Номер и дата госрегистрации
RU95001323202400019 от 23.05.2024

В соответствии со статьями 2, 13 Федерального закона от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Устава муниципального образования городской округ Харцызск Донецкой Народной Республики, принятого решением Харцызского городского совета Донецкой Народной Республики первого созыва от 25 октября 2023 года № 5/1, подпунктом 16 пункта 2.6 раздела 2, подпунктом 1 пункта 2.9 раздела 2, пунктом 5.1 раздела 5 Положения об Администрации городского округа Харцызск Донецкой Народной Республики, утвержденного решением Харцызского городского совета Донецкой Народной Республики первого созыв от 10 ноября 2023 года № 8/3

1. Утвердить Положение о порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации городского округа Харцызск Донецкой Народной Республики (прилагается).

2. Заместителям и управляющему делами главы муниципального образования:

2.1. Принять меры по квалифицированному всестороннему рассмотрению письменных, устных обращений граждан, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», осуществлять контроль за выполнением поручений и соблюдением сроков рассмотрения обращений предусмотренных действующим законодательством.

2.2. Принять необходимые меры по повышению персональной ответственности должностных лиц за ненадлежащее реагирование на обоснованные предложения, заявления, жалобы граждан, организации работы с обращениями граждан по проведению личного приема граждан.

2.3. Согласовывать, в случае непредвиденных обстоятельств, замену приема граждан другим должностным лицом, одним из заместителей главы муниципального образования в соответствии с функциональным распределением обязанностей.

3. Координацию работы по выполнению настоящего распоряжения возложить на начальника отдела по работе с обращениями граждан Администрации городского округа Харцызск Кондратенко О.В.

4. Опубликовать настоящее постановление в официальном периодическом печатном издании – газете «Родина» Государственного унитарного предприятия Донецкой Народной Республики «Республиканский Медиа Холдинг».

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его опубликования.

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ХАРЦЫЗСК ДОНЕЦКОЙ
НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ

Глава 1. Общие положения

Статья 1. Общие положения и правовые основы работы с обращениями граждан

1.1. Настоящее Положение о порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации городского округа Харцызск Донецкой Народной Республики (далее – Положение) устанавливает порядок рассмотрения всех обращений граждан в Администрации городского округа Харцызск Донецкой Народной Республики (далее – Администрация):

1) граждан Российской Федерации, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами;

2) иностранных граждан и лиц без гражданства (далее — граждане), за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом;

3) объединений граждан, в том числе юридических лиц, а также объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляющих публично значимые функции.

1.2. Действие настоящего Положения не распространяется на следующие обращения граждан:

1) обращения, рассматриваемые в порядке уголовного, гражданского, арбитражного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях;

2) обращения, отнесенные законодательством Российской Федерации к компетенции Конституционного Суда Российской Федерации;

3) обращения, вытекающие из отношений, складывающихся внутри коллективов организаций и общественных объединений, регулируемых федеральным законодательством, их уставами и положениями.

4) иные обращения, в отношении которых законодательством Российской Федерации установлен специальный порядок рассмотрения.

1.3. В работе с обращениями граждан (далее — обращения) должностные лица руководствуются Конституцией Российской Федерации, принципами и нормами международного права и международных договоров Российской Федерации, федеральными законами, Федеральным законом от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (далее – Закон № 59), актами Президента Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Донецкой Народной Республики, законами и иными нормативными правовыми актами Донецкой Народной Республики, Уставом муниципального образования городской округ Харцызск Донецкой Народной Республики, правовыми актами Администрации городского округа Харцызск Донецкой Народной Республики, настоящим Положением, а также положениями об управлениях, отделах Администрации, должностными инструкциями.

1.4. Должностные лица Администрации, специалисты отраслевых (функциональных) органов осуществляют муниципальную функцию по рассмотрению обращений граждан в пределах своей компетенции.

