В соответствии с Конституцией Донецкой Народной Республики, Законом Донецкой Народной Республики от 09.07.2015 года № 61 – ІНС «О персональных данных», Законом Донецкой Народной Республики от 24.08.2015 года № 71 — ІНС «Об информации и информационных технологиях»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных в Министерстве культуры Донецкой Народной Республики (прилагается).

2. Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания.

3. Приказ подлежит направлению на государственную регистрацию в Министерство юстиции Донецкой Народной Республики.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

ПОЛОЖЕНИЕ

о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных в Министерстве культуры Донецкой Народной Республики

I. Общие положения.

1.1. Положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных в  Министерстве культуры Донецкой Народной Республики (далее — Положение) разработано в соответствии с Конституцией Донецкой Народной Республики, Законом Донецкой Народной Республики от 09.07.2015 года № 61 — ІНС «О персональных данных», Законом Донецкой Народной Республики от 24.08. 2015 года № 71 — ІНС «Об информации и информационных технологиях», иными нормативными актами, действующими на территории Донецкой Народной Республики.

1.2. Цель разработки Положения — определение порядка обработки персональных данных в Министерстве культуры Донецкой Народной Республики (далее – Министерство культуры); обеспечение защиты прав и свобод физических лиц при обработке их персональных данных, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным в Министерстве культуры, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

II. Основные понятия и состав персональных данных

2.1. В целях настоящего Положения используются следующие основные понятия:

2.1.1. персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

1) К персональным данным могут относиться:

а) сведения, содержащиеся в  документе,  удостоверяющем личность субъекта персональных данных (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес регистрации, семейное положение и др.);

б) информация, содержащаяся в трудовой книжке субъекта персональных данных;

в) информация,  содержащаяся  в  страховом  свидетельстве государственного пенсионного страхования;

г) сведения, содержащиеся в документах воинского учета;

д) сведения об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или подготовки;

е) информация  медицинского характера, в случаях, предусмотренных законодательством;

ё) сведения, содержащиеся в свидетельстве о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории Донецкой Народной Республики;

ж) иная информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому субъекту персональных данных.

2.1.2. информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

2.1.3. субъект персональных данных:

1) работник или иное физическое лицо, состоящее в договорных отношениях с Министерством культуры;

2) физическое лицо, обратившееся в Министерство культуры с целью получения разрешительных документов на ввоз, вывоз, временный вывоз культурных ценностей;

3) иное физическое лицо, в отношении которого  Министерство культуры обладает информацией, относящейся к персональным данным.

2.1.4. оператор — Министерство культуры;

2.1.5. обработка персональных данных – сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

2.1.6. распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

2.1.7. предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

2.1.8. блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

2.1.9. уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

2.1.10. обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

2.1.11. неавтоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных в картотеках, бумажных носителях без использования средств автоматизации;

2.1.12. автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

2.1.13. информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

2.1.14. ответственное лицо за организацию обработки персональных данных – должностное лицо, которое осуществляет методическое руководство и контроль работы должностных, уполномоченных на обработку персональных данных;

2.1.15. должностное лицо, уполномоченное на обработку персональных данных – лицо, которое непосредственно осуществляет обработку персональных данных.

III. Принципы обработки персональных данных

3.1. Министерство культуры осуществляет обработку персональных данных, исходя из следующих принципов:

3.1.1. обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе;

3.1.2. обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;

3.1.3. не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;

3.1.4. обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;

3.1.5 содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

3.1.6. при обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных;

3.1.7. хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен действующем законодательством, либо договором, стороной которого является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено действующим законодательством.

