В целях оптимизации и улучшения организации работы структурных и территориальных структурных подразделений Министерства юстиции Донецкой Народной Республики, руководствуясь статьями 77, 78 Конституции Донецкой Народной Республики, Правительство Донецкой Народной Республики

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить условия хранения книг записей актов гражданского состояния (прилагается).

2. Постановление Совета Министров Донецкой Народной Республики от 03 июня 2015 года № 10-30 «Об утверждении Временного положения об условиях хранения книг записей актов гражданского состояния и порядок передачи этих книг на хранение в архив» признать утратившим силу.

3. Настоящее Постановление вступает в силу со дня официального опубликования.

Условия хранения книг записей актов гражданского состояния

І. Общие положения

1.1. Книги записей актов гражданского состояния, которые хранятся в органах государственной регистрации актов гражданского состояния Донецкой Народной Республики, являются составной частью Архивного фонда Донецкой Народной Республики и собственностью государства.

1.2. Книги записей актов гражданского состояния формируются в соответствии с требованиями Условий хранения книг записей актов гражданского состояния (далее – Условия хранения) из записей актов гражданского состояния, составленных органами государственной регистрации актов гражданского состояния Донецкой Народной Республики на бумажных носителях.

ІІ. Место и сроки хранения книг записей актов гражданского состояния

2.1. Книги записей актов гражданского состояния хранятся в отделах записи актов гражданского состояния территориальных органов Министерства юстиции Донецкой Народной Республики (далее – территориальные отделы записи актов гражданского состояния), а также в отделе записи актов гражданского состояния Департамента государственной регистрации Министерства юстиции Донецкой Народной Республики (далее – отдел ЗАГС Департамента государственной регистрации) в течение 100 лет с момента составления записей актов гражданского состояния, включенных в эти книги.

Течение срока хранения книг записей актов гражданского состояния начинается с 01 января года, следующего за годом составления записей актов гражданского состояния, включенных в эти книги, и заканчивается 31 декабря последнего (сотого) года их хранения в отделах записи актов гражданского состояния.

Течение срока хранения книг записей актов гражданского состояния, в которые включены записи актов гражданского состояния одного вида за несколько лет, начинается с 1 января года, следующего за годом составления последних записей актов гражданского состояния, и заканчивается 31 декабря последнего (сотого) года их хранения в отделах записи актов гражданского состояния.

2.2. Книги записей актов гражданского состояния, в которые включены первые экземпляры записей актов гражданского состояния, составленные на территории района (города), в том числе уполномоченными органами местного самоуправления, хранятся в территориальных отделах записи актов гражданского состояния.

2.3. Книги записей актов гражданского состояния, в которые включены вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, составленные на территории района (города), в том числе уполномоченными органами местного самоуправления, хранятся в отделе ЗАГС Департамента государственной регистрации.

ІІІ. Оформление и учет книг записи актов гражданского состояния

3.1. Оформление книг записей актов гражданского состояния предусматривает нумерацию листов записей актов гражданского состояния, включенных в эту книгу, составление внутренней описи, листа-заверителя, обрамление книги в твердую обложку, оформление обложки и титульного листа.

3.2. Книга записей актов гражданского состояния формируется из записей актов гражданского состояния одного вида в хронологическом порядке в соответствии с датой их составления по районам (городам), а в пределах района — в алфавитном порядке по наименованиям населенных пунктов.

3.3. В книгу записей актов гражданского состояния включается не более 250 записей актов гражданского состояния одного вида, составленных в течение календарного года.

Если в течение года составлено менее 250 записей актов гражданского состояния, допускается включение в книгу записей актов гражданского состояния одного вида за несколько лет.

3.4. Включенные в книгу записей актов гражданского состояния листы записей актов гражданского состояния нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом. Для нумерации листов нельзя применять чернила, пасту или цветные карандаши.

Листы внутренней описи книги записей актов гражданского состояния нумеруются отдельно.