Статья 2. Ведение делопроизводства по обращениям

2.1. Делопроизводство по обращениям ведется отдельно от общего делопроизводства. В Администрации работу с обращениями организует отдел по работе с обращениями граждан Администрации городского округа Харцызск Донецкой Народной Республики (далее – Отдел), а также специалисты в отраслевых (функциональных) органах, уполномоченные руководителями этих органов.

2.2. В функциональных (отраслевых) органах работа с документами, касающихся обращений, должна осуществляться по правилам, изложенным в данном Положении и в соответствии с требованиями Закона № 59.

Глава 2. Поступление, первичная обработка и регистрация обращений

Статья 3. Поступление и первичная обработка обращений

Обращения поступают в Администрацию по каналам почтовой связи, в форме электронного документа, в том числе с использованием федеральной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее – Единый портал), доставляются лично гражданами.

Обращения, поступившие в адрес Главы муниципального образования городской округ Харцызск Донецкой Народной Республики (далее — Глава округа), а также заместителей главы администрации муниципального образования (далее – Заместители главы) передаются в Отдел.

Обращения, полученные в форме электронного документа с указанием фамилии, почтового адреса отправителя, содержащие заявление, предложение или жалобу, распечатываются получателем на бумажном носителе и регистрируются как письменные обращения.

Обращения поступившие посредством информационной системы Единый портал направляются специалистом Отдела должностным лицам, в государственные и муниципальные учреждения и иные организации, осуществляющие публично значимые функции для направления указанными органами, организациями и их должностными лицами ответов на такие обращения по адресу (уникальному идентификатору) личного кабинета лица, направившего обращение, на Едином портале.

Статья 4. Регистрация обращений

4.1. Все поступившие в Администрацию письменные обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления согласно ч. 2. ст. 8 Закона № 59.

4.2. В Отделе регистрируются:

1) обращения, адресованные Главе округа, Заместителям главы, в том числе обращения, направленные в Администрацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления, от должностных лиц для рассмотрения по существу поставленных в них вопросов;

2) запросы материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений, поступившие из органов государственной власти, местного самоуправления и от должностных лиц, за исключением прокуратуры и судов.

4.3. Обращения, адресованные в отраслевые (функциональные) органы, регистрируются в этих органах.

4.4. При регистрации в правом нижнем углу первого листа обращения (если это место занято текстом – в любом свободном месте первого листа обращения) ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный номер документа. Если обращение поступило с сопроводительным письмом, на сопроводительном письме также ставится регистрационный штамп.

4.5. Регистрация обращений в Отделе осуществляется сотрудниками Отдела с использованием автоматизированной системы регистрации и контроля обращений граждан. При регистрации в электронную регистрационно-контрольную карточку вносится следующая информация: дата поступления обращения, регистрационный номер, фамилия и инициалы заявителя, адрес заявителя, социальный статус; в случае если обращение поступило с сопроводительным письмом – данные о корреспонденте, направившем обращение, а также отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения.

4.6. Регистрационный номер состоит из:

1) первой буквы фамилии;

2) порядкового номера поступившего документа;

3) индекса дела по номенклатуре.

Например: А-256/09-22, где А – первая буква фамилии, 256 – порядковый номер поступившего документа, 09-22 – индекс дела по номенклатуре.

4.7. При регистрации обращения проверяется, является ли обращение повторным. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина или коллектива граждан по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.

4.8. Обращения, поступившие от одного и того же гражданина или коллектива граждан в течение года, формируются в один том, номер которого является составной частью регистрационного номера обращения.

Глава 3. Рассмотрение обращений

Статья 5. Обязательность принятия обращений к рассмотрению. Сроки рассмотрения обращений

5.1. Обращения, поступившие в Администрацию и содержащие вопросы, решение которых относится к компетенции Администрации, подлежат обязательному рассмотрению. В случае необходимости обеспечивается рассмотрение обращения с выездом на место.

5.2. Рассмотрение поступивших в Администрацию обращений осуществляется Главой округа, Заместителями главы, руководителями отраслевых (функциональных) органов либо уполномоченными на то лицами.

Должностные лица Администрации обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений.

