осуществляться в автоматизированном режиме на основании электронных запросов, при наличии соответствующего программного обеспечения, порядок эксплуатации которого регулируется иными нормативными актами, а также на основании устных запросов с использованием имеющихся средств телефонной связи  в течение сеанса связи,  по заранее предоставленным в ОАСР номерам телефонов. Если устный запрос осуществляется с телефона, который заранее не предоставлен в ОАСР, информация не предоставляется.

Запрос о предоставлении АСИ оформляется на каждое запрашиваемое лицо отдельно.

В случае служебной необходимости запросы правоохранительных органов могут направляться списком, но не более чем на 10 лиц, составленным в алфавитном порядке, а на лиц, имеющих одинаковую фамилию, — в алфавитном порядке имен и отчеств. В таком случае справки о регистрации по месту жительства/пребывания (приложение 4) заполняются только на лиц, в отношении которых имеется информация, а напротив остальных фамилий производится отметка «не значится». Список с приложением к нему справок возвращается инициатору обращения. Копия такого обращения с произведенными отметками  хранится в течение года, после чего уничтожается в установленном порядке.

6.2. АСИ по запросам правоохранительных органов,  органов государственной власти, предприятий, учреждений, организаций предоставляется  путем проставления и заполнения соответствующих штампов, образцы которых приведены в приложении 10, на обратной стороне запроса, который возвращается инициатору запроса. О предоставлении АСИ делается соответствующая запись в Журнале учета запросов, которые поступают в ОАСР (приложение 11).

Справки заполняются четко, разборчиво, подписываются исполнителем или проставляется его личный штамп.

6.3. Сотрудники ОАСР несут персональную ответственность за предоставленную АСИ.

6.4. Письма граждан (заявления) о предоставлении АСИ регистрируются в Журнале учета запросов, поступающих в ОАСР, рассматриваются в порядке и сроки, установленные законодательством ДНР.

В банке данных ведется электронный журнал учета запросов.

6.5. На устные и письменные запросы органов внутренних дел, кроме адресно-справочной информации в отношении лиц, предоставляется информация об их розыске. Письменные запросы этих органов рассматриваются в течение 72 часов.

Устные обращения (телефонные запросы) правоохранительных органов (их должностных лиц) о предоставлении адресно-справочной информации исполняются незамедлительно.

6.6. Сотрудники органов внутренних дел при наличии технических возможностей автоматизированных информационных систем АСИ могут получать запрашиваемую информацию самостоятельно, используя соответствующий электронный доступ к ней на чтение.

Получение электронного доступа к АСУ на чтение АСИ регламентируется иными нормативными актами и осуществляется через Информационный центр МВД ДНР (далее – ИЦ МВД ДНР).

6.7. Решение о предоставлении либо отказе в предоставлении АСИ по обращению (запросу, заявлению), за исключением обращений правоохранительных органов (их должностных лиц), принимается начальником ОАСР, его заместителем, либо лицом, его замещающим.

6.8. Ответственность за обоснованность принятого решения о предоставлении или отказе в предоставлении АСИ возлагается на лицо, принявшее такое решение в соответствии с полномочиями, предусмотренными пунктом 6.7 Инструкции.

6.9. Письменное обращение, запрос (приложение 1) должно быть зарегистрировано в канцелярии субъектов правоотношений либо заверено печатью субъекта правоотношений установленного образца.

Запрос должен содержать следующие обязательные реквизиты:

6.9.1. Наименование органа (юридического лица), юридический, почтовый адрес.

6.9.2. Фамилию, инициалы должностного лица, подпись.

6.9.3. Фамилию, инициалы, контактный телефон непосредственного исполнителя запроса.

6.9.4. Основания и цель обращения.

6.9.5. Ссылку на норму нормативно-правового акта Донецкой Народной Республики, в соответствии с которой у инициатора запроса возникает право запрашивать персональные данные в ОАСР.

6.9.6. Полные (фамилия, имя, отчество в именительном падеже, дата и место рождения) либо частичные, для правоохранительных органов, данные на запрашиваемое лицо в случаях, когда указать полные данные не представляется возможным (любой перечень персональных данных, взаимосвязь которых позволяет идентифицировать субъект адресно-справочной информации).