При наличии многочисленных ошибок в нумерации листов записей актов гражданского состояния осуществляется их перенумерация, во время которой старые номера зачеркиваются одной косой чертой и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов записей актов гражданского состояния допускается применение литерных номеров листов, например: «1а», «195б».

3.5. Книга записей актов гражданского состояния начинается с титульного листа, изготовленного типографским способом (Приложение 1), который запрещается наклеивать на обложку книги записей актов гражданского состояния.

3.6. После титульного листа на отдельных листах составляется внутренняя опись документов дела (книга записей актов гражданского состояния) (Приложение 2).

Если книга записей актов гражданского состояния оформлена без внутренней описи, то бланк описи подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки книги.

В отдельных случаях по письменному требованию суда, прокуратуры, органов дознания и следствия в связи с делами, которые находятся в их производстве, осуществляется изъятие оригиналов записей актов гражданского состояния, с разрешения руководителя отдела записи актов гражданского состояния Департамента государственной регистрации. Об изъятии оригиналов записей актов гражданского состояния составляется акт в двух экземплярах, первый из которых остается в отделе записи актов гражданского состояния, а второй передается соответствующему органу. С записей актов гражданского состояния, которые изымаются, снимаются копии и заверяются руководителем отдела записи актов гражданского состояния.

Изменение содержания книги записей актов гражданского состояния, (изъятие записей актов гражданского состояния, замена оригиналов записей актов гражданского состояния копиями) отражаются в графе «Примечание» внутренней описи со ссылкой на соответствующие документы (решение, (определение, постановление) суда, вступившее в законную силу, постановление и протокол об изъятии документов и т.п.), и к внутренней описи делается новая итоговая запись.

3.7. В целях учета количества листов в книге записи актов гражданского состояния на отдельном листе составляется лист-заверитель дела (книга записи актов гражданского состояния) (Приложение 3) и помещается в конце книги.

Все последующие изменения в формировании и состоянии книги записей актов гражданского состояния (повреждение листов записей актов гражданского состояния, замена оригиналов записей актов гражданского состояния копиями) указываются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий документ (акт, протокол, решение (определение, постановление) суда, вступившее в законную силу, постановление и протокол об изъятии документов и т.п.).

В случае большого объема перенумерации листов записей актов гражданского состояния в книге записей актов гражданского состояния, в конце составляется новый лист-заверитель. Старый лист-заверитель зачеркивается и хранится в деле постоянно.

3.8. Книга записей актов гражданского состояния обрамляется в твердую обложку, при этом изымаются металлические крепления (скрепки, булавки и т.д.).

На корешке обложки книги записи актов гражданского состояния сверху указываются:

условный знак вида записи актов гражданского состояния (Приложение 4);

год/годы составления записей актов гражданского состояния, включенных в книгу;

наименование районов, городов, поселков, сел на территории которых составлены записи актов гражданского состояния;

крайние даты — дата составления первой и последней по хронологии записи актов гражданского состояния;

порядковый номер книги в книге учета архивного фонда (фондовая книга).

Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Надписи на обложке (корешке) книги записи актов гражданского состояния делаются типографским способом или четко светостойкими черными чернилами или пастой.

3.9. В целях обеспечения сохранности и контроля за наличием и перемещением книг записей актов гражданского состояния после их оформления, книги вносятся в книгу учета архивного фонда (фондовая книга).

Книга записей актов гражданского состояния, которая содержит записи актов гражданского состояния одного вида за несколько лет, а также объединенная за несколько лет, учитываются в книге учета архивного фонда (фондовая книга) за последний год составления записей актов гражданского состояния.

3.10. Листы в книге учета архивного фонда (фондовая книга) прошиваются и нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом.

С целью учета листов в книге учета архивного фонда (фондовая книга) составляется лист-заверитель.

В листе-заверителе отмечается цифрами и словами количество листов в книге учета архивного фонда (фондовая книга).

3.11. Ежегодно территориальные отделы записи актов гражданского состояния составляют опись дел постоянного хранения (далее — опись дел) (Приложение 5) на книги записей актов гражданского состояния.