IV. Порядок и условия обработки персональных данных

4.1. Обработка персональных данных допускается в случаях, предусмотренных Законом Донецкой Народной Республики «О персональных данных», в частности:

4.1.1.обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;

4.1.2 обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международными договорами или законом Донецкой Народной Республики, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Донецкой Народной Республики на оператора функций, полномочий и обязанностей;

4.1.3 обработка персональных данных необходима для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Донецкой Народной Республики;

4.1.4. обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных;

4.1.5. обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

4.1.6. обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц;

4.1.7. обработка персональных данных осуществляется в статистических целях, при условии обязательного обезличивания персональных данных;

4.1.8. осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе (далее — персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных);

4.1.9. осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с законодательством Донецкой Народной Республики.

4.2. Получение персональных данных осуществляется оператором лично у каждого субъекта персональных данных, либо у его представителя, имеющего соответствующие полномочия.

V. Цель и порядок сбора персональных данных

5.1. Обработку персональных данных в Министерстве культуры осуществляют соответствующие структурные подразделения:

5.1.1. отдел правовой и кадровой работы;

5.1.2. отдел бухгалтерского учета и бюджетного планирования;

5.1.3. отдел охраны культурного наследия.

Обработку персональных данных могут осуществлять иные подразделения, должностными лицами Министерства культуры, когда такая обработка связана с исполнением Оператором властных полномочий и т.п.

5.2. Отдел правовой и кадровой работы обеспечивает формирование баз персональных данных:

5.2.1. кандидатов на замещение вакантных должностей государственных служащих в Министерстве культуры. Согласие на обработку персональных данных должно быть получено от кандидата в момент подачи заявления на конкурс, на основании предложенной формы (Приложение № 1);

5.2.2. работников Министерства при их приеме, переводе и увольнении. Согласие на обработку персональных данных должно быть получено в момент оформления трудовых отношений, на основании предложенной формы (Приложение № 2);

Целью обработки персональных данных работников Министерства является обеспечение реализации трудовых отношений, административно-правовых, налоговых отношений и отношений в сфере бухгалтерского учета, отношений в сфере управления человеческими ресурсами, в частности кадровым потенциалом, согласно Конституции Донецкой Народной Республики, трудового законодательства, налогового законодательства.

5.3. Отдел бухгалтерского учета и бюджетного планирования обеспечивает формирование баз персональных данных работников Министерства культуры и контрагентов Министерства культуры.

Целью обработки персональных данных контрагентов Министерства культуры и иных лиц, является установление договорных отношений между субъектом персональных данных и Министерством культуры путем заключения договора, одной из сторон которого, либо выгодоприобретателем по которому является субъект персональных данных; исполнение обязательств Министерства культуры перед субъектом персональных данных по договору с ним; установление гражданских, налоговых отношений, отношений в сфере бухгалтерского учета, согласно Конституции, гражданского законодательства, хозяйственного законодательства, налогового законодательства и др.

Обработка персональных данных контрагента необходима для установления договорных отношений (заключения необходимых договоров, соглашений, актов, протоколов и других документов).

Согласие на обработку персональных данных, оформляется  в  момент подписания договора, на основании предложенной формы (Приложение № 3).

5.4. Отдел охраны культурного наследия обеспечивает формирование баз персональных данных при выдачи разрешительных документов на ввоз, вывоз, временный вывоз культурных ценностей, а также иных случаях предусмотренным действующим законодательством. Согласие на обработку персональных данных, должно быть получено в момент подачи заявления, на основании предложенной формы (Приложение № 4).

5.5. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем.

В случае если согласие на обработку персональных данных дается представителем субъекта персональных данных от его лица, уполномоченными должностными лицами проверяются полномочия представителя (установленные в доверенности либо основанные на иных документах).

5.6. Согласие на обработку персональных данных подписывается субъектом персональных данных собственноручно либо его представителем.

5.7. Согласие на обработку своих персональных данных должно включать в себя:

5.7.1. фамилию, имя, отчество субъекта персональных данных, адрес, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

5.7.2. фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя;

5.7.3. полное наименование и адрес Министерства культуры;

5.7.4. цель обработки персональных данных;

5.7.5. перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

5.7.6. перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых Министерством культуры способов обработки персональных данных;

5.7.7. срок, в течение которого действует согласие на обработку персональных данных, а также способ его отзыва;

5.7.8. подпись субъекта персональных данных.

