(в ред. приказа Главного государственного управлении документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

На основании п.п. 4.2, 5.3 Положения о Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики, утвержденного Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 22.07.2015 № 13-34, а также в целях совершенствования организации работы Экспертных комиссий органов местного самоуправления, государственных предприятий, учреждений, организаций, работы по проведению экспертизы ценности, отбору документов, находящихся на ведомственном хранении, в состав Государственного архивного фонда Донецкой Народной Республики, –

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Типовое положение об Экспертной комиссии органа местного самоуправления, государственного предприятия, учреждения, организации, которое прилагается.

2. Главному специалисту – юрисконсульту (Митченко А.Ю.) подать настоящий Приказ в установленном порядке в Министерство юстиции Донецкой Народной Республики для проведения государственной регистрации.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

4. Настоящий Приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об Экспертной комиссии органа местного самоуправления, государственного предприятия, организации

(в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(в тексте Положения слово «, учреждения» исключено, слово «ГАФ» заменено словом «АФ», слово «сотрудников» заменено словом «работников», слово «ГГУДОАД» заменено словом «ОИВ», слова «территориальные архивные учреждения» во всех падежах заменены словами «архивные отделы (сектора) администраций городов (районов)» в соответствующих падежах  согласно приказу Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

I. Общие положения

1.1. В своей деятельности Экспертная комиссия  (далее – ЭК), руководствуется Конституцией и законодательством Донецкой Народной Республики, нормативными правовыми актами органа исполнительной власти Донецкой Народной Республики, осуществляющего в пределах своей компетенции государственное управление и реализацию государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства (далее – ОИВ), Положением об Экспертной комиссии  , разработанным на основании настоящего Типового положения об Экспертной комиссии органа местного самоуправления, государственного предприятия, организации.

(пункт 1.1 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

1.2. Постоянно действующая ЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Донецкой Народной Республики (далее – АФ ДНР), включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно- видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в .

(пункт 1.2 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

1.3. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководстве . Решения ЭК вступают в силу после утверждения протокола заседания комиссии руководителем .

(пункт 1.3 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

1.4. Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя ; секретарем ЭК, как правило, назначается заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив .

(абзац первый пункта 1.4 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя  из числа наиболее квалифицированных работников структурных подразделений, представителей службы делопроизводства.

(абзац второй пункта 1.4 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

В качестве экспертов к работе ЭК могут привлекаться представители вышестоящей организации и иных организаций.

(абзац третий пункта 1.4 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

II. Функции ЭК

ЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов АФ ДНР, образующихся в процессе деятельности .

2.2. ЭК государственного предприятия, организации (далее – организация), являющейся источником формирования АФ ДНР, рассматривает и в установленном порядке представляет после согласования с Центральной экспертной комиссии вышестоящей организации (далее – ЦЭК вышестоящей организации) в Центральную экспертно-проверочную комиссию при ОИВ (далее – ЦЭПК) предложения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также рассматривает и вносит предложения после согласования с ЦЭК вышестоящей организации в Экспертную комиссию архивного отдела (сектора) администрации города (района) (далее – ЭК архивного отдела) об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

ЭК организации, не являющейся источником формирования АФ ДНР, рассматривает и в установленном порядке представляет ЦЭК вышестоящей организации предложения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также рассматривает и вносит предложения ЦЭК вышестоящей организации об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

(пункт 2.2 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.3. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.4. Определяет организацию и порядок проведения работы по отбору документов на хранение и уничтожение в структурных подразделениях .

2.5. Рассматривает вопросы о приеме на ведомственное архивное хранение документов личного происхождения (записи воспоминаний старейших работников, дневники, письма и т.д.), способствующих созданию более полной истории .

2.6. Рассматривает и выносит решение об утверждении, согласовании:

положений об архиве;

индивидуальных инструкций по делопроизводству, индивидуальных номенклатур дел, памяток и правил по работе с документами в ;

описей дел (годовых разделов) постоянного хранения, в том числе специальной документации*;

описей дел по личному составу;

описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

актов об утрате документов;

актов о неисправимых повреждениях архивных документов (для документов, включенных в состав АФ ДНР);

графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение;

предложений структурных подразделений об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов.

