(утратил силу с 19.12.2022 — приказ Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 28.11.2022 № 13)

(в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

В целях организации работы Центральной экспертно-проверочной комиссии при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики, руководствуясь п. 4.2, 5.6 Положения о Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики, утвержденного Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 22.07.2015 № 13-34, п. 6.1. Положения о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики, утвержденного приказом Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики от 25.12.2015 № 34, зарегистрированного в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики 31.12.2015 под регистрационным № 874

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Регламент работы Центральной экспертно-проверочной комиссии при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики, который прилагается.

2. Главному специалисту – юрисконсульту (А.Ю. Митченко) подать настоящий Приказ в установленном законодательством порядке в Министерство юстиции Донецкой Народной Республики для проведения государственной регистрации.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя начальника Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики Мартынчук М.Н.

4. Настоящий Приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Регламент работы Центральной экспертно-проверочной комиссии при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики

(в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(В тексте Регламента слово «начальник» в соответствующем падеже заменено словом «руководитель» в соответствующем падеже согласно приказу Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(В тексте Регламента слово «сотрудник» в соответствующем числе и падеже заменено словом «работник» в соответствующем числе и падеже согласно приказу Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

I. Общие положения

1.1. Центральная экспертно-проверочная комиссия при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики осуществляет свою деятельность на основании Положения о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики, утвержденного приказом Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики (далее – ГГУДОАД) от 25 декабря 2015 года № 34 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики 31 декабря 2015 года, регистрационный № 874) (в редакции приказа ГГУДОАД от 25 ноября 2019 года № 47) и настоящего Регламента.

(пункт 1.1 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

1.2. На заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики (далее – ЦЭПК) рассматриваются научно-методические и практические вопросы, связанные с определением состава и экспертизой ценности документов, а также включением их в состав и исключением из состава Архивного фонда Донецкой Народной Республики.

(абзац первый в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

ЦЭПК определяет:

1) состав документов для комплектования государственных архивов, архивных отделов (секторов) администраций городов (районов) (далее – архивные отделы);

(абзац третий в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

2) состав особо ценных и уникальных документов;

3) порядок организации документооборота в делопроизводстве органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждении и организаций Донецкой Народной Республики (далее – Организации);

4) систему работы центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий (далее – ЦЭК и ЭК соответственно) организаций – источников комплектования государственных архивов и архивных отделов (далее – организация – источник комплектования).

(абзац шестой в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

При организации работы ЦЭПК учитываются предложения государственных архивов, архивных отделов, предложения председателя и членов ЦЭПК, предложения организаций – источников комплектования.

(абзац седьмой в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

II. Планирование работы ЦЭПК

2.1. Работу ЦЭПК организует председатель и секретарь ЦЭПК в соответствии с утвержденным планом. Секретарь ЦЭПК составляет план работы ЦЭПК на год, который после рассмотрения на заседании ЦЭПК утверждает руководитель ГГУДОАД.

2.2. Состав ЦЭПК утверждается приказом руководителя ГГУДОАД.

2.3. В состав ЦЭПК входят:

1) председатель ЦЭПК – первый заместитель руководителя ГГУДОАД;

2) заместитель председателя ЦЭПК – руководитель структурного подразделения ГГУДОАД;

3) секретарь ЦЭПК – работник структурного подразделения ГГУДОАД, обеспечивающего подготовку вопросов для рассмотрения ЦЭПК;

(абзац четвертый в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

4) заместитель секретаря ЦЭПК – работник одного из структурных подразделений ГГУДОАД;

(абзац пятый в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

5) члены ЦЭПК – работники ГГУДОАД, определенные приказом руководителя ГГУДОАД, а также работники Организаций (по согласованию).

2.4. Для решения профильных вопросов на заседания ЦЭПК могут приглашаться работники государственных архивов, архивных отделов, научных и иных организаций, чьи вопросы рассматриваются ЦЭПК.

(пункт 2.4 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.5. ЦЭПК имеет право приглашать на заседания представителей Организаций, подавших документы на согласование в ЦЭПК в случае рассмотрения вопросов, в ходе обсуждения которых может возникнуть необходимость уточнения сведений, указанных в документах.

2.6. Заседания ЦЭПК созываются по мере необходимости, но не реже 2 раз в квартал.