5.8. Если персональные данные получены не от субъекта персональных данных, Министерство культуры до начала обработки таких персональных данных обязано предоставить субъекту персональных данных следующую информацию:

5.8.1. наименование либо фамилия, имя, отчество и адрес оператора или его представителя;

5.8.2. цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

5.8.3. предполагаемые пользователи персональных данных;

5.8.4. установленные Законом Донецкой Народной Республики «О персональных данных» права субъекта персональных данных;

5.8.5. источник получения персональных данных.

5.9. Министерство культуры освобождается от обязанности предоставить субъекту персональных данных сведения, предусмотренные п. 5.8. настоящего Положения, в случаях, если:

5.9.1. субъект персональных данных уведомлен об осуществлении обработки его персональных данных соответствующим оператором;

5.9.2. персональные данные получены оператором на основании Закона Донецкой Народной Республики «О персональных данных» или в связи с исполнением договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;

5.9.3. персональные данные сделаны общедоступными субъектом персональных данных или получены из общедоступного источника;

5.9.4. оператор осуществляет обработку персональных данных для статистических или иных исследовательских целей, для осуществления профессиональной деятельности журналиста либо научной, литературной или иной творческой деятельности, если при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных;

5.9.5. предоставление субъекту персональных данных сведений, предусмотренных пунктом 5.8. настоящего Положения, нарушает права и законные интересы третьих лиц.

VI. Права и обязанности оператора

6.1. Министерство культуры обязано принять меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом Донецкой Народной Республики «О персональных данных».

6.1.1. К таким мерам относятся:

1) назначение ответственного лица за организацию обработки персональных данных;

2) издание документов по вопросам персональных данных;

3) осуществление внутреннего контроля и (или) аудита соответствия обработки персональных данных Законом Донецкой Народной Республики «О персональных данных»;

4) оценка вреда, который может быть причинен субъекту персональных данных в случае нарушения Закона Донецкой Народной Республики «О персональных данных»;

5) ознакомление должностных лиц, уполномоченных на обработку персональных данных, с положениями законодательства Донецкой Народной Республики о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющую политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучении указанных работников.

VII. Ответственное лицо за организацию обработки персональных данных, его обязанности и права.

7.1. Должностные лица, ответственные за организацию обработки персональных данных получают указания непосредственно от Министра культуры и подотчетны ему.

7.2. Должностное лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных в Министерстве культуры обязано:

7.2.1. знать и выполнять требования действующего законодательства Донецкой Народной Республики, иных действующих нормативных и руководящих документов, а также внутренних инструкций и положений, регламентирующих деятельность по обработке и защите персональных данных;

7.2.2. отслеживать изменения действующего законодательства Донецкой Народной Республики по вопросам защиты и обработке персональных данных;

7.2.3. осуществлять внутренний контроль за соблюдением должностными лицами, уполномоченными на обработку персональных данных законодательства Донецкой Народной Республики «О персональных данных», в том числе требований к защите персональных данных;

7.2.4. доводить до сведения должностным лицам, уполномоченным на обработку персональных данных положения законодательства Донецкой Народной Республики о персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, требований к защите персональных данных;

7.2.5. организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей и (или) осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов;

7.2.6. участвовать в проведении служебных расследований по фактам нарушения функционирования информационной системы персональных данных, а также других случаев нарушения правил обработки и защиты персональных данных, в соответствующем структурном подразделении;

7.2.7. входить в состав комиссии по уничтожению материальных носителей информации, используемых соответствующими структурными подразделениями министерства;

7.3. Должностное лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных в Министерстве культуры имеет право:

7.3.1. требовать от должностных лиц, уполномоченных на обработку персональных данных, безусловного соблюдения установленных правил обработки и защиты персональных данных;