5.3. Все поступившие обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

Статья 6. Предварительное рассмотрение обращений

Предварительное рассмотрение обращений, зарегистрированных в Отделе, осуществляется начальником Отдела или лицом, официально исполняющим его обязанности, с целью направления обращений руководителям и исполнителям в соответствии с их компетенцией.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания обращений, а также с учетом вопросов, отнесенных к компетенции отраслевых (функциональных) органов.

Предварительное рассмотрение обращений, адресованных в отраслевые (функциональные) органы, осуществляется лицами, уполномоченными руководителями органов. После предварительного рассмотрения обращения передаются руководителям этих органов.

Статья 7. Порядок рассмотрения отдельных обращений на стадии предварительного рассмотрения

7.1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Такие обращения регистрируются с пометкой «Без подписи», «Без адреса» и списываются начальником отдела по работе с обращениями граждан в архив с указанием (резолюцией) «Для учета, в дело». Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

7.2. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

7.3. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

7.4. Орган местного самоуправления или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

7.5. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

7.6. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу.

7.7. Согласно ч. 5, п. 5.1 ст. 11 Закона № 59 в случае поступления в орган местного самоуправления или должностному лицу письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте данных государственного органа или органа местного самоуправления в информационно – телекоммуникационной сети «Интернет», гражданину, направившему обращение, в течении семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом, обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

Статья 8. Рассмотрение обращений Главой округа, Заместителями главы

8.1. После предварительного рассмотрения начальником Отдела обращения передаются специалисту Отдела для заполнения полей электронной регистрационно-контрольной карточки:

1) краткое содержание обращения;

2) фамилия и инициалы Главы округа или Заместителя главы, которому направляется обращение.

Главе округа или Заместителям главы передается обращение с приложениями.

8.2. Если в обращении содержатся вопросы, входящие в сферу деятельности нескольких Заместителей главы, сотрудник Отдела копирует обращение и направляет его каждому Заместителю главы для рассмотрения вопросов по компетенции, о чем делается отметка в электронной регистрационно-контрольной карточке.

8.3. Глава округа, Заместители главы, руководители отраслевых (функциональных) органов и территориальных отделов рассматривают обращения и дают поручения исполнителям в виде резолюций.

8.4. Если решение вопросов, поставленных в обращении, не входит в сферу деятельности, закрепленную за Заместителем главы обращение возвращается в Отдел для направления другому заместителю главы в течение двух дней.

В случае разногласия между Заместителями главы по содержанию обращения окончательное решение по данному вопросу принимает Глава округа или во время его отсутствия Заместитель главы — исполняющий полномочия Главы округа.

8.5. Все рассмотренные Главой округа и Заместителями главы обращения возвращаются в Отдел в течение двух дней со дня рассмотрения руководителем.

8.6. В соответствии с поручениями, содержащимися в резолюциях Главы округа, Заместителей главы, специалисты Отдела в течение одного – двух дней со дня возврата после рассмотрения руководителем вносят в электронную регистрационно-контрольную карточку следующие данные:

1) дата возврата после рассмотрения руководителем;

2) дата отправки исполнителю;

3) фамилия и инициалы исполнителя;

4) поручение.

Затем направляют обращения исполнителям для решения вопросов и подготовки ответов.

Передача обращений исполнителям осуществляется специалистом Отдела в течение одного – двух дней.

Статья 9. Рассмотрение обращений в отраслевых (функциональных) органах

9.1. Обращения, поступившие в отраслевые (функциональные) органы рассматриваются в сроки установленные Законом № 59

9.2. Руководители отраслевых (функциональных) органов:

1) рассматривают обращение и обеспечивают его исполнение;

2) дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

3) при необходимости уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другие государственные органы, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

В целях объективного и всестороннего рассмотрения обращений руководители органов имеют право пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

9.3. В случае если обращение содержит вопросы, исполнение которых должно осуществляться в различных отраслевых (функциональных), территориальных органах с правами юридического лица, каждый исполнитель готовит отдельный ответ по вопросу, находящемуся в его компетенции.

