В соответствии с подпунктом «а» пункта 3 Постановления Правительства Донецкой Народной Республики от 29 сентября 2022 года № 84-8 «Об организации межведомственного электронного документооборота в Донецкой Народной Республике», руководствуясь подпунктом 14 пункта 19 Положения о Министерстве связи Донецкой Народной Республики, утвержденного Постановлением Правительства Донецкой Народной Республики от 30 апреля 2020 года № 22-6,

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент подключения к системе межведомственного электронного документооборота в Донецкой Народной Республике, а также работы с электронными сообщениями, электронными документами (копиями электронных документов) и (или) электронными копиями документов в системе межведомственного электронного документооборота в Донецкой Народной Республике.

2. Сектору юридического сопровождения и законодательных инициатив направить настоящий Приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Донецкой Народной Республики.

3. Контроль исполнения настоящего Приказа оставляю за собой.

4. Настоящий Приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

РЕГЛАМЕНТ
подключения к системе межведомственного электронного документооборота в Донецкой Народной Республике, а также работы с электронными сообщениями, электронными документами (копиями электронных документов) и (или) электронными копиями документов в системе межведомственного электронного документооборота в Донецкой Народной Республике

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает порядок подключения к системе межведомственного электронного документооборота в Донецкой Народной Республике и работы с электронными сообщениями, электронными документами (копиями электронных документов) и (или) электронными копиями документов в системе межведомственного электронного документооборота в Донецкой Народной Республике (далее – Система) с использованием государственной информационной системы электронного делопроизводства и документооборота в Донецкой Народной Республике (далее – СЭДД), а также порядок взаимодействия оператора Системы (далее – оператор) и участников межведомственного электронного документооборота в Донецкой Народной Республике (далее соответственно – участники, межведомственный электронный документооборот).

1.2. Порядок работы с электронными сообщениями, электронными документами (копиями электронных документов) и (или) электронными копиями документов, участвующими во внутреннем документообороте участника, устанавливается каждым участником самостоятельно с учетом разработанной и утвержденной им инструкции по делопроизводству и положений настоящего Регламента.

1.3. Под пользователями в настоящем Регламенте понимаются гражданские служащие и работники участников, имеющие права доступа для работы в СЭДД.

1.4. Иные понятия, используемые в настоящем Регламенте, применяются в значениях, установленных нормативными правовыми актами и методическими документами в сферах делопроизводства, архивного дела и информационных технологий.

II. Задачи межведомственного электронного документооборота

2.1. Межведомственный электронный документооборот направлен на решение следующих задач:

а) объединение процесса документационного обеспечения деятельности участников;

б) соблюдение единых правил создания, сбора, включения, хранения электронных сообщений, электронных документов (копий электронных документов) и (или) электронных копий документов, а также управления ими;

в) осуществление мониторинга, анализа и автоматизированного контроля исполнения пользователями поручений (резолюций), электронных сообщений, электронных документов (копий электронных документов) и (или) электронных копий документов;

г) получение оперативной аналитической и статистической отчетности;

д) оперативная доставка электронных сообщений, электронных документов (копий электронных документов) и (или) электронных копий документов.

III. Порядок подключения к Системе

3.1. Для подключения к Системе, в том числе к СЭДД, участник направляет оператору заявки на бумажном носителе за подписью руководителя участника:

а) по форме заявки на подключение к Системе согласно приложению 1 к настоящему Регламенту (далее – заявка на подключение);

б) по форме заявки на создание учетных записей пользователей в СЭДД согласно приложению 2 к настоящему Регламенту (далее – заявка на создание учетных записей).

3.2. К заявкам на подключение и на создание учетных записей (далее – заявки), участник, направляющий заявки (далее – заявитель), предоставляет следующие документы:

а) перечень должностных лиц заявителя, имеющих право использования усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – УКЭП);

б) заполненный заявителем проект соглашения о присоединении к СЭДД по форме, размещаемой на официальном сайте оператора в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее соответственно – официальный сайт оператора, сеть «Интернет»).

3.3. Оператор в течение 10 (десяти) рабочих дней со дня поступления к нему заявок и документов, предусмотренных пунктами 3.1 и 3.2 настоящего Регламента, проверяет узел сети передачи данных заявителя, указанный в заявке на подключение (далее – узел заявителя), на предмет его готовности выполнять функции, предусмотренные пунктом 4.8 Положения о Системе, утвержденного Постановлением Правительства Донецкой Народной Республики от 29 сентября 2022 года № 84-8 (далее соответственно – готовность узла участника, Положение о Системе). По результатам проверки готовности узла заявителя оператором составляется акт о его готовности, который в течение 3 (трех) рабочих дней со дня завершения проверки узла заявителя направляется заявителю посредством письма о результатах рассмотрения заявок (далее – уведомление).

3.4. В случае если узел заявителя обеспечивает выполнение функций, предусмотренных пунктом 4.8 Положения о Системе, и наличия достаточных системных ресурсов головного узла межведомственного электронного документооборота, оператор в течение 3 (трех) рабочих дней со дня завершения проверки узла заявителя осуществляет подключение узла заявителя к Системе.

3.5. В случае если узел заявителя не обеспечивает выполнение функций, предусмотренных пунктом 4.8 Положения о Системе, оператор в течение 3 (трех) рабочих дней со дня установления факта отсутствия готовности узла заявителя, направляет заявителю уведомление с описанием выявленных недостатков узла заявителя и причин отказа в его подключении к Системе.