7.3.2. требовать от должностных лиц, уполномоченных на обработку персональных данных прекращения обработки персональных данных, в случаях их неправомерного использования и нарушения установленного порядка обработки;

7.3.3. принимать необходимые правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных;

7.3.4. осуществлять внутренний контроль и (или) аудит соответствия обработки персональных данных Закону Донецкой Народной Республики «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним локальным нормативным актам;

7.3.5. производить оценку вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения Закона Донецкой Народной Республики «О персональных данных», соотношение указанного вреда и принимаемых оператором мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных данным законом;

7.3.6. уведомлять уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных до начала обработки персональных данных о своем намерении осуществлять обработку персональных данных, в порядке предусмотренном Законом Донецкой Народной Республики «О персональных данных», за исключением следующих случаев:

1) персональные данные обрабатываются в соответствии с трудовым законодательством;

2) персональные данные получены оператором в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, если персональные данные не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта персональных данных и используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных;

3) сделанных субъектом персональных данных общедоступными;

4) включающих в себя только фамилии, имена и отчества субъектов персональных данных;

5) необходимых в целях однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях.

7.4. На время отсутствия должностного лица, ответственного за организацию обработки персональных данных, его обязанности возлагаются на лицо, штатно замещающее его.

VIII. Должностное лицо, уполномоченное на обработку персональных данных. Его обязанности и права

8.1. Должностное лицо, уполномоченное на обработку персональных данных в установленном порядке подписывает обязательства о неразглашении информации, содержащей персональные данные (приложение № 5);

8.2. Должностное лицо, уполномоченное на обработку персональных данных в Министерстве культуры обязано:

8.2.1. не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законом;

8.2.2. надлежащим образом соблюдать обязательство о неразглашении информации, содержащей персональные данные;

8.2.3. знать и выполнять требования действующего законодательства Донецкой Народной Республики, иных действующих нормативных и руководящих документов, а также внутренних инструкций и положений, регламентирующих деятельность по обработке и защите персональных данных;

8.2.4. осуществлять прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей;

8.2.5. соблюдать правила использования персональных данных, порядок их учета и хранения, исключать доступ к ним посторонних лиц;

8.2.6. обрабатывать только те персональные данные, к которым получен доступ в силу исполнения служебных обязанностей;

8.2.7. При получении персональных данных от субъекта персональных данных (его представителя) на личном приеме:

1) разъяснить права, цели и порядок обработки персональных данных;

2) предложить предоставить Министерству культуры согласие на обработку персональных данных по утвержденной форме;

3) разъяснить последствия отказа предоставить персональные данные, передача которых в соответствии с законодательством является обязательной.

8.3. Должностному лицу, уполномоченному на обработку персональных данных в Министерстве культуры запрещается:

8.3.1. использовать сведения, содержащие персональные данные, в неслужебных целях, а также в служебных целях – при ведении переговоров по телефонной сети, в открытой переписке, статьях и выступлениях;

8.3.2. снимать копии с документов и других носителей информации, содержащих персональные данные, или производить выписки из них, а равно использовать различные технические средства (видео- и звукозаписывающую аппаратуру) для фиксации сведений, содержащих персональные данные, без разрешения начальника отдела (ответственного лица за организацию обработки персональных данных);

8.3.3. выносить документы и другие носители информации, содержащие персональные данные, из здания Министерства культуры без разрешения начальника отдела (ответственного лица за организацию обработки персональных данных).

IХ. Субъект персональных данных его права и обязанности

9.1.Субъект персональных данных имеет право:

9.1.1 на получение сведений о Министерстве культуры и месте его нахождения, наличии у Министерства культуры персональных данных субъекта, на ознакомление с ними и с иной информацией, касающейся обработки его персональных данных;

9.1.2. на письменное обращение (запрос) в соответствии с требованиями п.11.7. Положения;

9.1.3. на уточнение своих персональных данных, их блокирование или уничтожение, если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также на принятие предусмотренных законом мер по защите своих прав;

9.1.4. на обжалование действий или бездействия Министерства культуры в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке;

9.1.5. на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке;

9.1.6. иные права, предусмотренные действующим законодательством.

