(утратил силу с 02.06.2023 — приказ Министерства юстиции ДНР от 22.05.2023 № 157-ОД)

В целях установления единого подхода к организации нотариальной деятельности в Донецкой Народной Республике, в соответствии с частью 2 статьи 16, пунктом 7 части 1 статьи 18, частью 1 статьи 26 Закона Донецкой Народной Республики «О нотариате», руководствуясь пунктом 1.2, подпунктом 4.1.4 пункта 4.1, подпунктом 4.2.9 пункта 4.2, пунктом 4.4 Положения о Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики, утвержденного Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 17 декабря 2016 года № 13-47,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Требования к рабочему месту нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, порядок его изменения и порядок замещения временно отсутствующего нотариуса в пределах одного нотариального округа (прилагается).

2. Признать утратившими силу:

2.1. Приказ Министерства юстиции Донецкой Народной Республики от 21 декабря 2016 года № 1124 «Об утверждении Требований к рабочему месту нотариуса», зарегистрированный в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики 28 декабря 2016 года, регистрационный № 1798;

2.2. Приказ Министерства юстиции Донецкой Народной Республики от 21 декабря 2016 года № 1123 «Об утверждении Порядка проведения сертификации рабочего места нотариуса», зарегистрированный в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики 28 декабря 2016 года, регистрационный № 1797;

2.3. Приказ Министерства юстиции Донецкой Народной Республики от 18 сентября 2015 года № 618 «Об утверждении Положения о порядке регистрации нотариальной деятельности и замещения нотариуса», зарегистрированный в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики 21 сентября 2015 года, регистрационный № 511.

3. Контроль исполнения настоящего Приказа возложить на директора Департамента организации и контроля государственных и юридических услуг Министерства юстиции Донецкой Народной Республики.

4. Настоящий Приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Требования к рабочему месту нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, порядок его изменения и порядок замещения временно отсутствующего нотариуса в пределах одного нотариального округа

I. Общие положения

1.1. Настоящие Требования к рабочему месту нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную  деятельность, порядок его изменения и порядок замещения временно отсутствующего нотариуса в пределах одного нотариального округа (далее — Требования), устанавливают единый подход к организации нотариальной деятельности, свободного доступа в помещение, которое является рабочим местом нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность (далее — нотариус), неукоснительного обеспечения соблюдения нотариальной тайны при совершении нотариальных действий, строгой сохранности нотариальных документов, печати и штампов нотариуса, бланков единого образца для совершения нотариальных действий и архива нотариуса; порядку изменения рабочего места нотариуса в пределах одного нотариального округа; порядку замещения временного отсутствующего нотариуса в пределах одного нотариального округа.

1.2. Нотариус может осуществлять нотариальную деятельность только при наличии акта соответствия рабочего места нотариуса или судебного решения, вступившего в законную силу, которым акт о несоответствии рабочего места нотариуса признан незаконным.

1.3. Акт соответствия рабочего места нотариуса — результат проверки помещения на предмет соответствия рабочего места нотариуса условиям, предусмотренным настоящими Требованиями, и признания его допустимым для использования в качестве рабочего места нотариуса (далее – рабочее место) с целью совершения нотариальных действий.

1.4. При наличии акта соответствия рабочего места нотариуса (далее — акт), утвержденного руководителем структурного подразделения Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, к компетенции которого отнесены полномочия в сфере нотариата, проведение повторной проверки на предмет соответствия того же рабочего места не требуется.

II. Требования к рабочему месту нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность

2.1. Нотариус вправе иметь только одно помещение для размещения рабочего места.

2.2. Совершение нотариальных действий вне помещения, которое является рабочим местом нотариуса, допускается только в случаях, установленных законодательством.

2.3. Нотариус имеет право размещать рабочее место в помещении при наличии права собственности, пользования помещением.

2.4. Для соблюдения нотариальной тайны нотариус должен иметь отдельный кабинет и осуществлять прием граждан в нем.

2.5. В помещении не могут находиться, осуществлять профессиональную деятельность лица, деятельность которых не связана с совершением нотариальных действий или лица, которые предоставляют дополнительные услуги правового или технического характера, связанные с ними, кроме лиц, которые по договорам (соглашениям, контрактам) с нотариусом выполняют работы по обеспечению деятельности нотариуса.

2.6. Если стены кабинета нотариуса сделаны из металлопластиковых или других конструкций, они должны быть непрозрачными.

2.7. Для защиты от несанкционированного проникновения в помещение, обязательно наличие охранной сигнализации (средств реагирования на несанкционированное проникновение) в установленном законодательством Донецкой Народной Республики порядке.