3.6. После устранения заявителем причин отказа, указанных в уведомлении, заявитель повторно направляет оператору заявки и документы, предусмотренные пунктами 3.1 и 3.2 настоящего Регламента.

3.7. Проведение повторной проверки готовности узла заявителя, указанного в заявке на подключение, подключение узла заявителя к Системе (направление заявителю уведомления с указанием причин отказа), осуществляется в соответствии с пунктами 3.3 – 3.5 настоящего Регламента.

3.8. Физическое отсутствие системных ресурсов головного узла межведомственного электронного документооборота для подключения к Системе новых участников также является основанием для отказа в подключении узла заявителя к Системе.

IV. Права и обязанности оператора, участников и пользователей

4.1. Оператор имеет следующие права:

а) осуществлять контроль соблюдения участниками требований Положения о Системе и настоящего Регламента в рамках организации работы Системы;

б) проводить постоянный мониторинг и анализ использования СЭДД участниками;

в) ограничивать доступ участников к электронному документообороту иных участников, подключенных к СЭДД;

г) блокировать учетные записи пользователей, систематически (3 (три) и более зафиксированных оператором нарушений в течение календарного месяца) нарушающих правила работы в СЭДД, установленные Положением о Системе и настоящим Регламентом;

д) восстанавливать учетные записи пользователей, чьи учетные записи были заблокированы, после прохождения ими дополнительного обучения по использованию СЭДД у оператора или организации, осуществляющей техническую поддержку СЭДД, и успешного выполнения тестового задания, подготовленного оператором;

е) производить работы, предусмотренные подпунктом «в» пункта 3.4 Положения о Системе, требующие прекращения доступа к СЭДД, в нерабочее время с оповещением участников не менее чем за 3 (три) рабочих дня до даты прекращения доступа.

4.2. Оператор обязан:

а) рассматривать поступившие к нему заявки и документы, предусмотренные пунктами 3.1 и 3.2 настоящего Регламента в порядке, установленном разделом III настоящего Регламента;

б) обеспечивать функционирование СЭДД в соответствии с требованиями Положения о Системе и настоящего Регламента;

в) регистрировать в СЭДД пользователей путем предоставления им простой электронной подписи (уникальных логина и пароля) при условии выполнения следующих условий:

предоставления участником заявки на создание учетных записей;

обеспечения участником выполнения требований к автоматизированным рабочим местам пользователей СЭДД, приведенных в приложении 3 к настоящему Регламенту;

г) обеспечивать соблюдение разграничения прав доступа к электронным сообщениям, электронным документам и (или) электронным копиям документов участников;

д) обеспечивать целостность и неизменность электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов, передаваемых между участниками с использованием СЭДД;

е) самостоятельно или путем привлечения специалистов организации, осуществляющей техническую поддержку СЭДД, обеспечивать предоставление информационной и методической поддержки участникам по вопросам использования СЭДД, в том числе проводить обучение и повторное обучение пользователей по использованию СЭДД;

ж) предоставлять участникам список работников оператора и организации, осуществляющей техническую поддержку СЭДД, уполномоченных на доступ к автоматизированным рабочим местам пользователей;

з) уведомлять участников о подключении к Системе иных участников, посредством рассылки в Системе информационных уведомлений;

и) иные обязанности, предусмотренные Положением о Системе.

4.3. Участник имеет следующие права:

а) получать от оператора информацию о других участниках, направлять другим участникам и получать от них электронные сообщения, электронные документы (копии электронных документов) и (или) электронные копии документов с использованием СЭДД;

б) сообщать оператору о нарушениях другими участниками требований, действующего в Донецкой Народной Республике законодательства в сферах делопроизводства, архивного дела и информационных технологий, а также настоящего Регламента, при работе в СЭДД;

в) не принимать к исполнению электронные сообщения, электронные документы (копии электронных документов) и (или) электронные копии документов, зарегистрированные в СЭДД и заверенные УКЭП, с нарушением условий, установленных настоящим Регламентом;

г) ходатайствовать о проведении обучения или повторного обучения пользователей использованию СЭДД;

д) вносить предложения о необходимых улучшениях в части функционирования СЭДД;

е) определять своими локальными нормативными правовыми актами правила работы с СЭДД в своей организации, не противоречащие, действующему в Донецкой Народной Республике законодательству в сферах делопроизводства, архивного дела и информационных технологий, а также настоящему Регламенту.

4.4. Участник обязан:

а) утверждать локальный нормативный правовой акт, определяющий должностное лицо, ответственное за работу пользователей участника в СЭДД, и направлять оператору копию данного документа в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента его утверждения;

б) предоставлять оператору актуальную информацию, необходимую для информационного сопровождения СЭДД, в том числе:

заявки на создание учетных записей;

оперативные сведения о пользователях с целью поддержания в актуальном состоянии справочников СЭДД по форме заявки на внесение изменений в список пользователей СЭДД согласно приложению 4 к настоящему Регламенту;

иную информацию, необходимую для функционирования СЭДД, запрашиваемую оператором, в течение 3 (трех) рабочих дней с момента поступления такого запроса посредством Системы;