2.7. Документы рассматриваются ЦЭПК не позднее 45 дней со дня их регистрации секретарём ЦЭПК. При необходимости срок рассмотрения документов может быть продлен по решению председателя ЦЭПК до 10-ти дней.

2.8. Решение о дате проведения ЦЭПК принимает председатель ЦЭПК. Секретарь ЦЭПК за 5 дней до проведения заседания оповещает членов ЦЭПК и заинтересованных лиц о месте, дате и времени проведения заседания.

(пункт 2.8 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.9. Заседание считается правомочным, если на нем присутствует более половины членов ЦЭПК. При разделении голосов поровну право решающего голоса принадлежит председателю ЦЭПК.

III. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЦЭПК

3.1. Документы, направляемые на рассмотрение ЦЭПК, предоставляются секретарю ЦЭПК в бумажном и электронном виде с сопроводительным письмом, подписанным руководителем Организации, с указанием всех представленных документов.

Документы, представленные на рассмотрение ЦЭПК на электронную почту ГГУДОАД в сети Интернет только в электронном виде, к рассмотрению не принимаются.

Право принимать документы для рассмотрения на ЦЭПК имеет секретарь ЦЭПК, а в случае его отсутствия – заместитель секретаря ЦЭПК.

(пункт 3.1 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.2. Ведение и хранение учетных и отчетных документов ЦЭПК осуществляет секретарь ЦЭПК, а в случае его отсутствия – заместитель секретаря ЦЭПК.

(пункт 3.2 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.3. Регистрация документов секретарем ЦЭПК осуществляется при наличии необходимого количества экземпляров документов, оформленных в соответствии с нормативными требованиями, подписей в них, а также отметки о рассмотрении данных документов на заседании ЦЭК (ЭК) Организации. Перечень документов, представляемых на рассмотрение ЦЭПК, приведен в приложении 1 к настоящему Регламенту.

(пункт 3.3 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.4. Секретарь ЦЭПК проверяет правильность оформления представленных документов, их комплектность и регистрирует полученные документы в Журнале регистрации документов, представленных на рассмотрение ЦЭПК (Приложение 2).

(пункт 3.4 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.5. Прием документов на рассмотрение ЦЭПК прекращается в конце первой декады декабря текущего года.

3.6. Рассмотрению на ЦЭПК подлежат документы, поступившие не позднее 10 рабочих дней до проведения заседания.

3.7. Ответственность за качество предоставляемых на рассмотрение ЦЭПК документов возлагается на должностных лиц Организации, составивших документы и ЦЭК (ЭК) Организации, представившей документы.

(пункт 3.7 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.8. Документы, представленные на ЦЭПК без необходимого количества экземпляров, установленных настоящим Регламентом, или не имеющие необходимых реквизитов, к рассмотрению на ЦЭПК не принимаются. Документы, присланные по почте без необходимого количества экземпляров или не имеющие необходимых реквизитов, возвращаются секретарем ЦЭПК без регистрации в течение 2-х рабочих дней.

(пункт 3.8 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.9. Председатель ЦЭПК определяет эксперта из членов ЦЭПК, ответственного за подготовку данного вопроса для рассмотрения на заседании комиссии в течение 2-х рабочих дней после регистрации документов.

3.10. После определения эксперта секретарь ЦЭПК в течение одного рабочего дня передает все документы, поступившие на рассмотрение ЦЭПК, эксперту.

3.11. В ходе подготовки вопроса для рассмотрения на ЦЭПК, эксперт составляет экспертное заключение, в котором указывает соответствие представленных документов нормативным правовым актам, предлагает проект решения о согласовании документов или о возврате их на доработку Организации, представившей документы.

(пункт 3.11 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.12. Экспертное заключение составляется на каждый вопрос отдельно. При этом если на рассмотрение представлено несколько видов документов (номенклатура дел, инструкция по делопроизводству, опись дел, акт, положение об архиве и т.д.) Организации, в экспертном заключении должны быть отражены все представленные документы.

3.13. Экспертное заключение передается секретарю ЦЭПК за 2 рабочих дня до проведения заседания. В случае не предоставления секретарю ЦЭПК заключения эксперта в указанные сроки, вопрос не вносится в повестку дня, а эксперт представляет председателю ЦЭПК служебную записку с указанием причин не предоставления документов. Вопрос может быть включен в повестку дня в порядке исключения только с разрешения председателя ЦЭПК. Председатель ЦЭПК может принять решение о внеплановом рассмотрении вопроса на ЦЭПК.