3.12. Графы описи дел заполняются согласно сведениям, указанным на титульном листе и внутренней описи книги записи актов гражданского состояния.

В графах 4, 5 «Дата дела (тома, части)» описи дел указываются крайние даты составления записей актов гражданского состояния — дата первой и дата последней по хронологии записи акта гражданского состояния.

Графа 7 «Примечание» описи дел используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий записей актов гражданского состояния в книге записей актов гражданского состояния.

При внесении в опись дел нескольких книг записей актов гражданского состояния с одинаковыми заголовками указывается полностью только заголовок первой книги записи актов гражданского состояния, а все остальные однородные книги в графе 3 «Заголовок дела (тома, части)» обозначаются словами «то же самое», при этом другие сведения об этих книгах вносятся в опись дел полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

3.13. Опись дел постоянного хранения территориального отдела записей актов гражданского состояния составляется в четырех экземплярах, которые после согласования Центральной экспертной комиссией Министерства юстиции Донецкой Народной Республики (далее — ЦЭК Минюста) в установленном порядке подаются для согласования Экспертной комиссии архивного отдела (сектора) администрации города (района) (далее — ЭК архивного отдела), затем – для согласования Центральной экспертно-проверочной комиссии при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики (далее – ЦЭПК), после чего утверждаются начальником отдела ЗАГС Департамента государственной регистрации.

Один экземпляр утвержденной описи подается Главному государственному управлению документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики, второй — архивному отделу (сектору) администрации города (района). Третий экземпляр хранится в территориальном отделе записи актов гражданского состояния как неприкосновенный. Четвертый экземпляр используется для текущего поиска книг записей актов гражданского состояния.

ІV. Порядок передачи книг записей актов гражданского состояния в Республиканский архив

4.1. Передача книг записей актов гражданского состояния на постоянное хранение в Государственный архив Донецкой Народной Республики осуществляется ежегодно по истечении срока их хранения в территориальных отделах записи актов гражданского состояния. Срок хранения составляет сто лет.

Территориальный отдел записи актов гражданского состояния осуществляет подготовку книг записей актов гражданского состояния для передачи их в Государственный архив Донецкой Народной Республики, которая заключается в проверке правильности формирования и оформления каждой книги, описей дел в соответствии с требованиями настоящих Условий хранения.

Сотрудники территориального отдела записи актов гражданского состояния устраняют недостатки, выявленные в ходе проверки.

4.2. Передача территориальным отделом записи актов гражданского состояния книг записей актов гражданского состояния и учетно-справочного аппарата (алфавитные книги) к ним в отдел ЗАГС Департамента государственной регистрации оформляется актом передачи книг записей актов гражданского состояния и учетно-справочного аппарата к ним (Приложение 6).

Во время первой передачи документов в Государственный архив Донецкой Народной Республики территориальным отделом записи актов гражданского состояния подается историческая справка об этом отделе и его документах.

В случае последующей передачи книг в отдел ЗАГС Департамента государственной регистрации подается дополнение к исторической справке со сведениями об изменениях в наименовании, подчинении, функциях отдела, которые произошли за это время и т.п.

4.3. Перед передачей книг записей актов гражданского состояния на постоянное хранение в Государственный архив Донецкой Народной Республики отделом ЗАГС Департамента государственной регистрации совместно с представителем Государственного архива Донецкой Народной Республики проводится проверка физического и санитарно-гигиенического состояния книг. Выявленные недостатки подлежат устранению путем проведения отделом ЗАГС Департамента государственной регистрации дезинфекции, реставрации и т.п.

4.4. Отдел ЗАГС Департамента государственной регистрации проводит сравнение (сопоставление) каждой записи акта гражданского состояния со вторым ее экземпляром, включенным в книгу, которая хранится в данном отделе.

Если запись акта гражданского состояния, включенная в книгу записей актов гражданского состояния, которая передается в Государственный архив Донецкой Народной Республики, не содержит изменений, внесенных во второй ее экземпляр, в случаях, предусмотренных законодательством, то отдел ЗАГС Департамента государственной регистрации вносит соответствующие изменения, которых не хватает.