в) обеспечивать достоверность информации, передаваемой посредством СЭДД. Ответственность за неправомерное подписание электронного документа УКЭП несет пользователь – владелец соответствующей УКЭП;

г) проводить своими силами и средствами установку и настройку программного обеспечения СЭДД на электронных вычислительных машинах (далее – ЭВМ) пользователей, обеспечивать работоспособность и безопасность всех программно-аппаратных средств, необходимых для функционирования СЭДД, а также иных программно-аппаратных средств, обеспечивающих возможность подписания документов электронной подписью в соответствии с требованиями настоящего Регламента, использовать лицензионное программное обеспечение, антивирусную защиту ЭВМ пользователей и поддерживать актуальность антивирусных баз, а также обеспечить работу пользователей в СЭДД по выделенным или защищенным с использованием средств криптографической защиты каналам связи, в случае использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет»;

д) при обмене электронными сообщениями, электронными документами и (или) электронными копиями документов с участниками использовать, принимать и признавать квалифицированные сертификаты электронной подписи. Принимать к исполнению электронные сообщения, электронные документы (копии электронных документов) и (или) электронные копии документов, зарегистрированные в СЭДД и заверенные УКЭП, при соблюдении требований, установленных настоящим Регламентом;

е) не допускать размещения в СЭДД информации ограниченного доступа, за исключением персональных данных;

ж) предоставлять работникам оператора и организации, осуществляющей техническую поддержку СЭДД, доступ к ЭВМ пользователей. Список указанных работников определяется оператором и предоставляется участникам;

з) ознакомить пользователей с правами и обязанностями, установленными настоящим Регламентом, и обеспечить их исполнение.

4.5. Участник и оператор не несут ответственности за аварии, сбои в обслуживании СЭДД, связанные с нарушениями в работе оборудования, систем подачи электроэнергии и (или) линий связи или сетей, которые обеспечиваются, подаются, эксплуатируются и (или) обслуживаются сторонними организациями.

4.6. Пользователи имеют следующие права:

а) получать от оператора информацию об участниках;

б) вносить предложения оператору по вопросу развития СЭДД;

в) направлять оператору жалобы на действия других пользователей, которые могут привести к утере или нарушению сохранности, передаваемой в СЭДД информации;

г) направлять оператору информацию о недоступности и сбоях в работе СЭДД;

4.7. Пользователи обязаны:

а) соблюдать требования к организации работы с электронными сообщениями, электронными документами (копиями электронных документов) и (или) электронными копиями документов с использованием СЭДД, установленные настоящим Регламентом;

б) соблюдать руководство пользователя СЭДД, утверждаемое оператором и размещаемое на официальном сайте оператора (далее – Руководство пользователя);

в) содержать в исправном состоянии и принимать организационные меры для предотвращения несанкционированного доступа к ЭВМ и программно-аппаратным средствам, средствам криптографической защиты информации;

г) предотвращать появление в информационном пространстве, в котором функционирует СЭДД, компьютерных вирусов и программ, направленных на ее разрушение;

д) обеспечивать конфиденциальность пароля для авторизации в СЭДД, в случае выявления фактов нарушения конфиденциальности пароля для авторизации в СЭДД, сообщать о таких случаях оператору;

е) в случае выявления попыток несанкционированного доступа к ЭВМ с установленными средствами криптографической защиты информации, сообщать о таких случаях оператору;

ж) при возникновении разногласий, споров, связанных с принятием или непринятием электронных сообщений, электронных документов (копий электронных документов) и (или) электронных копий документов, предоставлять оператору всю необходимую для их рассмотрения информацию и документы.

4.8. Пользователи, являющиеся владельцами УКЭП обязаны:

а) обеспечивать конфиденциальность УКЭП в соответствии с требованиями Федерального закона от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

б) уведомлять оператора о нарушении конфиденциальности УКЭП;

в) не использовать УКЭП в случае нарушении ее конфиденциальности;

г) за 1 (один) рабочий день до прекращения полномочий в качестве должностного лица, владеющего УКЭП, сообщать об этом оператору и в день окончания полномочий сдать УКЭП лицу, ответственному за работу пользователей участника в СЭДД;

д) в случае самостоятельного изготовления (замены) УКЭП, в течение 2 (двух) рабочих дней с момента изготовления (замены) УКЭП передать оператору квалифицированный сертификат.

V. Электронные сообщения, электронные документы (копии электронных документов) и (или) электронные копии документов, создаваемые с использованием СЭДД

5.1. С использованием СЭДД создаются:

а) электронные сообщения, представляющие собой заполненную электронную регистрационную карточку (далее – ЭРК) документа, к которой могут прикрепляться файлы и контейнер УКЭП;

б) электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

в) копии электронных документов, документы на бумажном носителе, полученные путем распечатывания из СЭДД электронных документов и заверенные в порядке, установленном участником.

г) электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе.

5.2. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенным электронным документом и (или) электронной копией документа, его реквизитами и контейнером УКЭП, описанные с помощью языка XML.

5.3. Документы, которые включены в Перечень видов электронных документов, передаваемых при взаимодействии участников с использованием СЭДД (далее – Перечень видов электронных документов), являющийся приложением 5 к настоящему Регламенту, создаются, собираются, включаются, управляются и хранятся в виде электронных документов.

5.4. При отсутствии технической возможности обмена электронными документами, включенными в Перечень видов электронных документов, создание и передача таких документов возможна на бумажном носителе.