3.14. Перечень всех вопросов, поступивших на рассмотрение очередного заседания ЦЭПК, секретарем ЦЭПК направляется председателю ЦЭПК не позднее чем за два рабочих дня до проведения заседания.

(пункт 3.14 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.15. Секретарь ЦЭПК обеспечивает возможность всем членам ЦЭПК ознакомиться с документами, включенными в повестку дня очередного заседания.

3.16. Эксперт, ответственный за проверку качества подготовки документов к рассмотрению на заседании ЦЭПК и подготовку заключения:

(абзац первый в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

1) изучает документы, полученные на рассмотрение, в том числе с выездом в организацию (в случае необходимости);

2) готовит экспертное заключение в письменном виде, передает его секретарю ЦЭПК и представляет его на заседании ЦЭПК.

3.17. По результатам голосования членов ЦЭПК документы Организации могут быть:

1) утверждены, согласованы (без замечаний);

2) возвращены Организации (в случае неутверждения, несогласования).

(пункт 3.17 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.18. На утвержденные, согласованные документы проставляется штамп с указанием даты и номера протокола ЦЭПК.

Документы считаются утвержденными, согласованными только в случае наличия выписки из протокола заседания ЦЭПК, заверенной гербовой печатью ГГУДОАД, и при наличии штампа ЦЭПК на последнем листе документа, прошедшего утверждение, согласование.

(пункт 3.18 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.19. Документы, которые не прошли утверждение, согласование, возвращаются в организацию с сопроводительным письмом на имя руководителя и выпиской из протокола. Письмо регистрирует секретарь ЦЭПК в журнале регистрации исходящих документов ЦЭПК (Приложение 3).

(пункт 3.19 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

(пункт 3.20 искл. в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

(пункт 3.21 искл. в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

IV. Проведение заседаний ЦЭПК

4.1. Заседание ЦЭПК проводится в соответствии с повесткой дня.

4.2. Повестка дня составляется на основании экспертных заключений, представленных экспертами секретарю ЦЭПК за 2 рабочих дня до проведения очередного заседания.

4.3. Заседание ЦЭПК проводится на базе ГГУДОАД, на базе государственных архивов, архивных отделов или на базе Организации, в том случае, если членам ЦЭПК необходим комплексный осмотр документов Организации. Выездные заседания ЦЭПК проводятся по решению председателя ЦЭПК.

(пункт 4.3 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

4.4. Заседание ведет председатель ЦЭПК, а в случае его отсутствия заместитель председателя ЦЭПК.

4.5. Эксперт, готовивший экспертное заключение, озвучивает его остальным членам на заседании ЦЭПК, выносит на голосование проект решения.

4.6. В ходе рассмотрения представленных документов члены ЦЭПК вносят свои предложения и замечания к документам, которые фиксирует эксперт. После обсуждения вопроса проходит голосование по принимаемому решению.

4.7. В случае невозможности присутствовать на заседании ЦЭПК, эксперт передает свое экспертное заключение и документы секретарю ЦЭПК не позднее, чем за два дня до заседания. Секретарь ЦЭПК озвучивает данный вопрос на заседании ЦЭПК. Решение по данному вопросу принимается членами ЦЭПК с учетом заключения эксперта.

(пункт 4.7 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

4.8. Решения ЦЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих членов ЦЭПК. При разделении голосов поровну окончательное решение принимается председателем ЦЭПК.

(пункт 4.8 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

4.9. Заседание ЦЭПК протоколируется секретарем ЦЭПК.

V. Порядок составления протокола ЦЭПК и выписки из него

5.1. Протокол заседания, заключения экспертов и дополнение к заключению с учетом замечаний членов ЦЭПК с приложением необходимых документов предоставляются председателю ЦЭПК секретарем ЦЭПК не позднее 10 рабочих дней после проведения заседания.

5.2. Протокол заседания подписывается председателем ЦЭПК и секретарем ЦЭПК, после чего представляется на утверждение руководителю ГГУДОАД.

5.3. Каждый приглашенный на заседание, имеет право ознакомиться с протоколом заседания ЦЭПК и иными документами по каждому вопросу, в решении которого он принимал участие.