2.8. В помещении обязательно наличие противопожарной сигнализации в установленном законодательством Донецкой Народной Республики порядке.

2.9. Входные двери в помещение должны быть металлическими или защищенными металлическими роллетами, или другими современными средствами защиты входной двери.

Дверь в кабинете нотариуса должна быть оборудована замком.

2.10. Окна должны быть оборудованы металлическими решетками или защитными металлическими роллетами, или другими современными средствами защиты, независимо от этажа, на котором расположено помещение.

2.11. Если стены дома стеклянные, на стекло должна быть нанесена бронированная ударопрочная пленка.

2.12. Рабочее место нотариуса должно быть оснащено металлическим несгораемым сейфом для хранения печатей, штампов, бланков единого образца для совершения нотариальных действий. Сейф должен быть прикреплен анкерным либо иным видом крепления, выполняющим аналогичную функцию, способом к полу или стенам (к железобетонным блокам или равнозначным по прочности конструкциям).

2.13. Архив нотариуса и документы нотариального делопроизводства должны храниться в металлическом(их) шкафу(ах) в отдельной комнате для хранения архивных документов или в кабинете нотариуса, или на полках в отдельной комнате для хранения архивных документов, защищенной металлической дверью, оборудованной замком.

2.14. Запрещается размещать шкафы для хранения архива нотариуса и документы нотариального делопроизводства в комнатах, где посетители могут иметь к ним свободный доступ.

2.15. В помещении должна быть комната, предназначенная для пребывания лиц, ожидающих приема у нотариуса (приемная комната).

2.16. Если в помещении работают два или более нотариусов:

архив каждого нотариуса должен храниться в отдельных металлических шкафах или отдельных комнатах для хранения архивных документов,

у каждого нотариуса должен быть отдельный сейф для хранения печатей, штампов и бланков единого образца для совершения нотариальных действий,

каждый нотариус должен иметь отдельный кабинет для одновременной и независимой от другого нотариуса работы,

количество кабинетов нотариуса в помещении, где находится рабочее место, не может быть меньше, чем количество нотариусов, осуществляющих нотариальную деятельность в его пределах,

нотариусам разрешается совместное использование одной приемной комнаты.

2.17. Помещение, в котором расположено рабочее место, должно обеспечивать сохранность документов нотариального делопроизводства и архива нотариуса в течение всего срока осуществления им нотариальной деятельности.

2.18. Для работы с документами лица, работающие с нотариусом на основании гражданско-правовых или трудовых договоров (помощник(-и), секретарь(-ри), стажер(-ы)) должны находиться в отдельной, оборудованной необходимой мебелью и техникой, комнате.

2.19. В приемной комнате в удобном для обозрения месте должен быть размещен информационный стенд с представленной информацией:

копия выписки из Реестра нотариусов в Донецкой Народной Республике,

номер(-а) средств связи с нотариусом,

адрес, график работы, номер телефона «горячей линии» Министерства юстиции Донецкой Народной Республики,

адрес, график работы, номер телефона Республиканского нотариального архива Министерства юстиции Донецкой Народной Республики,

адрес, график работы, номер телефона Нотариальной палаты Донецкой Народной Республики,

перечень услуг правового и технического характера, предоставляемых нотариусом и размер платы за их предоставление,

размеры тарифов за совершение нотариальных действий с указанием льготных категорий граждан,

справочно-информационные материалы и т.п.

2.20. Нотариус должен осуществлять прием граждан не менее пяти часов в день и пяти рабочих дней в неделю.

2.21. Помещение должно быть обеспечено интернет-подключением.

2.22. Доступ в помещение нотариуса должен быть свободным и удобным для посетителей (не допускается размещение рабочего места в подвальных помещениях, киосках или других временных сооружениях).

2.23. Если помещение размещено в жилой квартире, жилом доме, вход должен быть отдельный с улицы.

2.24. Если помещение находится в жилом доме, оно должно располагаться не выше второго этажа.

2.25. Помещение может находиться в здании свободного назначения (административное, офисное и т.п.) при условии обеспечения свободного доступа лиц для обращения к нотариусу за совершением нотариального действия.

2.26. Для идентификации рабочего места у входа в здание размещается информационная вывеска о наличии в данном здании нотариуса.

2.27. Для идентификации нотариуса у входа в помещение размещается информационная вывеска, которая должна содержать следующую информацию: Донецкая Народная Республика, Министерство юстиции Донецкой Народной Республики,  наименование нотариального округа, надпись «НОТАРИАЛЬНАЯ КОНТОРА», если в помещении работают два и более нотариусов, или «НОТАРИУС», если нотариус работает единолично, график работы нотариуса (информация о времени начала и окончания рабочего дня, времени обеденного перерыва, выходных днях) и график приема граждан, если он отличается от графика работы нотариуса.