5.5. Обмен документами исключительно на бумажных носителях между участниками осуществляется в случаях, когда законодательством установлено требование о необходимости составления документов исключительно на бумажных носителях.

5.6. Электронный документ, подписанный УКЭП пользователя, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати при выполнении следующих условий:

а) УКЭП соответствует требованиям Федерального закона от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

б) электронный документ соответствует требованиям, установленным разделом VII настоящего Регламента.

5.7. Риск неправомерного подписания электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа УКЭП несет участник СЭДД в лице пользователя – владельца ключа УКЭП.

5.8. Электронная копия документа заверяется УКЭП пользователя, зарегистрировавшего ее в СЭДД.

5.9. Получение в СЭДД электронного сообщения, электронного документа (копии электронного документа) и (или) электронные копии документа, подписанных УКЭП в соответствии с требованиями, предусмотренными настоящим Регламентом, является достаточным условием, позволяющим установить их авторство и принять к рассмотрению и исполнению.

5.10. Учет, рассмотрение, контроль и анализ обращений граждан осуществляется в СЭДД в соответствии с требованиями Федерального закона от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

5.11. Во внутреннем документообороте участника могут использоваться способы подтверждения действий с электронными сообщениями, электронными документами (копиями электронных документов) и (или) электронными копиями документов, при которых УКЭП не используется. При этом идентификация пользователя происходит на основании логина и пароля, являющихся уникальным идентификатором (простой электронной подписью) пользователя, не подлежащей разглашению и предоставляемой пользователю оператором.

5.12. Участники обеспечивают достоверность и актуальность информации, содержащейся в СЭДД, выполняют все организационные и технические мероприятия по сбору, включению, управлению и хранению электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов в СЭДД.

VI. Перечни электронных документов

6.1. К перечням электронных документов относятся:

а) перечни документов участников, создание, сбор, включение, управление и хранение которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, разрабатываются участниками и утверждаются локальными нормативными правовыми актами после их согласования с республиканским органом исполнительной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела;

б) Перечень видов электронных документов.

6.2. Для внутреннего бумажного документооборота участников допускается создание копий электронных документов на бумажных носителях. Порядок создания и заверения копий электронного документа на бумажных носителях определяется инструкциями по делопроизводству участников.

6.3. Документы участников, не вошедшие в перечни, указанные в пункте 6.1 настоящего Регламента, вносятся в СЭДД в виде электронных копий документов. Обмен такими документами осуществляется аналогично электронным документам.

VII. Требования к форматам электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов

7.1. Электронные сообщения, электронные документы и (или) электронные копии документов создаются, собираются, включаются, управляются и хранятся в СЭДД в соответствии с требованиями настоящего Регламента, а также локальных нормативных правовых актов участников, устанавливающих правила (порядок) документирования, документооборота и использования документов, в том числе инструкций по делопроизводству.

7.2. Электронный документ и (или) электронная копия документа в СЭДД должны содержать:

а) файл электронного документа и (или) электронной копии документа;

б) файл приложения к электронному документу и (или) электронной копии документа (при наличии приложений).

7.3. Размер прикрепляемого файла не должен превышать 5 Мб.

7.4. Для включения в СЭДД допустимы следующие форматы файлов, соответствующие национальным или международным стандартам, и расширения файлов электронных документов и (или) электронных копий документов:

а) для электронных документов: doc, docx, xls, xlsx, odt, odf, txt, rtf;

б) для электронных копий документов: pdf, pdf/a-1, jpg, tif (разрешение – 300 dpi).

7.5. При создании, сборе, включении, управлении и хранении электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов в СЭДД применяются регистрационные данные. Для работы с регистрационными данными в СЭДД создается, направляется и хранится ЭРК документа или электронная регистрационная карточка проекта документа (далее – ЭРКПД), которая является неотъемлемой частью электронного сообщения. Форма и содержание ЭРК и ЭРКПД определяются Руководством пользователя.

7.6. Документ на бумажном носителе регистрируется в СЭДД путем создания ЭРК документа, содержащей электронную копию такого документа. Включение электронной копии документа в СЭДД путем прикрепления к ЭРК допускается после ее сравнения с подлинником документа.

7.7. Ответственность за соответствие содержания электронной копии документа содержанию подлинника документа на бумажном носителе несет участник в лице пользователя, внесшего (зарегистрировавшего) ЭРК электронной копии документа в СЭДД.

7.8. При обеспечении доступа исполнителя (исполнителей) к электронной копии документа в СЭДД подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства участника, если это установлено инструкцией по делопроизводству участника.

7.9. При создании электронных документов в СЭДД используются электронные шаблоны документов. Альбомы электронных шаблонов документов, создаваемых участником, в том числе электронных документов, утверждаются участником и передаются оператору для размещения в общедоступном ресурсе. Права доступа к электронным шаблонам ограничиваются оператором в соответствии с требованиями участника – владельца электронных шаблонов документов.

7.10. Электронные шаблоны документов по мере необходимости актуализируются. Об изменении электронных шаблонов документов участник сообщает оператору в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней со дня утверждения электронных шаблонов документов с одновременным их предоставлением оператору.