Запись о внесении изменений должна содержать, кроме наименования, даты документа, на основании которого они были внесены во второй экземпляр записи акта гражданского состояния, указание о том, что изменения внесены при сравнении (сопоставлении) записи акта гражданского состояния со вторым экземпляром. Данная запись удостоверяется подписью руководителя отдела ЗАГС Департамента государственной регистрации и печатью.

4.5. Если в книгу записей актов гражданского состояния территориального отдела записи актов гражданского состояния не входит запись акта гражданского состояния, второй экземпляр которой хранится в книге записей актов гражданского состояния отдела ЗАГС Департамента государственной регистрации, то эти книги расшиваются.

Необходимая запись акта гражданского состояния изымается из книги отдела ЗАГС Департамента государственной регистрации и включается в книгу записей актов гражданского состояния территориального отдела записи актов гражданского состояния.

Сформированная таким образом книга записей актов гражданского состояния территориального отдела записи актов гражданского состояния снова сшивается, ее листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

В аналогичном порядке в книге записей актов гражданского состояния территориального отдела записи актов гражданского состояния заменяются неисправимо поврежденные записи актов гражданского состояния на те записи, которые лучше сохранились.

4.6. Отдел ЗАГС Департамента государственной регистрации передает в Государственный архив Донецкой Народной Республики книги записей актов гражданского состояния и учетно-справочный аппарат к ним в соответствии с графиком, утвержденным руководителями отдела ЗАГС Департамента государственной регистрации и Государственного архива Донецкой Народной Республики.

Передача осуществляется по описям дел (Приложение 5) в трех экземплярах в присутствии руководителя отдела ЗАГС Департамента государственной регистрации. При этом в каждом экземпляре описи дел делаются отметки о принятии книг записей актов гражданского состояния.

В конце каждого экземпляра описи дел цифрами и словами указываются фактическое количество книг записей актов гражданского состояния, переданных в Государственный архив Донецкой Народной Республики, дата приема-передачи, номер акта и проставляются подписи лиц, которые непосредственно передавали и принимали книги.

Передача книг записей актов гражданского состояния оформляется актом приема-передачи дел на постоянное хранение (Приложение 7), составленным в двух экземплярах.

Три экземпляра описи дел и один экземпляр акта приема-передачи дел на постоянное хранение вместе с книгами записей актов гражданского состояния, учетно-справочным аппаратом к ним передаются в Государственный архив Донецкой Народной Республики; один экземпляр описи дел вместе с экземпляром акта приема-передачи дел на постоянное хранение возвращается в отдел ЗАГС Департамента государственной регистрации.

Отдел ЗАГС Департамента государственной регистрации направляет копии описи дел и акта приема-передачи дел на постоянное хранение в территориальный отдел записи актов гражданского состояния.

4.7. После передачи книг записей актов гражданского состояния в Государственный архив Донецкой Народной Республики поврежденные экземпляры записей актов гражданского состояния, которые были заменены при передаче, а также книги, в которые включены вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, оставшиеся в отделе ЗАГС Департамента государственной регистрации, подлежат уничтожению, о чем составляется акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Уничтожение проводится после согласования этого акта с ЦЭК Минюста и Центральной Экспертно-проверочной комиссией Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики, путем сжигания или измельчения записей актов гражданского состояния, книг записей актов гражданского состояния. При уничтожении путем измельчения бумажная масса направляется для утилизации. Не допускается утилизация записей актов гражданского состояния, книг записей актов гражданского состояния без измельчения.