III. Проверка на предмет соответствия рабочего места настоящим Требованиям

3.1. Лицо, сдавшее квалификационный экзамен, а также нотариус (далее — заявитель), подает в структурное подразделение Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, к компетенции которого отнесены полномочия в сфере нотариата, заявление (п. 3.2 Требований) с приложениями (п. 3.3 Требований).

3.2. В заявлении о проведении проверки на предмет соответствия рабочего места нотариуса указывается:

фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя,

адрес расположения рабочего места, которое необходимо проверить,

номер(а) средств связи заявителя,

адрес электронной почты заявителя.

3.3. К заявлению о проведении проверки на предмет соответствия рабочего места нотариуса прилагаются:

копия выписки из Реестра нотариусов в Донецкой Народной Республике,

копия документа, подтверждающего право собственности, пользования помещением.

3.4. Структурное подразделение Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, к компетенции которого отнесены полномочия в сфере нотариата, за 5 календарных дней до дня осуществления проверки, направляет заявителю уведомление о проведении проверки на предмет соответствия рабочего места нотариуса настоящим Требованиям.

3.5. В уведомлении указывается:

дата (период) проведения проверки на предмет соответствия рабочего места нотариуса настоящим Требованиям,

фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя,

фамилия, инициалы должностного лица структурного подразделения Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, к компетенции которого отнесены полномочия в сфере нотариата (далее – должностное лицо), которому поручено провести проверку на предмет соответствия рабочего места нотариуса настоящим Требованиям.

3.6. Уведомление направляется на электронную почту заявителя или вручается лично.

3.7. Структурное подразделение Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, к компетенции которого отнесены полномочия в сфере нотариата, не позднее 15 рабочих дней со дня получения заявления, проводит проверку помещения на предмет соответствия рабочего места настоящим Требованиям. По результатам проверки составляется акт соответствия рабочего места нотариуса (Приложение 1) или акт о несоответствии рабочего места нотариуса (Приложение 2), который утверждается руководителем структурного подразделения Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, к компетенции которого отнесены полномочия в сфере нотариата в двух экземплярах, один из которых выдается лицу, сдавшему квалификационный экзамен или нотариусу, а второй хранится в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики.

3.8. В случае возникновения конфликта интересов при проведении проверки рабочего места нотариуса, должностное лицо должно незамедлительно прекратить проверку и в письменном виде известить об этом руководителя структурного подразделения Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, к компетенции которого отнесены полномочия в сфере нотариата. В таком случае проведение проверки рабочего места нотариуса проводится без подачи нового заявления, на основании уведомления о замене должностного лица, не позднее 10 рабочих дней со дня отправки (вручения) уведомления.

В уведомлении о замене должностного лица указывается:

дата (период) проведения проверки на предмет соответствия рабочего места нотариуса,

фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя,

фамилия, инициалы должностного лица, которому поручено провести проверку на предмет соответствия рабочего места нотариуса настоящим Требованиям.

Уведомление о замене должностного лица направляется на электронную почту заявителя или вручается лично.

3.9. Если заявитель не согласен с актом о несоответствии рабочего места нотариуса, он имеет право обжаловать его в судебном порядке.

3.10. Нотариус может осуществлять нотариальную деятельность по решению суда, вступившему в законную силу, которым признан незаконным акт о несоответствии рабочего места нотариуса.

3.11. При проведении проверки на предмет соответствия рабочего места нотариуса настоящим Требованиям, по требованию должностного лица, заявителем предоставляются документы и их копии, подтверждающие соблюдение настоящих Требований.

3.12. Договоры на предоставление услуг охраны помещения и пожарного наблюдения должны быть заключены нотариусом или лицом, сдавшим квалификационный экзамен, с юридическими лицами, прошедшими государственную регистрацию и имеющими право на предоставление таких услуг, в соответствии с действующим законодательством Донецкой Народной Республики.

IV. Предоставление отсрочки по выполнению настоящих Требований

4.1. В случае невозможности соблюдения определенных требований к рабочему месту по причинам, не зависящим от лица, сдавшего квалификационный экзамен или нотариуса (отсутствие возможности предоставления услуг, определенных настоящими Требованиями), проверка соответствия рабочего места может быть проведена при условии предъявления  гарантийного письма от юридических лиц, предоставляющих такие услуги, об обязательстве предоставления этих услуг. По истечении указанного в гарантийном письме  срока (который не должен превышать шести месяцев), в течение 15 календарных дней нотариус предоставляет структурному подразделению Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, к компетенции которого отнесены полномочия в сфере нотариата, документы, подтверждающие выполнение отсроченных требований.