7.11. В СЭДД электронные сообщения, электронные документы и (или) электронные копии документов создаются, собираются, включаются, управляются и хранятся с их регистрационно-учетными данными, зафиксированными в ЭРК и обеспечивающими управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, использование, хранение, и другими данными.

7.12. При создании (регистрации) электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа в ЭРК в обязательном порядке заполняются регистрационные данные в соответствии с Руководством пользователя.

7.13. Электронный документ должен быть оформлен и иметь реквизиты по аналогии с документом на бумажном носителе. Полный состав реквизитов электронных документов определяется их видом и назначением.

7.14. Перечень обязательных сведений об электронных сообщениях, электронных документах и (или) электронных копиях документов, используемых в целях их учета и поиска при взаимодействии участников в СЭДД, определен в приложении 6 к настоящему Регламенту.

7.15. Наименование участника, создавшего документ, автоматически формируется при входе его пользователей в СЭДД. Об изменении своего наименования участник сообщает оператору в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней со дня утверждения нового наименования с одновременным предоставлением оператору документа, подтверждающего переименование участника.

7.16. Сведения о регистрации документа формируются пользователем в процессе регистрации. Регистрационный номер исходящего электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа формируется по правилам, установленным участником.

7.17. Электронные сообщения, электронные документы и (или) электронные копии документов участников, направляемые другим участникам, подписываются УКЭП пользователей, при выполнении следующих условий:

а) формирование УКЭП электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа может быть осуществлено только владельцем ключа УКЭП, соответствующий квалифицированный сертификат которого действует на момент подписания электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа;

б) УКЭП соответствует требованиям, указанным в пункте 7.20 настоящего Регламента.

7.18. Подтверждение подлинности УКЭП осуществляется пользователем СЭДД посредством функции «Проверить подпись».

7.19. УКЭП на электронных сообщениях, электронных документах и (или) электронных копиях документов, содержащихся в СЭДД, признается равнозначной собственноручной подписи пользователя – владельца сертификата ключа проверки электронной подписи при условии соблюдения требований Федерального закона от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

7.20. Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи является действующим на определенный момент времени, если:

а) наступил момент времени начала действия сертификата ключа проверки УКЭП;

б) квалифицированный сертификат не аннулирован (отозван) и действие его не приостановлено.

7.21. Электронные сообщения, электронные документы и (или) электронные копии документов, обмен которыми происходит между пользователями одного участника (внутренняя документация участника), подписываются простой электронной подписью, подтверждающей факт работы в СЭДД определенного пользователя, если локальными нормативными правовыми актами участника не установлен иной порядок работы с внутренней документацией.

7.22. Если адресатом созданного в СЭДД электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа выступает лицо (юридическое либо физическое), не являющееся участником, такому адресату направляется бумажная копия электронного документа, подписанного УКЭП уполномоченного пользователя. При этом электронный документ подлежит хранению в СЭДД.

7.23. Обмен электронными сообщениями, электронными документами и (или) электронными копиями документов осуществляется посредством информационно-телекоммуникационной сети участников.

7.24. В целях учета и поиска электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов в СЭДД используются обязательные сведения, указываемые в ЭРК (ЭРКПД), в соответствии с Перечнем обязательных регистрационных сведений, который является приложением 7 к настоящему Регламенту. Кроме обязательных сведений участники могут использовать дополнительные сведения, предусмотренные Руководством пользователя.

VIII. Основные процессы работы с электронными сообщениями, электронными документами и (или) электронными копиями документов в СЭДД

8.1. СЭДД обеспечивает автоматизацию следующих потоков сообщений и документов в делопроизводстве:

а) поступающие (входящие документы);

б) отправляемые (исходящие документы);

в) внутренние.

8.2. Основными организационно-технологическими процессами делопроизводства, осуществляемыми в СЭДД в отношении электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов, являются:

а) прием и первичная обработка;

б) предварительное рассмотрение;

в) регистрация;

г) рассмотрение руководством;

д) доведение до исполнителей;

е) подготовка, согласование и подписание проектов;

ж) обработка и отправка;

з) осуществление контроля исполнения;

и) помещение в электронные дела;

к) формирование аналитической и статистической отчетности.

8.3. Вышеуказанные процессы осуществляются соответствующими службами делопроизводства или уполномоченными сотрудниками участников.

8.4. Выполнение отдельных этапов вышеприведенных процессов в СЭДД возможно в том числе и с использованием подсистемы мобильного доступа к СЭДД (далее – Подсистема СЭД).

8.5. Первичная обработка поступающих электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов включает в себя проверку:

а) правильности адресации (доставки) электронных сообщений, электронных документов и (или) копий электронных документов;

б) наличия и действительности УКЭП, проставленной на электронном документе и (или) электронной копии документа;

в) комплектности электронного документа и (или) электронной копии документа (наличия указанных в тексте документа приложений);

г) соответствия формата приложенного файла требованиям, установленным пунктами 7.3 и 7.4 настоящего Регламента;

д) возможности регистрации электронных документов и (или) электронных копий документов данного вида (распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации).

8.6. Электронные документы и (или) электронные копии документов, поступившие не по адресу, перенаправляются по назначению с обязательным уведомлением об этом отправителя не позднее 1 (одного) рабочего дня со дня перенаправления. Ответственным за осуществление данного организационно-технологического процесса является пользователь участника, ответственный за работу с поступающими (входящими) документами.