9.4. Если исполнение одного поручения по обращению было дано нескольким лицам, ответственным за подготовку ответа на обращение является лицо, указанное в резолюции первым (ответственный исполнитель).

Соисполнители не позднее, чем за два дня до наступления срока ответа на обращение представляют ответственному исполнителю информацию и материалы, необходимые для подготовки ответа.

Ответственный исполнитель осуществляет контроль за сроками исполнения, готовит проект ответа.

9.5. В случае если обращение, направленное исполнителю в соответствии с резолюцией Главы округа или Заместителя главы, не может быть исполнено в отраслевом (функциональном) органе, (вопросы, поставленные в обращении, не входят в компетенцию этого органа), данный орган в течение одного – двух дней с момента получения и не позднее семи дней со дня регистрации обращения в Отделе возвращает обращение Заместителю главы, рассмотревшему обращение, для направления по компетенции. Затем обращение с новой резолюцией в течение одного рабочего дня возвращается в Отдел для передачи новому исполнителю. Специалист Отдела вносит изменения в электронную регистрационно-контрольную карточку.

Статья 10. Требования к письменному ответу

10.1. Исполнитель готовит ответ заявителю по существу поставленных в обращении вопросов. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.

В ответе, направляемом в государственные органы, органы местного самоуправления, должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения.

10.2. Проект ответа готовится исполнителем в трех экземплярах:

1) для направления заявителю;

2) для хранения в деле (контрольный экземпляр);

3) копия для хранения в деле (исполнителю).

В случае если обращение поступило в Администрацию для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов из органов государственной власти, органов местного самоуправления с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения, готовится также ответ для направления в организацию (организации) или должностному лицу, приславшим обращение.

10.3. В случае если в резолюции содержится поручение подготовить ответ за подписью Главы округа или Заместителя главы, готовится проект ответа за подписью указанного лица.

В случае если в резолюции Главы округа или Заместителя главы содержится поручение рассмотреть обращение и дать ответ заявителю, ответ готовится за подписью руководителя отраслевого (функционального) органа, которому поручено рассмотрение обращения (или лица, официально его замещающего).

Если обращение поступило в отраслевой (функциональный) орган, то ответ готовится за подписью руководителя этого органа (или лица, официально его замещающего).

10.4. Исполнитель, подготавливающий проект ответа, визирует его контрольный экземпляр. В случае если ответ готовится за подписью Главы округа или Заместителя главы, контрольный экземпляр ответа визируется руководителем органа.

10.5. Ответы оформляются в соответствии с требованиями, установленными инструкцией по делопроизводству в Администрации.

Ответы за подписью Главы округа и Заместителей главы оформляются на бланке письма Администрации (с угловым расположением реквизитов), за подписью руководителей отраслевых (функциональных) органов – на бланках писем отраслевых (функциональных) органов (с угловым расположением реквизитов).

10.6. После подписания ответов Главой округа или Заместителями главы ответы возвращаются в Отдел через отдел документационного обеспечения и контроля Администрации. Специалистами Отдела осуществляется регистрация ответов и внесение в соответствующие поля электронных регистрационно-контрольных карточек сведений об исполнении обращений и о списании их в дело. Зарегистрированные ответы передаются специалисту Отдела для направления заявителям.

Ответы за подписью руководителей отраслевых (функциональных) органов регистрируются в данных органах. Один экземпляр ответа направляется заявителю по почте, другой (контрольный) остается в этом органе.

10.7. Ответы на обращения, поступившие в форме электронного документа, направляются заявителям по почтовому адресу, указанному в обращении.

10.8. Ответы на коллективные обращения граждан направляются на имя первого лица, подписавшего обращение (если в обращении не указано конкретное лицо, которому следует направить ответ), или на адрес лица, указанного на конверте.

Статья 11. Продление срока рассмотрения обращений

11.1. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса предусмотренного ч. 2. ст. 12 Закона № 59, срок рассмотрения обращений может быть продлен, но не более чем на 30 дней.