4.2. Лицам, сдавшим квалификационный экзамен или нотариусам, которые намереваются осуществлять деятельность в помещениях, в которых ранее располагались государственные нотариальные конторы, в случае необходимости, предоставляется отсрочка на установку средств оперативного охранного и пожарного реагирования сроком до шести календарных месяцев.

4.3. О предоставлении отсрочки делается отметка в графе «Примечания» акта соответствия рабочего места. По истечении срока, на который предоставлялась отсрочка, в течение 15 календарных дней нотариус предоставляет структурному подразделению Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, к компетенции которого отнесены полномочия в сфере нотариата, документы, подтверждающие выполнение отсроченных требований.

4.4. В случаях, если соблюдение требований о наличии средств оперативного охранного и пожарного реагирования невыполнимо по причине отсутствия возможности наблюдения за ними специальными службами на конкретной территории, а также реагирования ими на сигнал тревоги, что подтверждается официальными документами таких служб или соответствующих уполномоченных органов, такие требования нотариусу не предъявляются.

V. Изменение рабочего места нотариуса в пределах одного нотариального округа

5.1. Если нотариус желает изменить адрес рабочего места в пределах одного нотариального округа, он обязан подать в структурное подразделение Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, к компетенции которого отнесены полномочия в сфере нотариата, заявление (п. 3.2 Требований) с приложениями (п. 3.3 Требований).

5.2. Структурное подразделение Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, к компетенции которого отнесены полномочия в сфере нотариата:

проводит проверку помещения на предмет соответствия рабочего места нотариуса настоящим Требованиям,

вносит сведения в Реестр нотариусов в Донецкой Народной Республике об изменении рабочего места нотариуса.

VI. Замещение временно отсутствующего нотариуса в пределах одного нотариального округа

6.1. Замещение временно отсутствующего нотариуса осуществляется другим нотариусом в пределах одного нотариального округа.

6.2. Основанием для замещения временно отсутствующего нотариуса является приказ Министерства юстиции Донецкой Народной Республики о наделении нотариуса полномочиями по замещению временно отсутствующего нотариуса, который издается на период временного отсутствия нотариуса.

6.3. В случае временной невозможности исполнения своих обязанностей, нотариус подает в Министерство юстиции Донецкой Народной Республики  заявление о передаче полномочий по осуществлению нотариальной деятельности, подписанное им и нотариусом, готовым принять полномочия по осуществлению нотариальной деятельности временно отсутствующего нотариуса.

6.4. В заявлении о передаче полномочий по осуществлению нотариальной деятельности указываются:

6.4.1. причины временного отсутствия или временной невозможности исполнения нотариусом своих обязанностей,

6.4.2. период временного отсутствия или временной невозможности исполнения нотариусом своих обязанностей,

6.4.3. фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, готового принять полномочия по осуществлению нотариальной деятельности временно отсутствующего нотариуса.

6.5. В течение пяти рабочих дней со дня получения заявления о передаче полномочий по осуществлению нотариальной деятельности:

6.5.1. Министерство юстиции Донецкой Народной Республики издает приказ о наделении нотариуса полномочиями по замещению временно отсутствующего нотариуса;

6.5.2. структурное подразделение Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, к компетенции которого отнесены полномочия в сфере нотариата, вносит соответствующие сведения в Реестр нотариусов в Донецкой Народной Республике.

6.6. При передаче полномочий нотариуса замещающему его нотариусу, период замещения временно отсутствующего нотариуса исчисляется в календарных днях, которые исчисляются с 00 часов 00 минут и оканчиваются в 24 часа 00 минут.

6.7. Полномочия лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса, прекращаются в случае:

6.7.1. приостановления полномочий нотариуса;

6.7.2. прекращения полномочий нотариуса;

6.7.3. подачи письменного заявления нотариуса, замещающего временно отсутствующего нотариуса;

6.7.4. подачи письменного заявления нотариуса;

6.7.5. привлечения нотариуса, замещающего временно отсутствующего нотариуса, к дисциплинарной ответственности при осуществлении им нотариальной деятельности.

6.8. Министерство юстиции Донецкой Народной Республики издает приказ о приостановлении или прекращении полномочий нотариуса, замещающего временно отсутствующего нотариуса, с указанием причины приостановления или прекращения указанных полномочий.

6.9. Сведения о приостановлении или прекращении полномочий нотариуса, замещающего временно отсутствующего нотариуса, вносятся в Реестр нотариусов в Донецкой Народной Республике.