8.7. Первичная обработка отправляемых электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов включает в себя: проверку правильности оформления электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа, комплектности электронного документа и (или) электронной копии документа (наличия указанных в тексте документа приложений), соответствия формата файла требованиям, установленным разделом VII настоящего Регламента, действительности УКЭП и правильности адресации.

8.8. Не допускается отправка в СЭДД другому участнику:

а) электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа, не подписанного УКЭП;

б) электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа, подписанного УКЭП, признанной недействительной;

в) электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа, не соответствующего требованиям, установленным разделом VII настоящего Регламента (без согласования с оператором и участниками, между которыми осуществляется обмен);

г) электронного документа и (или) электронной копии документа, оформленного с нарушением формы или комплектности.

8.9. Неправильно оформленные электронные сообщения, электронные документы и (или) электронные копии документов возвращаются исполнителю документа.

8.10. Регистрация электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов (поступающих и отправляемых) осуществляется в СЭДД в соответствии с настоящим Регламентом, Руководством пользователя, инструкцией по делопроизводству участника и включает в себя присвоение электронному сообщению, электронному документу и (или) электронной копии документа регистрационного номера, внесение сведений в ЭРК. При этом должны формироваться:

а) регистрационный номер и дата регистрации электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа;

б) отметка о подписании электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа УКЭП.

8.11. Поступившие электронные документы и (или) электронные копии документов для их регистрации должны быть подписаны соответствующей УКЭП.

8.12. Документы, поступившие в адрес участника на бумажном носителе, регистрируются в СЭДД с созданием электронной копии такого документа.

8.13. Электронные копии документов для включения их в СЭДД создаются путем сканирования документов на бумажном носителе после проставления на них регистрационных данных, распознания и конвертации в форматы согласно требованиям, установленным разделом VII настоящего Регламента. Полученные электронные копии документов прикрепляются к ЭРК в СЭДД. Ответственным за осуществление данного организационно-технологического процесса является пользователь участника, ответственный за работу с отправляемыми (исходящими) и (или) поступающими (входящими) документами.

8.14. При заполнении ЭРК пользователем в СЭДД вносятся обязательные сведения о документах, установленные приложением 7 к настоящему Регламенту. В СЭДД могут использоваться дополнительные сведения о документах.

8.15. Ответственность за полноту и достоверность внесенных обязательных сведений несет пользователь, осуществивший регистрацию электронного сообщения, электронного документа либо включивший в СЭДД электронную копию документа.

8.16. Перечень документов, не подлежащих регистрации в СЭДД или конвертации в форму электронной копии документа, утверждается руководителем участника.

8.17. Передача руководству на рассмотрение электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов производится посредством СЭДД либо посредством Подсистемы СЭДД.

8.18. СЭДД и (или) Подсистема СЭДД обеспечивает возможность подготовки проектов поручений (резолюций), изменения поручений (резолюций), постановки их на контроль.

8.19. Поручения (резолюции) заполняются в электронной форме в ЭРК в СЭДД и (или) Подсистеме СЭДД и содержат указания по исполнению электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов, информацию об ответственном исполнителе и, при необходимости, о соисполнителях, а также о контрольных сроках. По усмотрению участника поручения (резолюции) могут содержать иную дополнительную информацию.

8.20. Поручения (резолюции) по исполнению электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов вводятся в ЭРК документа и заверяются простой электронной подписью автора поручения (резолюции). Поручение (резолюция) является неотъемлемой частью электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа и принимается к исполнению всеми участниками и пользователями.

8.21. Поручения (резолюции), адресованные другим участникам, подписываются простой электронной подписью соответствующего пользователя – автора поручения (резолюции).

8.22. Ответственность за достоверность и полноту соответствующего поручения (резолюции), по электронному сообщению, электронному документу и (или) электронной копии документа несет пользователь – автор поручения (резолюции).

8.23. Электронные сообщения, электронные документы и (или) электронные копии документов с поручениями (резолюциями) передаются исполнителю (исполнителям) путем предоставления доступа к соответствующей ЭРК.

8.24. При включении в СЭДД электронной копии документа оригинал на бумажном носителе может быть направлен ответственному исполнителю либо оставлен в службе делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству участника.

8.25. Исполнение электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа в СЭДД производится в электронном виде и включает в себя подготовку и согласование проекта, поиск документов, обмен документами, контроль исполнения, подготовку нового электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа, а также ввод отчета об исполнении или о ходе исполнения. Порядок осуществления данных действий в СЭДД регулируется настоящим Регламентом, Руководством пользователя и инструкцией по делопроизводству участника.

8.26. При подготовке электронного документа во исполнение поручения (резолюции) исполнитель создает проект электронного документа, направляет его посредством СЭДД на согласование, визирование и подпись соответствующим должностным лицам. Все эти действия осуществляются в электронном виде и сведения о них прикрепляются к проекту ответа, а затем и к отправляемому документу.

8.27. Создание проекта электронного документа производится путем создания РКПД в соответствии с Руководством пользователя.

8.28. Визирование (подписание) проектов электронных документов осуществляется путем внесения соответствующей информации в ЭРКПД, которая заверяется электронной подписью должностного лица, визирующего (подписывающего) проект электронного документа.

8.29. Информация о визировании, заверенная УКЭП пользователя, визирующего электронный документ, является неотъемлемой частью электронного документа и принимается к сведению всеми участниками и пользователями.