5.4. Протокол заседания оформляется на бланке ГГУДОАД, на листе бумаги формата А4 (210 х 297 мм) (Приложение 4).

5.5. Протокол оформляется на основании экспертных заключений и записей, сделанных непосредственно во время заседания. Протокол должен содержать записи всех докладчиков и участников. Протокол составляется в краткой форме, детальное описание документов вносится в заключение эксперта.

5.6. Датой протокола является дата заседания.

5.7. Номером протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года.

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола.

5.8. Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

5.9. В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы (инициал имени) председателя ЦЭПК и секретаря ЦЭПК, фамилии и инициалы постоянных членов ЦЭПК и приглашенных на заседание лиц в алфавитном порядке с обозначением их должностей.

(пункт 5.9 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

5.10. В повестке дня перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение заседания ЦЭПК, и закрепляется последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков. Каждый пункт повестки дня должен четко отражать суть рассматриваемого вопроса. Не допускается включать в повестку дня пункты «Разное», «и другое».

5.11. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Указанные слова печатаются прописными буквами без отступа от границы левого поля. После слов ставится двоеточие.

В разделе «СЛУШАЛИ» указывается фамилия и инициалы докладчика, тема доклада.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются выступления принявших участие в обсуждении вопроса. Выступления оформляют в протоколе с обозначением фамилий и инициалов выступающих с кратким изложением речи. Все замечания, сделанные в ходе обсуждения, фиксирует секретарь ЦЭПК для последующего внесения в протокол.

В разделе «РЕШИЛИ» отражается принятое решение. Решение принимается по каждому документу.

(абзац восьмой в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

5.12. Вид контроля и сроки подачи информации (при необходимости) о выполнении решений ЦЭПК определяются в тексте самого решения.

5.13. Снятие с контроля решения ЦЭПК осуществляется председателем ЦЭПК.

5.14. Не допускается оформление протокола и дополнений к нему в табличной форме.

5.15. Решения ЦЭПК заносятся секретарем ЦЭПК в журнал регистрации документов, поданных на рассмотрение ЦЭПК.

5.16. По результатам рассмотрения на заседании ЦЭПК вопросов (документов) заинтересованным юридическим лицам направляется выписка из протокола (Приложении 5).

5.17. Выписка из протокола оформляется на бланке ГГУДОАД, на листе бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Выписка из протокола является точной копией части текста протокола, касающейся вопроса повестки дня, по которому готовится выписка.

Из протокола в выписку без изменений переносятся дата и номер протокола, место проведения заседания. Вся вводная часть протокола переносится в выписку целиком, в повестке дня указывается необходимый вопрос с указанием порядкового номера по протоколу.

(абзац второй в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

Из основной части текста протокола в выписку переносится только тот раздел или несколько разделов, которые касаются соответствующих вопросов повестки дня.

Из оригинала протокола переносится реквизит «подпись»: инициалы и фамилии председателя ЦЭПК и секретаря ЦЭПК.

(абзац четвертый в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

5.18. Выписка из протокола подписывается председателем ЦЭПК и секретарем ЦЭПК, после чего утверждается руководителем ГГУДОАД. На грифе утверждения ставится гербовая печать.

(пункт 5.18 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

VI. Учетные документы ЦЭПК

6.1. Учетными документами ЦЭПК являются:

1) журнал регистрации документов, поданных на рассмотрение ЦЭПК;

2) журнал регистрации исходящих документов ЦЭПК.

6.2. Журнал регистрации документов, поданных на ЦЭПК необходим для фиксации поступления документов, поданных на рассмотрение ЦЭПК, а также для суммарного учета количества и видов документов, представленных на ЦЭПК.

В конце каждого года в журнал вносится итоговая запись о количестве документов, представленных на ЦЭПК, с разделением по видам документов.

6.3. Для регистрации утвержденных, согласованных ЦЭПК документов, секретарем ЦЭПК вносится запись в журнал регистрации документов, поданных на рассмотрение ЦЭПК.

(пункт 6.3 в ред. приказа Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

6.4. Для оптимизации делопроизводства ЦЭПК могут быть заведены дополнительные журналы.

(пункт 6.4 введен приказом Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР от 25.11.2019 № 48)