11.2. Срок рассмотрения обращения может быть продлен должностным лицом, рассмотревшим обращение, или лицом, официально исполняющим его обязанности. Объективные причины для продления срока излагаются исполнителем в дополнительном ответе заявителю не позднее, чем за пять дней до истечения контрольного срока, установленного должностным лицом, рассмотревшим обращение.

Аргументированный ответ заявителю о продлении срока, направляется должностному лицу, рассмотревшему обращение.

11.3. Если обращение зарегистрировано в Отделе, исполнитель направляет в Отдел ответ заявителю о продлении срока рассмотрения обращения с резолюцией Главы округа или Заместителя главы. Измененный срок рассмотрения обращения вносится в электронную регистрационно-контрольную карточку.

Статья 12. Предоставление справочной информации о рассмотрении обращений

12.1. В соответствии с ч. 2, ст. 5 Закона № 59 заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, если это не затрагивает прав, свобод и законных интересов других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

12.2. Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведет Отдел, а также специалисты в отраслевых (функциональных) органах, назначенные руководителями этих органов.

12.3. По устному запросу гражданина ему предоставляется информация по следующим вопросам:

1) о получении обращения и направлении его на рассмотрение;

2) об отказе в рассмотрении обращения;

3) о продлении срока рассмотрения обращения;

4) о результатах и сроках рассмотрения обращения.

Глава 4. Особенности рассмотрения отдельных обращений Главой округа,
Заместителями главы и руководителями отраслевых (функциональных) органов

Статья 13. Прекращение переписки с гражданином

В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава округа, Заместитель главы, руководитель отраслевого (функционального) органа вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу (при условии, что указанное обращение и ранее поступившие обращения направлялись в Администрацию или одному и тому же должностному лицу Администрации).

Если такое обращение поступило на имя Главы округа, Заместителя главы, решение о прекращении переписки может принять Глава округа или Заместитель главы, рассмотревший обращение. В этом случае гражданину дается ответ, уведомляющий о прекращении с ним переписки по данному вопросу за подписью Главы округа или Заместителя главы. Проект ответа готовит исполнитель по поручению руководителя, рассмотревшего обращение.

Если такое обращение адресовано в отраслевой (функциональный) орган, решение принимается руководителем этого органа и ответ заявителю направляется за его подписью или за подписью уполномоченного на то лица.

Статья 14. Направление обращения в орган или должностному лицу, в компетенцию которых входят поставленные в обращении вопросы

14.1. Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации, данное обращение направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, подписанным Главой округа или Заместителем главы, руководителем отраслевого (функционального) органа (или лицами, официально их замещающими).

14.2. Письменные обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.

Статья 15. Запрет направления жалобы на рассмотрение в орган или лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

Если в соответствии с этим запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение направляется исполнителю (с резолюцией Главы округа) для подготовки ответа с разъяснением права гражданина обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

Статья 16. Разглашение сведений, составляющих государственную тайну или иную охраняемую федеральным законом тайну

Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, по решению Главы округа, Заместитель главы (в соответствии с резолюцией), готовит сообщение гражданину о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Если такое обращение адресовано в отраслевой (функциональный) орган, ответ готовится этим органом.

Сообщение гражданину о невозможности дать ответ по существу подписывается должностным лицом, принявшим такое решение, и направляется гражданину.

Статья 17. Рассмотрение обращений и запросов, поступивших в Администрацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения

17.1. Если обращение поступило в Администрацию на имя Главы округа, Заместителя главы или в Администрацию без указания конкретного должностного лица для рассмотрения по существу поставленных в обращении вопросов из органов государственной власти, органов местного самоуправления с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения:

1) обращение рассматривается Главой округа или Заместителем главы в обычном порядке и направляется с поручением исполнителю для подготовки проекта ответа за подписью Главы округа или Заместителя главы, рассмотревшего обращение;

2) проект ответа готовится исполнителем в сроки, указанные в резолюции, и направляется на подпись Главе округа или Заместителю главы, рассмотревшему обращение.