8.30. Информация о подписании, заверенная УКЭП пользователя, подписывающего электронный документ, является неотъемлемой частью электронного документа и принимается к сведению всеми участниками и пользователями.

8.31. Ответственность за достоверность и полноту соответствующей информации о визировании (подписании) электронного документа несет пользователь – владелец электронной подписи.

8.32. При регистрации отправляемого электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа, подготовленного в ответ на поступившее электронное сообщение, электронный документ и (или) электронную копию документа, службой делопроизводства участника производится отметка в ЭРК о связках данного документа согласно Руководству пользователя.

8.33. Отчеты об исполнении поручений (резолюций) по электронным сообщениям, электронным документам и (или) электронным копиям документов вводятся в ЭРК документа и заверяются простой электронной подписью пользователя – автора отчета.

8.34. Отчет об исполнении поручения (резолюции), заверенный простой электронной подписью пользователя – автора отчета, является неотъемлемой частью электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа и принимается к сведению всеми участниками и пользователями.

8.35. Ответственность за достоверность и полноту соответствующего отчета по электронному документу несет пользователь – автор отчета.

8.36. Автоматизированный контроль исполнения электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов, поручений (резолюций) участниками осуществляется в соответствии с Руководством пользователя.

8.37. Ответственность за постановку на контроль, проверку исполнения контролируемых электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов, поручений (резолюций) и снятие их с контроля несет пользователь участника, ответственный за осуществление контроля по данному электронному сообщению, электронному документу и (или) электронной копии документа, поручению (резолюции).

8.38. Электронные сообщения, электронные документы и (или) электронные копии документов после их исполнения или отправки подлежат списанию в соответствующее электронное номенклатурное дело и хранению в СЭДД в течение сроков, установленных разделом IX настоящего Регламента.

8.39. Электронные сообщения, электронные документы и (или) электронные копии документов в соответствии с номенклатурой дел участника формируются в электронные дела.

8.40. Ответственность за списание в электронные номенклатурные дела электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов несет пользователь, ответственный за работу с архивом участника.

8.41. СЭДД обеспечивает формирование аналитической и статистической отчетности в соответствии с разграничением прав пользователей.

8.42. В составе ЭРК в СЭДД осуществляется запись и хранение уведомлений о:

а) регистрации;

б) отказе в регистрации;

в) принятии к исполнению;

г) изменении в ходе исполнения;

д) направлении ответа;

е) снятии с контроля.

8.43. Данные уведомления визуализируются и поддерживаются в актуальном состоянии в ЭРК, являются неотъемлемой частью электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа и принимаются к сведению всеми участниками.

IX. Порядок и сроки хранения электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов

9.1. Единицей учета электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа в СЭДД является ЭРК.

9.2. ЭРК формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел участника и индексируются в порядке, установленном участником в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

9.3. При формировании электронных дел с электронными сообщениями, электронными документами и (или) электронными копиями документов участник производит экспертизу ценности электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов на основе:

а) требований законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела, действующего в Донецкой Народной Республике;

б) типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

9.4. Для проведения экспертизы ценности документов локальным нормативным правовым актом участника создается экспертная комиссия (далее – ЭК) в соответствии с пунктом 7.5 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных Приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года № 71, зарегистрированным в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 года, регистрационный № 57023.

9.5. ЭК в рамках выполнения своих основных функций осуществляет:

а) организацию ежегодного отбора электронных дел для хранения и уничтожения;

б) рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел участника с учетом электронных дел, описей электронных дел постоянного и временных (свыше 10 (десяти) лет) сроков хранения, по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и других актов с включением в них электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов;

в) подготовку предложений об определении сроков хранения электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов, не предусмотренных перечнями (ЭК участников, передающих документы на хранение в государственные архивы, предоставляют экспертно-проверочной комиссии республиканского органа исполнительной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела (далее – ЭПК) соответствующие предложения), и об изменении сроков хранения отдельных категорий электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов, установленных перечнями;

г) участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных правовых актов и методических документов по вопросам работы с электронными сообщениями, электронными документами и (или) электронными копиями документов;

д) методическое руководство работами в области обеспечения сохранности электронных документального и архивного фондов участника.

9.6. Экспертиза ценности электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов участником проводится:

а) в структурном подразделении участника, ответственном за организацию делопроизводства, – при составлении номенклатуры дел участника и при подготовке дел, в том числе электронных, к передаче в архив;

б) в архиве участника – в процессе подготовки дел к передаче, в том числе электронных, на постоянное хранение.

9.7. Экспертиза ценности электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов проводится ежегодно.

9.8. При составлении номенклатуры дел участником учитывается Перечень видов электронных документов. В номенклатуре дел проставляется отметка о ведении дела в электронном виде (с отметками: «ведется в электронном виде» или «ведется в СЭДД»), сроки хранения документов, установленные соответствующими перечнями и указанные в номенклатурах дел участников, едины для документов на бумажных носителях и для электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов.

9.9. Номенклатура дел участника предоставляется оператору в течение 3 (трех) рабочих дней со дня ее утверждения в электронном виде в формате doc, docx посредством СЭДД.