9.2.  Субъект персональных данных обязан:

9.2.1. своевременно предоставить документы подтверждающие персональные данные;

9.2.2. сообщать Оператору об изменении своих персональных данных.

Х. Принципы использования и хранения различных категорий персональных данных

10.1. Общий срок использования персональных данных определяется периодом времени, в течение которого Министерство культуры осуществляет действия (операции) в отношении персональных данных, обусловленные заявленными целями их обработки.

10.2 Использование персональных данных осуществляется с момента их получения Министерством культуры и прекращается:

10.2.1. по достижении целей обработки;

10.2.2. в связи с отсутствием необходимости в достижении заранее заявленных целей обработки.

10.3. Использование персональных данных осуществляется при соблюдении принципа раздельности их обработки.

Персональные данные при их обработке обособляются от иной информации, в частности путем фиксации их в отдельных файлах, на отдельных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

Не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.

10.4. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на нем персональных данных, уполномоченные должностные лица на обработку персональных данных осуществляют следующие меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных:

При необходимости использования определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных.

Установленные выше Положения применяются также в случае, если необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными данными.

10.5. Персональные данные могут храниться на бумажных (и иных материальных) носителях и (или) в электронном виде централизованно или в соответствующих структурных подразделениях, при этом срок хранения определяется каждым структурным подразделением самостоятельно, в соответствии с действующим законодательством.

10.6. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определение субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если иной срок хранения персональных данных не установлен законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

ХI. Порядок передачи персональных данных

11.1. Передача персональных данных может осуществляться на основании письменных запросов, в том числе запросов в форме электронного документа, а также в рамках заключенных письменных договоров (соглашений).

11.2. Основанием передачи персональных данных органам государственной власти, органам местного самоуправления, судебным органам, органам прокуратуры и следствия, физическим и юридическим лицам является:

11.2.1. наличие норм законодательства, регламентирующих порядок и случаи передачи персональных данных;

11.2.2. наличие письменного согласия субъекта персональных данных на обработку (в том числе передачу) его персональных данных.

11.3. При передаче персональных данных уполномоченное должностное лицо на обработку персональных должно соблюдать следующие требования:

11.3.1. не сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, прямо установленных законодательством;

11.3.2. уведомить получающих их лиц о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены;

11.3.3. не вносить в материальные и электронные носители персональных данных какие-либо пометки, исправления, вносить новые записи, извлекать документы или помещать новые, если это нарушает порядок обработки персональных данных.

11.4. Субъекты персональных данных имеют право на получение от Министерства культуры информации о:

11.4.1. подтверждении факта обработки персональных данных;

11.4.2. правовых основаниях и целях обработки персональных данных;

11.4.3. целях и применяемых способах обработки персональных данных;

11.4.4. наименовании и месте нахождения Министерства культуры, сведениях о третьих лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора или на основании Закона Донецкой Народной Республики «О Персональных данных»;

11.4.5. обрабатываемых персональных данных, источнике их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен законом;

11.4.6. сроках обработки персональных данных, в том числе сроках их хранения;

11.4.7. порядке осуществления субъектом персональных данных своих прав;

11.4.8. иных сведениях, предусмотренных законодательством.

11.5. Сведения, установленные п. 11.4 настоящего Положения, предоставляются Министерством культуры субъекту персональных данных в доступной форме и не должны содержать персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

11.6. Основанием для предоставления сведений, предусмотренных  п. 11.4 Положения, является обращение либо получение запроса субъекта персональных данных или его представителя.

11.7. Запрос должен содержать:

11.7.1. номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

11.7.2. сведения, подтверждающие факт обработки персональных данных Министерством культуры (сведения подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения);

11.7. 3. подпись субъекта персональных данных или его представителя.