17.2. Если обращение поступило из органов государственной власти, органов местного самоуправления, от должностных лиц с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения обращения, и адресовано в отраслевой (функциональный) орган, ответ заявителю и в организацию (должностному лицу), направившую обращение, подписывается руководителем этого органа или лицом, официально его замещающим.

17.3. Согласно ч. 2. ст. 10 Закона № 59 если в адрес должностного лица поступил запрос о предоставлении документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, должностное лицо обязано в течение 15 дней предоставить запрашиваемые документы и материалы, за исключением содержащих сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

Глава 5. Личный прием граждан в Администрации

Статья 18. Организация личного приема

18.1. Личный прием граждан (далее – Прием) в Администрации проводится Главой округа, Заместителями главы, управляющим делами администрации муниципального образования городского округа (далее – Управляющий делами), руководителями отраслевых (функциональных) органов или уполномоченными на то лицами.

18.2. Организацию Приема граждан Главой округа, Заместителями главы, Управляющим делами обеспечивает Отдел.

18.3. Прием граждан Главой округа, Заместителей главы, Управляющим делами осуществляется в соответствии с графиком Приема, который составляется начальником Отдела и согласуется с Управляющим делами.

18.4. Информация о месте и времени проведения Приема размещается на стенде в Администрации, официальном сайте Администрации, а также посредством публикации.

18.5. Прием граждан Главой округа, Заместителями главы, Управляющим делами осуществляется по предварительной записи, которая ведется Отделом.

Во время записи на Прием специалистом Отдела заполняется карточка личного приема гражданина, в которой заполняются следующие обязательные поля:

1) фамилия, имя, отчество;

2) адрес заявителя;

3) краткое содержание обращения;

4) фамилия и инициалы лица, на прием к которому записывается гражданин;

5) дата приема;

6) номер телефона;

7) социальный статус.

18.6. Специалист Отдела запрашивает у отраслевых (функциональных) органов, необходимую для проведения Приема (материалы, документы, сведения и т.д.), по вопросам, поставленным в обращении гражданина. Осуществляет подборку всех имеющихся в Отделе материалов, касающихся данного заявителя. Подготовленные материалы обобщаются и предоставляются Главе округа или Заместителям главы, Управляющему делами в ходе Приема.

18.7. В Приемах, проводимых Главой округа, Заместителями главы или Управляющим делами или уполномоченными на то лицами должен присутствовать начальник или специалист Отдела. По усмотрению Главы округа ведущего Прием, Заместителей главы или Управляющего делами на Прием могут быть приглашены сотрудники Администрации или представители сторонних организаций.

18.8. Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего личность гражданина.

18.9. Должностное лицо, ведущее Прием, по результатам рассмотрения обращения гражданина доводит до его сведения свое решение о том, кому будет поручено рассмотрение обращения, либо разъясняет, где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу поставленных в нем вопросов (в случае, если рассмотрение поставленных в обращении вопросов не входит в компетенцию Администрации), принимает решение о постановке обращения на контроль. Принятое решение фиксируется в карточке Приема.

Если в ходе Приема, гражданин излагает свое обращение в письменном виде, оно подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с настоящим Положением.

18.10. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе Приема, о чем делается запись в карточке Приема гражданина.

В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

18.11. В ходе Приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

18.12. Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на Прием в первоочередном порядке.

Статья 19. Прием граждан в отраслевых (функциональных) органах

Специалисты Отдела ведут Прием ежедневно в рабочее время с перерывом на обед. Специалисты Отдела ведут Прием граждан в день их обращения без предварительной записи или дают консультации по телефону.

Глава 6. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений

Статья 20. Осуществление контроля за рассмотрением обращений граждан

20.1. На контроль ставятся все обращения, требующие ответа. Контроль за объективным, всесторонним и своевременным рассмотрением обращений в Администрации возлагается на должностных лиц Администрации либо на уполномоченных на то лиц. Должностные лица Администрации обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

Контроль за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет Отдел, а также специалисты отраслевых (функциональных) органов, уполномоченные руководителями этих органов.