9.10. Включенные в электронные дела исполненные электронные сообщения, электронные документы и (или) электронные копии документов постоянного и временных сроков хранения подлежат хранению в СЭДД не более 3 (трех) лет после завершения дел в структурном подразделении участника, ответственном за организацию делопроизводства.

9.11. По истечении вышеуказанных сроков подготовленные электронные дела с электронными сообщениями, электронными документами и (или) электронными копиями документов передаются в информационную систему «Архивное дело» для последующего архивного хранения в течение сроков, установленных номенклатурой дел участника для соответствующих документов.

9.12. После истечения срока хранения, включенные в электронные дела электронные сообщения, электронные документы и (или) электронные копии документов подлежат уничтожению в соответствии с требованиями правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526, зарегистрированным в Министерстве юстиции Российской Федерации 07 сентября 2015 года, регистрационный № 38830 (далее – Правила).

9.13. Электронные дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт о выделении к уничтожению.

9.14. Электронные дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах электронные сообщения, электронные документы и (или) электронные копии документов постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным электронным делам или формируются в самостоятельные электронные дела.

9.15. Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт о выделении к уничтожению. При этом отметка «ЭПК» в акте о выделении к уничтожению не указывается.

9.16. Описи на электронные дела постоянного хранения, по личному составу и акты о выделении к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно. По итогам рассмотрения ЭК согласовываются описи электронных дел и акты о выделении к уничтожению.

9.17. Согласованные ЭК участника описи электронных дел (годовые разделы) представляются на рассмотрение ЭПК в соответствии с требованиями Правил.

9.18. После утверждения и согласования ЭПК описи и акты, указанные в пункте 9.16 настоящего Регламента, утверждаются руководителем участника, после чего проводится физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами электронных дел с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.

9.19. Ответственность за неправомерное уничтожение электронного дела несет участник – владелец соответствующих электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов и оператор в рамках его обязанностей.

X. Порядок уничтожения электронных документов

10.1. Участники являются владельцами своих электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов и несут ответственность за их сохранность.

10.2. Ответственность за определение срока хранения электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа несет участник – владелец электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов в лице работника, проставившего отметку о включении электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа в электронное дело.

10.3. Оператор обеспечивает сохранность электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов участников от неправомерного уничтожения путем ведения реестра пользователей участников, уполномоченных на перемещение электронных дел в информационную систему «Архивное дело», их изменение и уничтожение в указанной системе.

10.4. Уничтожение электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов проводится участником при соблюдении следующих условий:

а) к уничтожению отбираются только электронные сообщения, электронные документы и (или) электронные копии документов с истекшими сроками хранения;

б) допускается уничтожение только тех электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов, которым установлен срок хранения.

10.5. Право создания, редактирования и удаления ЭРКПД предоставляется всем пользователям участника – владельца ЭРКПД. Ответственность за уничтожение РКПД возлагается на пользователя – автора ЭРКПД.

XI. Требования к технологическим и программным средствам обеспечения работоспособности СЭДД

11.1. База данных СЭДД и серверная часть программного обеспечения размещаются на серверах в помещении, защищенном от неправомерного физического проникновения.

11.2. Резервное копирование базы данных СЭДД производится не реже чем 1 (один) раз в неделю.

11.3. Серверы должны функционировать в круглосуточном режиме. Допускается отключение серверов на профилактику сроком до 6 (шести) часов 1 (один) раз в месяц с предварительным уведомлением участников не менее чем за 3 (три) рабочих дня.

11.4. В целях защиты информации, размещенной в СЭДД, от неправомерного доступа обеспечивается электронное протоколирование действий пользователей, позволяющее обеспечивать учет всех действий по размещению, изменению и удалению информации в СЭДД, фиксирование точного времени и информации о пользователе, осуществившем изменения и ознакомившемся с информацией. Данная информация предоставляется оператором по запросу участника.

11.5. Для участия в межведомственном электронном документообороте оператор предоставляет возможность подключения автоматизированных рабочих мест пользователей к информационно-телекоммуникационной сети участников либо использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет», с использованием защищенных каналов связи.

XII. Порядок осуществления мониторинга соблюдения участниками требований настоящего Регламента

12.1. Ежеквартально оператором производится мониторинг соблюдения пользователями участников требований настоящего Регламента. Результаты направляются соответствующему участнику, в том числе для привлечения соответствующих пользователей к дисциплинарной ответственности за допущенные нарушения.

12.2. Систематические нарушения требований настоящего Регламента (3 (три) и более зафиксированных оператором нарушений в течение календарного месяца) являются основанием для блокировки оператором учетной записи пользователя в СЭДД.

12.3. Восстановление заблокированной учетной записи пользователя возможно только после прохождения им повторного обучения по использованию СЭДД и успешного выполнения тестового задания, подготовленного оператором.

12.4. Учебные материалы по использованию СЭДД, примерное тестовое задание и критерии успешности его выполнения оператор размещает на своем официальном сайте.

12.5. Конфликтные ситуации, возникающие между участниками либо пользователями СЭДД, разрешаются с учетом заключений, подготовленных оператором. Заключения должны содержать информацию, указанную в пункте 11.4 настоящего Регламента.

12.6. Деятельность оператора по организации взаимодействия между участниками осуществляется в рамках его обязанностей и прав, определенных настоящим Регламентом и Положением о Системе.