Запрос может быть направлен в письменной форме, форме электронного документа, подписанного электронной подписью либо в иной форме в соответствии с законодательством.

11.8. В случае если сведения, указанные в п. 11.4 Положения, а также обрабатываемые персональные данные были предоставлены для ознакомления субъекту персональных данных по его запросу, он вправе обратиться повторно в Министерство культуры или направить повторный запрос в целях получения указанных сведений и ознакомления с такими персональными данными не ранее, чем через 30 дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен законодательством, иным нормативным правовым актом или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

11.9. До истечения указанного срока запрашиваемые сведения предоставляются субъекту персональных данных повторно в случаях, если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения. Повторный запрос наряду со сведениями, указанными в п. 11.7 Положения, должен содержать обоснование направления повторного запроса.

ХII. Блокирование, обезличивание и уничтожение персональных данных

12.1. В случае достижения целей обработки персональных данных или в случае утраты необходимости в их достижении уполномоченное должностное лицо обязано:

12.1.1. незамедлительно прекратить обработку персональных данных;

12.1.2. уничтожить либо обезличить соответствующие персональные данные в срок, не превышающий 30 дней с даты достижения целей обработки персональных данных.

12.1.3. Персональные данные не уничтожаются (не обезличиваются) в случаях, если:

1) договором, соглашением стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем является субъект персональных данных, предусмотрен иной порядок обработки персональных данных;

2) законодательством установлены сроки обязательного архивного хранения материальных носителей персональных данных;

3) в иных случаях, прямо предусмотренных законодательством.

12.2. Обезличивание или уничтожение части персональных данных, если это допускается материальным носителем, производится способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных персональных данных, зафиксированных на материальном носителе (закрашиванием, вырезанием и т.д.).

12.3. В случае выявления неточности персональных данных, неправомерности действий с персональными данными уполномоченное должностное лицо осуществляет немедленное блокирование указанных персональных данных и в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты такого выявления, обязано устранить допущенные нарушения.

12.4. В случае подтверждения факта неточности персональных данных уполномоченное должностное лицо уточняет персональные данные и снимает с них блокирование на основании документов, представленных:

12.4.1. субъектом персональных данных (его законным представителем);

12.4.2. уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных;

иными лицами.

12.5. В случае невозможности устранения допущенных нарушений уполномоченное должностное лицо в срок, не превышающий десяти рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, уничтожает персональные данные.

Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных уполномоченное должностное лицо уведомляет субъекта персональных данных (его законного представителя) и (или) уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных.

12.6. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных уполномоченное должностное лицо обязано прекратить обработку персональных данных и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий тридцати рабочих дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено законодательством, договором или соглашением между Министерством культуры и субъектом персональных данных. Об уничтожении персональных данных уполномоченное должностное лицо уведомляет субъекта персональных данных (его законного представителя).

12.7. Уничтожение документов, содержащих персональные данные, утративших свое практическое значение и не подлежащих архивному хранению производится на основании Акта уничтожения персональных данных и иной конфиденциальной информации, находящейся на программно-технических средствах информационной системы Министерства культуры.

ХIII. Меры по защите персональных данных

13.1. Персональные данные относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением общедоступных сведений, которые в установленных законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации).

13.2. Режим соблюдения конфиденциальности персональных данных представляет собой совокупность мер по обеспечению защиты персональных данных от несанкционированного доступа, утраты, неправомерного их использования или распространения.

13.3. Защита персональных данных обеспечивается силами и средствами Министерства культуры:

13.3.1. Внешний режим защиты персональных данных обеспечивается Министерством культуры путем осуществления пропускного режима (в здании Министерства культуры, расположенном по адресу: 83015, Донецкая Народная Республика, г. Донецк, ул. 50-летия СССР, 149).

Кабинеты и архивные помещения запираются на ключ. Ключи от кабинетов находятся у ответственных лиц за организацию обработки персональных данных. Дубликаты ключей могут находиться у лиц ответственных за обработку персональных данных.