20.2. Глава округа, Заместители главы, Управляющий делами, руководители отраслевых (функциональных) органов несут персональную ответственность за правильность определения исполнителей, принятие решения по обращению, в том числе решения оставить обращение без ответа или прекратить переписку, соблюдение сроков рассмотрения обращений, своевременность продления сроков рассмотрения обращений, содержание подписываемых ответов.

Исполнители несут персональную ответственность за качественное и своевременное исполнение поручений по обращению, своевременность извещения руководителей о необходимости продления сроков исполнения поручений по обращениям, содержание и оформление подготовленных ответов.

Специалисты Отдела несут персональную ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений, обеспечение контроля за соблюдением установленных законом сроков рассмотрения обращений.

20.3. Начальник Отдела наделяется полномочиями по подготовке и подписанию следующих документов:

1) писем и служебных записок в отраслевые (функциональные) органы, направленных на решение оперативных вопросов, возникающих при работе с обращениями, обеспечение объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений, а также писем и служебных записок в отраслевые (функциональные) органы информационного характера, касающихся работы с обращениями граждан;

2) докладных записок о нарушениях сроков рассмотрения и исполнения обращений отраслевыми (функциональными) органами, а также докладных и служебных записок, направленных на решение оперативных вопросов, возникающих при работе с обращениями, обеспечение объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений;

3) справок, отчетов и других информационно-аналитических материалов по работе с обращениями.

20.4. Обращения граждан считаются исполненными и могут быть сняты с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.

После получения ответа на обращение, зарегистрированное в Отделе, специалист Отдела вносит информацию об исполнении обращения в электронную регистрационно-контрольную карточку. Затем ответ и обращение с приложениями представляется Главе округа, Заместителю главы рассмотревшему данное обращение для ознакомления и принятия решения о снятии обращения с контроля.

Руководитель, или замещающее его лицо рассмотревший обращение, принимает решение о снятии обращения с контроля. В регистрационно-контрольной карточке, прилагаемой к обращению, руководитель в графе «Списание в дело» ставит подпись и дату. Затем обращение с приложениями и ответом возвращается в Отдел.

20.5. Для обеспечения контроля за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений Отдел направляет исполнителям напоминания о сроке исполнения обращений.

Регулярно проводится анализ поступивших в Администрацию обращений (в том числе анализ количества и тематик обращений, статистических данных, динамики показателей и т.д.).

Справки, отчеты и другие информационно-аналитические материалы по работе с обращениями направляются Главе округа.

20.6. Отделом осуществляются плановые (по мере необходимости) проверки состояния работы с обращениями в отраслевых (функциональных) органах. К осуществлению проверок могут быть привлечены специалисты отраслевых (функциональных) органов по согласованию с их руководителями.

Данные, полученные в ходе проверок, обобщаются и представляются в виде справок, составляемых начальником Отдела. Информация о результатах проверок доводится до сведения должностных лиц Администрации.

Глава 7. Формирование и хранение дел по обращениям

Статья 21. Формирование и хранение дел в Отделе

21.1. Обращения, зарегистрированные в Отделе, после их исполнения со всеми относящимися к ним материалами и ответами возвращаются в Отдел.

21.2. Обращения граждан (оригиналы и копии), ответы на них и материалы, связанные с их рассмотрением, а также материалы по личному приему (выездному приему) граждан формируются в дела по номенклатуре дел. Повторные обращения и дополнительные документы, поступившие в течение текущего календарного года, формируются в дела в соответствии с п.8 ст. 4 настоящего Положения. Дела подлежат хранению в течение пяти лет (в случае неоднократного обращения – пяти лет после последнего рассмотрения) в Отделе.

Статья 22. Формирование и хранение дел в отраслевых (функциональных) органах

22.1. В отраслевых (функциональных) органах хранятся обращения, адресованные в эти органы, и ответы на них.

22.2. Хранение документов по обращениям граждан производится централизованно, в подразделении или у специалиста, которые отвечают за ведение делопроизводства по обращениям граждан в этих органах.

22.3. В отраслевых (функциональных) органах дела хранятся в соответствии с установленными номенклатурой дел сроками.