6.10. Письменное обращение, заявление (приложение 2,3) физического лица о предоставлении АСИ должно содержать следующие обязательные реквизиты заявителя:

6.10.1. Фамилию, имя, отчество, дату рождения, дату обращения, личную подпись и почтовый адрес заявителя.

6.10.2. Полные данные на запрашиваемое лицо (фамилия, имя, отчество в именительном падеже, дата рождения).

6.10.3. Письменное согласие заявителя на предоставление его персональных данных запрашиваемому им лицу.

6.11. Предоставление АСИ осуществляется с учетом требований законодательства Донецкой Народной Республики.

В случаях, если согласие гражданина на предоставление АСИ обязательно, ОАСР:

при обращении физического лица о предоставлении АСИ в отношении другого физического лица направляет в течение двух рабочих дней в адрес субъекта АСИ сообщение  (приложение 15 к Инструкции) с указанием реквизитов инициатора запроса и его почтового адреса для принятия субъектом АСИ решения о самостоятельном предоставлении запрашиваемых сведений. При этом инициатору обращения направляется отрывной талон к сообщению  (приложение 15);

при обращении субъекта правоотношений, за исключением правоохранительных органов (их должностных лиц), о предоставлении АСИ в отношении физического лица, в адрес субъекта АСИ направляется в течение двух рабочих дней  сообщение  (приложение 16) с указанием реквизитов инициатора обращения  для получения от субъекта АСИ согласия (несогласия) о предоставлении запрашиваемых сведений.

6.12. В течение двух рабочих дней  после получения согласия субъекта АСИ запрашиваемая  о нем информация направляется инициатору запроса.

В случае, если в течение 30 дней с момента поступления обращения письменное согласие субъекта АСИ не поступило, в адрес инициатора обращения направляется уведомление  (приложение 17).

6.13. Процедура предоставления АСИ включает в себя следующие административно-управленческие действия:

6.13.1. Регистрация обращений о предоставлении АСИ в Журнале учета поступивших запросов (приложение 12).

6.13.2. Проверка наличия оснований для исполнения обращений. АСИ не выдаётся в случае:

отсутствия у инициатора обращения полномочий запрашивать персональные данные в ОАСР;

отсутствия в обращении ссылки на норму нормативного правового акта Донецкой Народной Республики, в соответствии с которой возникает право запрашивать АСИ;

несоответствия обращения требованиям, установленным пунктами 6.9, 6.10, 6.11 Инструкции;

отсутствия письменного согласия субъекта АСИ на предоставление запрашиваемой информации, когда такое согласие обязательно.

6.13.3. Проверка поступивших сведений по имеющимся учетам ОАСР. Исполнитель обращения осуществляет поиск и сверку поступивших сведений с имеющимися данными.

6.13.4. Принятие решения о направлении инициатору обращения сообщения.

В случае,  если по результатам проверки по учетам ОАСР установлено, что субъект АСИ снят с регистрационного учета по месту жительства или по месту пребывания в связи:

со смертью, инициатору запроса, за исключением правоохранительных органов, направляется сообщение (приложение 18) с внесением записи  «снят с регистрационного учета в связи со смертью»;

с переменой места жительства или места пребывания в пределах территории Донецкой Народной Республики, инициатору запроса, за исключением полномочных органов, направляется сообщение (приложение 18) с внесением записи «снят с регистрационного учета»;

с переменой места жительства или места пребывания в связи с убытием за пределы территории Донецкой Народной Республики, инициатору запроса, за исключением правоохранительных органов, направляется сообщение (приложение 18) с внесением записи «снят с регистрационного учета»  с указанием куда выбыл.

По запросам правоохранительных органов предоставляется полная АСИ, имеющаяся в отношении запрашиваемых лиц, в виде  справки (приложение 10).

6.13.5. Принятие решения о запросе согласия субъекта АСИ на предоставление адресно-справочной информации осуществляется в соответствии с пунктами 6.9, 6.10, 6.11.

6.13.6. Принятие решения о направлении сообщения инициатору обращения об отсутствии сведений в случае, если в картотеке ОАСР сведений о запрашиваемом лице не имеется, осуществляется согласно приложению 18,  с внесением записи «По учетам не значится».