Кабинеты отдела правовой и кадровой работы, отдела бухгалтерского учета и бюджетного планирования оборудованы запирающимися сейфами для хранения персональных данных.

13.3.2. Режим внутренней защиты персональных данных обеспечивается Министерством культуры путем осуществления следующих мер:

1) утверждение состава уполномоченных должностных лиц;

2) размещение рабочих мест, исключающее бесконтрольное использование защищаемой информации;

3) создание условий для работы с персональными данными (материальными носителями);

4) обезличивание и уничтожение персональных данных, цели обработки которых достигнуты и сроки обязательного хранения которых истекли;

5) своевременное выявление и устранение нарушений установленных требований по защите персональных данных;

6) проведение профилактической работы с уполномоченными должностными лицами, по предупреждению разглашения персональных данных.

ХIV. Уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных

14.1. Контроль и надзор за соответствием обработки персональных данных обеспечивает уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных.

14.2. Министерство культуры обязано уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных об осуществлении обработки персональных данных, за исключением случаев обработки персональных данных:

14.2.1. обрабатываемых в соответствии с трудовым законодательством;

14.2.2. полученных Министерством культуры в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, если персональные данные не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласия Субъекта персональных данных и используются Министерством культуры исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с Субъектом персональных данных;

14.2.3. относящихся к членам (участникам) общественного объединения или религиозной организации и обрабатываемых соответствующими общественным объединением или религиозной организацией, действующими в соответствии с законодательством Донецкой Народной Республики, для достижения законных целей, предусмотренных их учредительными документами, при условии, что персональные данные не будут распространяться или раскрываться третьим лицам без согласия в письменной форме Субъектов персональных данных;

14.2.4. сделанных Субъектом персональных данных общедоступными;

14.2.5. включающих в себя только фамилии, имена и отчества субъектов персональных данных;

14.2.6.  необходимых в целях однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится Министерство культуры, или в иных аналогичных целях;

14.2.7. включенных в информационные системы персональных данных, имеющие в соответствии с законами статус государственных автоматизированных информационных систем, а также в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;

14.2.8. обрабатываемых без использования средств автоматизации в соответствии с законами или иными нормативными правовыми актами Донецкой Народной Республики, устанавливающими требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке и к соблюдению прав субъектов персональных данных;

14.2.9. обрабатываемых в случаях, предусмотренных законодательством Донецкой Народной Республики о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.

14.3. Уведомление, направляется в виде документа на бумажном носителе или в форме электронного документа и подписывается уполномоченным лицом. Уведомление должно содержать следующие сведения:

14.3.1. наименование (фамилия, имя, отчество), адрес Министерства культуры;

14.3.2. цель обработки персональных данных;

14.3.3. категории персональных данных;

14.3.4. категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;

14.3.5. правовое основание обработки персональных данных;

14.3.6. перечень действий с персональными данными, общее описание используемых Министерством культуры способов обработки персональных данных;

14.3.7. описание мер, направленных на обеспечение безопасности персональных данных при их обработке, в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;

14.3.8. фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных, и номера их контактных телефонов, почтовые адреса и адреса электронной почты;

14.3.9. дата начала обработки персональных данных;

14.3.10. срок или условие прекращения обработки персональных данных;

14.3.11. сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки;

14.3.12. сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Советом Министров Донецкой Народной Республики.

14.4. Уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных вносит сведения, указанные в п. 14.3. данного Положения, а также сведения о дате направления указанного уведомления в реестр операторов. Сведения, содержащиеся в реестре операторов, за исключением сведений о средствах обеспечения безопасности персональных данных при их обработке, являются общедоступными.

ХV. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных

15.1. Лица, виновные в нарушении требований Закона Донецкой Народной Республики  «О персональных данных», несут дисциплинарную и материальную, гражданско-правовую, административную, уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством Донецкой Народной Республики.