(пункт 2.6 в нов.ред. на основании приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.7. ЭК организации, являющейся источником формирования АФ ДНР, представляет в ЭК архивного отдела и ЦЭПК* на утверждение, согласование:

описи дел (годовые разделы) постоянного хранения, в том числе специальной документации;

описи дел по личному составу;

акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

индивидуальные инструкции по делопроизводству (единоразово подаются на согласование в ЭК архивного отдела)*;

положения об ЭК и об архиве(единоразово подаются на согласование в ЭК архивного отдела)*;

индивидуальные номенклатуры дел.

(пункт 2.7 в нов.ред. на основании приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.8. ЭК организации, не являющейся источником формирования АФ ДНР, представляет в ЭК архивного отдела и в ЦЭПК на утверждение, согласование:

описи дел по личному составу;

акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

(пункт 2.8 в нов.ред. на основании приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.9. ЭК организации, не являющейся источником формирования АФ ДНР, представляет в ЦЭК вышестоящей организации на утверждение, согласование:

описи дел (годовые разделы) по личному составу, в том числе специальной документации;

акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов временных (до 10 лет включительно) и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, документов по личному составу;

предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов ;

индивидуальные инструкции по делопроизводству ;

положения об ЭК и об архиве ;

индивидуальные номенклатуры дел .

(пункт 2.9 в нов.ред. на основании приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.10. Совместно со службой делопроизводства организует для работников , консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

III. Права ЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям  по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в  делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений  письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу.

(пункт 3.2 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.3. Получать от структурных подразделений сведения и предложения, необходимые для проведения заседаний ЭК.

3.4. Заслушивать на заседаниях ЭК руководителей структурных подразделений  о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.5. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов, специалистов структурных подразделений  представителей вышестоящей организации, архивных отделов (сектора) администраций городов (районов) (по согласованию).

3.6. Информировать руководство  по вопросам своей компетенции.

3.7. Представлять  в вышестоящей организации, ЭК архивного отдела или ЦЭПК по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

(пункт 3.7 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

IV. Организация работы ЭК

4.1. Деятельность ЭК осуществляется в соответствии с утвержденным руководителем  годовым планом, организация разработки которого возлагается на секретаря ЭК.

После утверждения руководителем план работы ЭК предоставляется в вышестоящую организацию и архивные отделы (сектора) администраций городов (районов)*. После окончания календарного года ЭК архивного отдела* предоставляется отчет о выполнении плана работы ЭК.

(абзац второй пункта 4.1 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

4.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывается председателем и секретарем ЭК и вступает в силу с момента утверждения протокола руководителем .

4.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

4.4. Решения принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимают председатель ЭК и руководитель  (в необходимых случаях по согласованию с ЦЭК вышестоящей организации или ЭК архивных отделов (секторов) администраций городов (районов)*).

(пункт 4.4 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

4.5. ЭК постоянно взаимодействует с ЦЭК вышестоящей организации, ЭК архивных отделов (секторов) администраций городов (районов)*.

(пункт 4.5 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

4.6. В случае отказа руководителя  утвердить протокол ЦЭК (ЭК), ЭК может обратиться в ЦЭК вышестоящей организации, ЭК архивных отделов (секторов) администраций городов (районов)*, решение которых является окончательным.

(пункт 4.6 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

4.7. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

(пункт 4.7 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

4.8. Ведение делопроизводства ЭК, использование ее документов и ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря ЭК.

(пункт 4.8 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)

4.9. Секретарь ЭК по решению ее председателя обеспечивает созыв заседаний ЭК, составляет протоколы, сообщает структурным подразделениям  и отдельным лицам о решениях ЭК (в случае необходимости), осуществляет учет и составляет отчетность о проведенной работе.

(пункт 4.9 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 29.11.2019 № 50)

(см. текст в предыдущей редакции)