6.13.7. Регистрация ответа и его отправка инициатору обращения.

По результатам проверки инициатору обращения направляется справка о регистрации/пребывании  по месту жительства (приложения 4, 5) либо на обратной стороне бланка письменного обращения проставляется штамп (приложение 11) с заполнением на устанавливаемое лицо соответствующих данных. В графе «Примечание» Журнала учета поступивших запросов (приложение 12) производится отметка о том, что обращение возвращено его инициатору (с указанием даты возвращения).

Оформленные справки отправляются инициатору обращения в срок, не превышающий одного рабочего дня. Регистрация справок производится в Журнале учета поступивших обращений (приложение 12) проставлением в графе «Исполнено» исходящего порядкового номера справки, соответствующего порядковому номеру, указываемому в графе № 1 Журнала.

6.14. Устное обращение (телефонный запрос) о предоставлении АСИ регистрируется в Журнале ежедневного учета АСИ, выданной по телефону (приложение 12), в котором учитывается общее количество поступивших запросов. Данные о  лице (фамилия, имя, отчество, дата рождения), в отношении которого поступил запрос по телефону, регистрируется  в Журнале учета дежурств сотрудников ОАСР (приложение 13).

6.15. Устное обращение (телефонный запрос) о предоставлении АСИ должно содержать следующий обязательный перечень информации:

пароль,

фамилию, наименование подразделения,

полные (фамилия, имя, отчество в именительном падеже, дата рождения) либо частичные данные на запрашиваемое лицо в случаях, когда указать полные данные не представляется возможным.

6.15.1. Для уточнения фамилии проверяемого  лица, в случае необходимости, абоненту предлагается произнести ее с помощью звуковой азбуки. Например, фамилия Линк произносится: Л — Люба, И — Иван, Н — Ника, К — Костя.

6.16. Ответы на телефонные запросы даются четко и разборчиво. Сотрудник ОАСР  при ответе обязан назвать свою фамилию.

6.17. При исполнении запросов сотрудники ОАСР должны обязательно использовать знания алфавита, особенности построения картотеки и учитывать все имеющиеся данные на запрашиваемое лицо, предусматривать возможные варианты изменения фамилии, имени, отчества, а именно:

фамилии могут быть написаны в разных падежах;

окончания фамилий на «сон», «ман» могут быть заменены соответственно на «со», «ма»; «ко» на «ку»; «на» на «ну» и т. д.;

имя написано в укороченном, разговорном или в другом варианте.

6.18. На период изъятия талона или карточки из картотеки во время исполнения запроса или выполнения какого-либо иного задания сотрудник ОАСР вкладывает в картотеку именную закладку. Извлекать из картотеки талон без вложения именной закладки запрещается.

6.19. В случае имеющихся в картотеке нескольких талонов с одинаковыми установочными данными и отсутствия в запросе полных данных, его инициатору предлагается предоставить дополнительные данные о запрашиваемом лице, например, вносится запись: «Не представляется возможным однозначно определить запрашиваемое Вами лицо, предоставьте дополнительные сведения (отчество, дата, место рождения и т. д.)

6.20. В случае исполнения запросов правоохранительных органов с недостаточными установочными данными, при наличии в картотеке одного или двух талонов на лиц с похожими данными, выдается справка с отметкой «есть только» и делается примечание: «Уточните, являются ли эти лица теми, которые вами устанавливаются».

В случае наличия в картотеке больше двух талонов на лицо, которое устанавливается, по просьбе сотрудников правоохранительных органов сотрудником ОАСР проводится выборка по всем лицам в соответствии с имеющимися данными.

6.21. АСИ на лиц, талоны на которых изъяты из общей картотеки ОАСР в специальную картотеку, хранящуюся у начальника ОАСР, не подлежит распространению (передаче).

При поступлении запросов в отношении таких лиц сотрудники ОАСР докладывают о данных фактах начальнику подразделения, который ставит об этом в известность соответствующий орган (приложение 22), обеспечивающий безопасность, и действует по его указанию.

При поступлении запросов от правоохранительных органов АСИ предоставляется только после письменного согласия руководителя того подразделения, по чьей инициативе талон был помещен в специальную картотеку.