4.8. После передачи книг записей актов гражданского состояния в Государственный архив Донецкой Народной Республики в графе «Примечание» книги учета архивного фонда (фондовая книга), описей дел указываются причина выбытия этих документов, название, дата и номер документа, который стал основанием для их исключения из списка, например:

«Книги записей актов о рождении с № 1291 по № 1315 выбыли в связи с передачей в Государственный архив Донецкой Народной Республики. Акт приема-передачи дел на постоянное хранение от 25 января 2019 года №1»; «Книгу записей актов о смерти № 1300 расформировано во время подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Государственный архив Донецкой Народной Республики. Записи актов гражданского состояния № 30, № 45 этой книги включены в книгу записей актов о смерти № 1301, переданной на постоянное хранение в Государственный архив Донецкой Народной Республики, акт приема-передачи дел на постоянное хранение от 25 января 2019 года № 2. Другие записи актов гражданского состояния из книги записей актов о смерти № 1300 уничтожено. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению от 25 января 2019 года № 1»;

«Книгу государственной регистрации смертей № 1300 уничтожено после передачи документов на постоянное хранение в Государственный архив Донецкой Народной Республики. Акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд, от 25 января 2019 года № 1».

V. Условия хранения книг записей актов гражданского состояния

5.1. Для хранения книг записей актов гражданского состояния и создания необходимых условий для работы с ними в помещении территориальных отдела записи актов гражданского состояния и ЗАГС Департамента государственной регистрации выделяется специально оборудованное для этого помещение.

При отсутствии специального помещения для архива в территориальном отделе записи актов гражданского состояния книги хранятся в металлических шкафах, которые в конце рабочего дня опечатываются.

5.2. Рабочие кабинеты сотрудников отдела записи актов гражданского состояния должны быть отделены от помещения архива.

5.3. Помещение архива должно быть отделено от бытовых помещений, где хранятся или используются огнеопасные, химические вещества, пищевые продукты, и не должно иметь с ними общих вентиляционных каналов.

В помещении архива запрещается прокладка газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов.

Если помещение архива расположено на первом или цокольном этаже, то на окнах устанавливаются откидные металлические решетки. Помещение архива оборудуется охранной сигнализацией.

Наружные двери помещения архива изолируются металлом и в нерабочее время опечатываются. Помещение архива открывается и закрывается в присутствии руководителя отдела записи актов гражданского состояния.

5.4. Помещение архива должно соответствовать противопожарным нормам, установленным законодательством, и быть оборудовано пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения.

В помещении архива запрещаются курение, применение нагревательных электроприборов, а также хранение посторонних предметов.

5.5. В помещении архива обеспечиваются соответствующий температурно-влажностный и световой режимы хранения: температура воздуха +17 °-+ 19 С ° и относительная влажность — 50-55 %, для измерения которых подальше от отопительных и вентиляционных систем устанавливаются термометры и гигрометры (психрометры). В помещении архива с нерегулируемым климатом рекомендуется установка кондиционеров, увлажнителей воздуха.

Для предотвращения попадания в помещение архива пыли необходимо:

обеспечить максимальную герметичность помещения и оборудовать вентиляционную систему противопыльными фильтрами;

периодически проводить обеспылевание документов с помощью пылесоса и практиковать влажную уборку пола не менее одного раза в неделю;

для тщательной обработки помещения архива установить один санитарный день в месяц.

5.6. Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами, которые устанавливаются на расстоянии 50 см от стен. Если торцы стеллажей касаются стен, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку книг вплотную к стене. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и системам отопления.

Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно быть не менее 20 см, в цокольных этажах – не менее 30 см. Ширина основных проходов между стеллажами должна быть не менее 120 см, остальных проходов – не менее 80 см. Для уменьшения влияния света на книги стеллажи рекомендуется устанавливать перпендикулярно стенам в простенках между оконными проемами. Высота стеллажа – 2,2 м, расстояние между полками – 40 см.

5.7. Книги записей актов гражданского состояния размещаются на стеллажах в хронологическом порядке по годам, в пределах года — по видам.

5.8. Вход в помещение архива и ознакомления с записями в книгах записей актов гражданского состояния разрешается только сотрудникам отдела записи актов гражданского состояния в порядке, установленном руководителем отдела.

5.9. Обеспечение надлежащих условий хранения книг записей актов гражданского состояния в территориальных отделах записи актов гражданского состояния и отделе ЗАГС Департамента государственной регистрации возлагается на Министерство юстиции Донецкой Народной Республики.