Пользователь электронного доступа к чтению АСИ при обращении к сведениям на этих лиц получает информацию, идентичную случаю отсутствия сведений в АСУ.

7. Ведение разыскной работы в ОАСР

7.1. Разыскные карточки поступают в ОАСР из Информационного центра МВД и регистрируются в Журнале учета поступления и изъятия разыскных карточек (приложение 14).

7.2. Карточки раскладываются в картотеку в день поступления. На каждой карточке указывается дата поступления и фамилия сотрудника, который разложил их в картотеку. Карточка, выставленная на лицо, находящееся в розыске, должна храниться в картотеке ОАСР вместе с талоном регистрации/снятия с регистрационного учёта по месту жительства, составленное на это лицо.

При раскладке карточек сотрудник ОАСР обязан сверить установочные  данные, содержащиеся в карточке и талоне. В случае имеющихся расхождений либо отсутствия талона регистрации/снятия с регистрационного учёта по месту жительства лица, объявленного в розыск,  направляется сообщение в ИЦ МВД ДНР для устранения расхождений и корректировки данных.

7.3. При обнаружении во время раскладки карточек талона регистрации по месту жительства разыскиваемого лица, информация об этом направляется инициатору розыска и органу внутренних дел по месту регистрации данного лица в виде уведомления (приложение 19), при этом в карточку вносится запись о направлении уведомления.

Уведомления регистрируются в Журнале учета  разыскиваемых лиц, которые установлены по данным ОАСР (приложение 21).

7.4. Если в картотеке имеется талон снятия с регистрации по месту жительства разыскиваемого лица, инициатору розыска об этом направляется уведомление (приложение 20). Во всех случаях в карточку вносится запись о направлении уведомления.

Уведомления регистрируются в Журнале учета  разыскиваемых лиц, которые установлены по данным ОАСР (приложение 21).

7.5. Карточки изымаются из картотеки на основании письма   Информационного центра МВД ДНР о прекращении розыска в течение двух суток.

Письма Информационного центра МВД регистрируются в Журнале учета поступления и изъятия разыскных карточек и хранятся в ОАСР на протяжении пяти лет.

8. Обеспечение защиты сведений, содержащихся в АСУ

8.1. Должностные лица территориальных подразделений и сотрудники ОАСР Миграционной службы МВД ДНР, на которых возложены обязанности по организации и ведению АСУ, в соответствии с законодательством Донецкой Народной Республики несут ответственность за разглашение сведений, доступ к которым ограничивается законодательством Донецкой Народной Республики, а также за обеспечение сохранности документов, поступающих в ОАСР.

8.2. В целях обеспечения сохранности информационных ресурсов, защиты содержащейся в них информации и предотвращения несанкционированных действий запрещается:

8.2.1. Разглашать информацию о структуре информационных систем ОАСР.

8.2.2. Разглашать сведения о паролях доступа к АСИ, другую информацию, связанную с программными и техническими средствами защиты данных, а также техническом оснащении.

8.2.3. Допускать в помещения нахождения АСУ посторонних лиц, в том числе должностных лиц территориальных подразделений МС МВД ДНР, без сопровождения начальника ОАСР.

8.2.4. Передавать талоны регистрации/снятия с регистрации по месту жительства, другие учётные документы неуполномоченным лицам.

8.2.5. Выносить в предусмотренных для этого случаях за пределы помещения учётные документы, если не обеспечены условия их сохранности и требования к защите конфиденциальной информации.

8.2.6. Производить изъятие, изменение, уничтожение учётных документов (сведений) без предусмотренных Инструкцией оснований.

8.3. Помещения, а также программные, технические средства, применяемые в работе ОАСР, должны обеспечивать защиту от несанкционированного доступа к информационным ресурсам.

9. Ответственность за нарушение требований Инструкции

9.1. Ответственность за нарушение требований Инструкции, своевременность обработки поступивших учётных документов, внесения изменений в АСУ, обработки запросов и обеспечения конфиденциальной информации возлагается на должностных лиц ОАСР.

9.2. Персональная ответственность должностных лиц ОАСР отражается в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства ДНР.

9.3. Ответственность за нарушение требований Инструкции наступает в порядке, установленном правовыми актами Донецкой Народной Республики.